Table des matières
25 04 01 - Communiquer à intervalles réguliers avec les copropriétaires et le CS
Ce process fait partie des Process copropriété
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de communication à intervalles réguliers avec les copropriétaires et le conseil syndical.
Sont concernés par cette procédure :
• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.
Rappel : la communication et l’information des copropriétaires sur le suivi de leur résidence sont un des éléments déterminants dans le renouvellement du mandat du syndic ou du gestionnaire.
II. Process.
1. Les notes d’information
• Elles sont ponctuelles : elles permettent de clarifier une situation ou rendre compte d’une action effectuée par le syndic (ex : répartition d’un appel de fonds, compte rendu de travaux, compte rendu d’un rapport technique………)
• Elles peuvent porter sur toutes questions que le gestionnaire jugerait utile de préciser aux copropriétaires.
• Pour un bon suivi de la gestion de la copropriété et en vue de l'élaboration du rapport d'activité chaque note d'information sera renseignée sur le logiciel redmine
2. Les réunions du conseil syndical
• Une réunion obligatoire annuelle préparatoire à l’assemblée ordinaire, mais il peut y en avoir plus selon les désirs du cs ou l’importance de la résidence.
• Font l’objet d’un procès verbal établit sur le logiciel redmine et diffuser aux copropriétaires pour information
3. Le rapport d’activité du syndic
• Il est « le document » d’information des actions réalisées par le syndic durant l’exercice
• Il doit être obligatoirement joint à la convocation à l’assemblée générale.
• Le rapport d'activité ce fait avec l'aide de redmine qui aura été renseigné tout au long de l'année
4. L’information permanente
a. L’espace client
A privilégier dès la mise en place du logiciel « d’évènementiel », car ce mode de communication va donner une information « live » aux copropriétaires sur toutes les actions engagées dans la copropriété par le syndic
Attention : Ce mode d’information ne remplacera pas les autres modes précités, il en sera le support complémentaire et la base de données que pourront consulter les copropriétaires à tout moment.
Ce mode de communication est détaillé dans le volume 25 01 99 03 - Espace client syndic
b. La cynergetik et le front office Groupimo :
Le reporting que vous ferez et la circulation de l’information que vous vous imposerez permettront de faire vivre Groupimo. Avec un bon contact en assurance, en recherche de locataire, de location saisonnière, de défiscalisation, en immobilier d’entreprise, les services copropriété sont l’une des bases d’information les plus importantes de Groupimo. Veillez a systématiquement informer votre responsable de site des informations qui vous paraissent importantes.