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process:25-copropriete:25-04-02-01-preparer-l-assemblee-generale

25 04 02 01- Préparer l'Assemblée générale

I. Objet de la procédure.

Cette procédure décrit les modalités de préparation d’une assemblée générale de copropriété.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

NB : Le défaut de convocation d'une Assemblée Générale dans le délai légal est une faute grave susceptible d'entraîner d'importantes sanctions.

II. Process.

Une assemblée générale des copropriétaires doit obligatoirement avoir lieu au moins 1 fois par an. Chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic.

La réunion peut être à l'initiative :

  • du syndic de copropriété,
  • du conseil syndical,
  • d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de l'ensemble des copropriétaires (correspondant à sa quote-part de tantièmes dans les parties communes), sauf si le règlement de copropriété prévoit un nombre de voix moins élevé.

Lorsque l'initiative n'émane pas du syndic, la demande doit lui être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d'huissier. Pour ce faire, il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.

Bien que le législateur , ne parle que d'“Assemblées générales” , nous pouvons distinguer deux types d'assemblées générales

a. L'Assemblée annuelle dite ORDINAIRE

Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir :

L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés

I/Comptabilité & Contentieux

• Date de clôture de l’exercice comptable (obligatoire pour 1ère AG)

• Une analyse financière de l’exercice, qui prendra la forme d'une bilan de la santé financière (obligatoire)

• Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés (obligatoire)

• La constitution d'un fond de procédure ]] (obligatoire pour les copropriétés en mauvaise santé financière)

• Modalité de consultation des comptes (art 18-1 de la loi) par les copropriétaires (obligatoire 1er AG)

II/Le syndic

• Quitus au syndic dans lequel le syndic établit son rapport d'activité]] (obligatoire)

• Nomination du syndic (obligatoire si mandat à échéance)

Voir contrat type : sur base documentaire

III/Le conseil syndical

• Rapport du Conseil syndical

• Élection des membres du CS, durée du mandat, élection du Président (obligatoire si mandat à échéance)

• Détermination du montant des marchés et contrats ou l’avis du CS est obligatoire, et ou il doit y avoir mise en concurrence, (obligatoire art 21 de la loi)

IV/Les travaux

Le diagnostic technique global (obligatoire si pas encore voté)

• Le plan pluriannuel des travaux (obligatoire si DTG déjà voté)

Fonds pour travaux (obligatoire sauf si un dtg indique qu'il n y aura pas de travaux à faire dans les 10 ans à venir). ne peut pas être inférieur à 5 % du budget annuel

• Travaux immeuble

b. L'Assemblée spéciale

• Elle porte sur un ordre du jour défini et limité , notamment demandé par la précédente AG (travaux),par le conseil syndical, ou par un collectif de copropriétaires représentant au moins 25% des voix totales de la copropriété, ce type d'assemblée générale est également nécessaire dans le cadre de travaux urgent

III. La préparation de la convocation

a.Définir la date de l'assemblée générale

1. Les dates des assemblées générales sont définit d'une réunion à une autre , aussi c'est lors de la dernière assemblée générale que sera précisée la date de la prochaine réunion.

A cet effet il est systématiquement inscrit à l'ordre du jour des assemblées générales la résolution, ayant pour titre :

“Définition de la date de la prochaine assemblée générale (sauf urgence)”

A l'issue de l'assemblée générale le gestionnaire/assistant(e) crée :

L' Assemblée générale sur le logiciel Log'in

selon méthode indiqué ci-dessous :

convoc_ag_log_in.pdf

L' Assemblée générale sur le logiciel Redmine

à l'aide d'un ticket ayant pour tracker assemblée générale , conformément au process:

25 01 99 01 - Redmine en copropriété ,

à ce stade le champ “ETAT AG” du ticket sera mis sur “ 1 Convocation à préparer

Ce ticket qui aura été créé permettra d'organiser et suivre l'évolution de l'assemblée générale.

Une fois cela effectué, la date ira s'inscrire dans le planning d'assemblée générale, consultable depuis le wiki drive dans l'espaceco

Ce planning sera consulté par la Comptabilité afin de transmettre les comptes aux Gestionnaires suivant les dates inscrites .

b. Regroupement des documents :

Afin de préparer son assemblée générale le syndic doit réunir un certains nombre de documents :

• Comptabilité de l’exercice clos (comprenant l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles), et des débiteurs…).

Informations disponible sur le ticket BSFC .

• Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS.

• Dossiers procédures et recouvrement en cours (résumé ou tableau, avis d’avocats)

• Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour

• Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé

• Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour

• Une analyse des questions spéciales à connotation juridiques à porter à l’ordre du jour (ex : modification du RC, travaux privatifs affectant les parties communes…..)

• Projet de budget prévisionnel

• Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité)

c. Préparation de l’ordre du jour par le gestionnaire

Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.

Un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut être discuté en assemblée générale sans toutefois pouvoir faire l'objet d'un vote.

Le syndic assure la rédaction et la tenue de cet ordre du jour.

A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic par courrier recommandé avec avis de réception la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.

Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l'inscription d'une question à l'ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande

A l'occasion de chaque appel de fonds qu'il adresse aux copropriétaires, le syndic rappelle les dispositions de l'article 10 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967.

Le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de l'inscription d'un point à l'ordre du jour demandé par un ou plusieurs copropriétaires quand bien même les documents nécessaires à une décision valide n'auraient pas été joints à la demande d'inscription.

En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l'opportunité, dès lors qu’elle nécessite une décision ou une autorisation de l’assemblée générale.

Une fois l'ordre du jour établit il sera indiqué en description du ticket de l'assemblée générale

d. Le conseil syndical et la préparation de l'Assemblée Générale

Conformément à l'article 26 duDécret n°67-223 du 17 mars 1967

Le conseil syndical établit avec le syndic:

-Le Budget prévisionnel

-L'ordre du jour de l'assemblée

Aussi, dès que le budget et l'ordre du jour auront été établit par le gestionnaire ce dernier ou son assitant(e) doit en adresser pour avis, une copie par email à chaque membre au conseil syndical.

Attention !

Cette consultation du conseil syndical ne doit pas interférer avec le délais légal de diffusion de la convocation aussi elle devra être faite suffisamment tôt, à défaut toutes modifications demandé par le conseil syndical et sous réserve que cela ne modifie pas l'ordre du jour sera effectuées lors de l'assemblée générale.

Par ailleurs dans ce même email, le conseil syndical sera inviter à vernir vérifier les comptes, conformément au process :

25 05 02 - Assurer la vérification des comptes par le conseil syndical

A la demande du conseil syndical, une réunion pourra être organisé pour discuter plus en avant de l'ordre du jour ou du budget.

IV La diffusion de la convocation

ATTENTION !

En cas de mise en concurrence de notre mandat, l'information doit être donnée à la direction de la date de l’AG et des risques éventuels pour coordonner action commerciale (gestion, …) depuis redmine)

En principe, c'est le syndic de copropriété qui doit procéder à la convocation de l'assemblée générale, y compris s'il n'est pas à l'initiative de l'assemblée générale envisagée.

À défaut, une mise en demeure peut être adressée au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception.

Si le syndic n'a pas convoqué l'assemblée générale dans les 8 jours suivant la mise en demeure, le conseil syndical peut le faire à sa place.

En cas de défaillance du conseil syndical, l'assemblée générale peut être provoquée par tout copropriétaire dans le cadre d'une procédure en référé devant le tribunal de grande instance (TGI).

• La convocation doit être écrite et mentionner :

  • le lieu, la date et l'heure de la réunion,
  • les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion,
  • les modes de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l'assemblée générale.

• En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment :

  • des documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes,
  • du projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu'il doit être voté,
  • des projets de contrat pour voter des travaux,
  • des projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges.

• Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple :

  • des 5 annexes comptables (l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles),
  • de l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération,
  • de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire,
  • du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes.

• Le gestionnaire ou son assistante « réserve » la salle de réunion à la date prévue pour la tenue de l’AG : salle Groupimo, ou salle extérieure (attention au respect de la loi, l'ag doit se tenir dans la commune ou se situe la copropriété sauf exception).

• Le gestionnaire ou l’assistante, sous contrôle du gestionnaire, prépare la convocation à l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre les questions obligatoires , toutes les questions que le conseil syndical à souhaité voir débattues, ainsi que toutes questions demandées par chaque copropriétaire dans les délais prévus à l’article 10 du décret.

• Elle joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité.

• Elle s’assure que la convocation part dans les délais requis par la loi minimum 21 Jours francs (sauf urgence), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG.

Rappel : Tout copropriétaire doit se domicilier dans le département du bien de l’immeuble, à défaut le non respect du délai de présentation n’est pas opposable au syndic

• Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR ou contre émargement ou par lettre recommandée électronique (LRE) ou encore par mise à disposition de la convocation sur l'espace client (mode à privilégier).

5. Information à la Gérance (CGC )

• Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs

• En interne, le gestionnaire doit veiller au strict respect du process 60 03 04 05 - Représentation A.G.

IV. La facturation et l'archivage et de la convocation

Une fois que la convocation est diffusée, l“ ETAT AG” du ticket de l'assemblée générale devra être placé sur “ 2 Convocation diffusé

Arrivé à cet phase , les actions à entreprendre sont les suivantes :

1. Facturation des frais d'affranchissements de la convocation

Conformément au contrat de syndic les frais d'affranchissement sont remboursés au syndic, aussi le gestionnaire ou l’assistant(e) (par défaut) doit produire la facture relative à ce remboursement

2.Archivage de la convocation

Afin de répondre aux obligations du Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne , les convocations seront enregistrés dans le champ fichier “ Convocation AG ” du ticket de l'assemble générale immobilier afin qu'il soit consultable dans l'espace client.

Attention ce champ fichier ne peut contenir qu'un seul document

3.Collecte des AR et gestion des NPAI

Afin de s'assurer le bonne diffusion de la convocation ,l'ensemble des accusés de réception seront mis sur le ticket de l'assemblée générale.

S'agissant des NPAI ils seront traités conformément au process:

99 01 02 02 – Traitement des courriers NPAI/PND

Source: service-public.fr

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