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Table des matières
25 04 02 01- Établissement du Calendrier des Assemblées générales
Ce process fait partie des Process copropriété
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de fonctionnement du calendrier des assemblées générales annuelles.
Elle doit permettre non seulement de planifier les assemblées dont la tenue doit se faire dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable (copropriété), ou dans les délais impartis par les statuts (ASL/ASP) mais aussi de permettre au Centre Administratif de clôturer les comptes sans surcharge de travail et dans les mêmes délais.
Cette procédure ne s’applique pas aux assemblées générales « spéciales ».
II. Process.
1. Les dates des assemblées générales sont définit d'une réunion à une autre , aussi c'est lors de la dernière assemblée générale que sera précisée la date de la prochaine réunion.
A cet effet il est systématiquement inscrit à l'ordre du jour des assemblées générales la résolution, ayant pour titre :
“Définition de la date de la prochaine assemblée générale (sauf urgence)”
A l'issue de l'assemblée générale le gestionnaire/assistante crée dans le module “Assemblée générale” du logiciel “log'in” la prochaine réunion, et un ticket dans redmine avec la date de l'ag prévue.
2. La Comptabilité transmet les comptes aux Gestionnaires suivant les dates du planning.
3. Le Gestionnaire prend contact (et/ou) convoque le Conseil Syndical pour vérifier les comptes et préparer l’AG.
4. Le Gestionnaire valide les comptes reçus.
5. Le gestionnaire tient à jour le planning le cas échéant informe sur les manquements ou les problèmes à sa hiérarchie pour les retards, les pertes, ou les non tenues.