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process:25-copropriete:25-04-02-01-preparer-l-assemblee-generale [2020/05/05 17:04] – stadi | process:25-copropriete:25-04-02-01-preparer-l-assemblee-generale [2022/12/08 10:51] – 01_a16_14-groupimo.com |
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===== 25 04 02 01- Préparer l'Assemblée générale ===== | ===== 25 04 02 01- Préparer l'Assemblée générale (Convocation) ===== |
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Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|Process copropriété]] | Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|Process copropriété]] |
Cette procédure décrit les modalités de préparation d’une assemblée générale de copropriété. | Cette procédure décrit les modalités de préparation d’une assemblée générale de copropriété. |
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Sont concernés par cette procédure : | Par extension, sont concernés par cette procédure : |
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• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965. | • Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965. |
== a. L'Assemblée annuelle dite ORDINAIRE== | == a. L'Assemblée annuelle dite ORDINAIRE== |
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Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin en utilisant la préparation AG sur [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete| redmine]] afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir : | Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir : |
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L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés | L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés |
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====III. La préparation de la convocation ==== | =====III. La préparation de la convocation ===== |
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===a.Définir la date de l'assemblée générale=== | ====a.Définir la date de l'assemblée générale==== |
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1. Les dates des assemblées générales sont définit d'une réunion à une autre , aussi c'est lors de la dernière assemblée générale que sera précisée la date de la prochaine réunion. | 1. Les dates des assemblées générales sont définit d'une réunion à une autre , aussi c'est lors de la dernière assemblée générale que sera précisée la date de la prochaine réunion. |
A l'issue de l'assemblée générale le gestionnaire/assistant(e) crée : | A l'issue de l'assemblée générale le gestionnaire/assistant(e) crée : |
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==L' Assemblée générale sur le logiciel Log'in=== | ===L' Assemblée générale sur le logiciel Vilogi=== |
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selon méthode indiqué ci-dessous : | selon méthode indiqué ci-dessous : |
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{{ :process:25-copropriete:convoc_ag_log_in.pdf |}} | [[process:25-copropriete:25-04-02-01-01-modop-preparation-ag-annuelle|]] |
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==L' Assemblée générale sur le logiciel Redmine=== | ===L' Assemblée générale sur le logiciel Redmine=== |
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à l'aide d'un ticket ayant pour tracker assemblée générale , conformément au process: | à l'aide d'un ticket ayant pour tracker assemblée générale , conformément au process: |
Ce ticket qui aura été créé permettra d'organiser et suivre l'évolution de l'assemblée générale. | Ce ticket qui aura été créé permettra d'organiser et suivre l'évolution de l'assemblée générale. |
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| Une fois cela effectué, la date ira s'inscrire dans les plannings d'AG: |
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Une fois cela effectué, le gestionnaire/assistant(e) ira inscrire dans | [[https://calendar.google.com/calendar/u/0/embed?src=c_3is4bop4gc04pkdpkutlei6quo@group.calendar.google.com&ctz=America/Martinique|le planning d'assemblée générale #Martinique Syndic]] |
[[https://calendar.google.com/calendar/embed?src=syndicmq%40groupimo.com&ctz=America%2FMartinique|L'Agenda google]] du syndic la date de la prochaine assemblée générale | |
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**Cet agenda sera consulté par la Comptabilité afin de transmettre les comptes aux Gestionnaires suivant les dates inscrites .** | et |
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| [https://calendar.google.com/calendar/u/0/embed?src=c_29poh91pn22aeoju87bb81b46c@group.calendar.google.com&ctz=America/Martinique|le planning d'assemblée générale Fontenoy Immobilier Martinique]] |
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| **Ce planning sera consulté par la Comptabilité afin de transmettre les comptes aux Gestionnaires suivant les dates inscrites .** |
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En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l'opportunité, dès lors qu’elle nécessite une décision ou une autorisation de l’assemblée générale. | En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l'opportunité, dès lors qu’elle nécessite une décision ou une autorisation de l’assemblée générale. |
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| **Une fois l'ordre du jour établit il sera indiqué en **description** du ticket de l'assemblée générale** |
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===d. Le conseil syndical et la préparation de l'Assemblée Générale === | ===d. Le conseil syndical et la préparation de l'Assemblée Générale === |
**A la demande du conseil syndical, une réunion pourra être organisé pour discuter plus en avant de l'ordre du jour ou du budget.** | **A la demande du conseil syndical, une réunion pourra être organisé pour discuter plus en avant de l'ordre du jour ou du budget.** |
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====IV La diffusion de la convocation ==== | =====IV La convocation ===== |
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**ATTENTION !** | **ATTENTION !** |
• Le gestionnaire ou l’assistante, sous contrôle du gestionnaire, prépare la convocation à l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre **les questions obligatoires** , toutes les questions que le conseil syndical à souhaité voir débattues, ainsi que toutes questions demandées par chaque copropriétaire dans les délais prévus à l’article 10 du décret. | • Le gestionnaire ou l’assistante, sous contrôle du gestionnaire, prépare la convocation à l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre **les questions obligatoires** , toutes les questions que le conseil syndical à souhaité voir débattues, ainsi que toutes questions demandées par chaque copropriétaire dans les délais prévus à l’article 10 du décret. |
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| • Elle/il joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité. |
• Elle joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité. | Si l'élection du syndic figure à l'ordre du jour, la proposition de contrat devra être accompagnée des attestations de régularité fiscale et sociale ([[https://redmine.groupimo.fr/issues/349192|accessible ici]] ou sur demande au service rh). |
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• Elle s’assure que la convocation part dans les délais requis par la loi **minimum 21 Jours francs (sauf urgence), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG. | • Elle s’assure que la convocation part dans les délais requis par la loi **minimum 21 Jours francs (sauf urgence), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG. |
• Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR ou contre émargement ou par [[https://www.anil.org/documentation-experte/analyses-juridiques-jurisprudence/analyses-juridiques/analyses-juridiques-2015/copropriete-notifications-et-mises-en-demeure-par-voie-electronique/|lettre recommandée électronique ]] (LRE) ou encore par mise à disposition de la convocation sur l'espace client **(mode à privilégier**). | • Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR ou contre émargement ou par [[https://www.anil.org/documentation-experte/analyses-juridiques-jurisprudence/analyses-juridiques/analyses-juridiques-2015/copropriete-notifications-et-mises-en-demeure-par-voie-electronique/|lettre recommandée électronique ]] (LRE) ou encore par mise à disposition de la convocation sur l'espace client **(mode à privilégier**). |
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=== 5. Information à la Gérance (CGC )=== | ==== a. Information à la Gérance (CGC )==== |
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• Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs | • Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs |
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====IV. La facturation et l'archivage et de la convocation ==== | =====V. La facturation et l'archivage et de la convocation ===== |
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Une fois que la convocation est diffusée, l" ETAT AG" du ticket de l'assemblée générale devra être placé sur " **2 Convocation diffusé** " | Une fois que la convocation est diffusée, l" ETAT AG" du ticket de l'assemblée générale devra être placé sur " **2 Convocation diffusé** " |
Arrivé à cet phase , les actions à entreprendre sont les suivantes : | Arrivé à cet phase , les actions à entreprendre sont les suivantes : |
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===1. Facturation des frais d'affranchissements de la convocation=== | ====a. Facturation des frais d'affranchissements de la convocation==== |
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Conformément au contrat de syndic les frais d'affranchissement sont remboursés au syndic, aussi le gestionnaire ou l’assistant(e) (par défaut) doit produire la facture relative à ce remboursement | Conformément au contrat de syndic les frais d'affranchissement sont remboursés au syndic, aussi le gestionnaire ou l’assistant(e) (par défaut) doit produire la facture relative à ce remboursement |
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===2.Archivage de la convocation=== | ====b.Archivage de la convocation==== |
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Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]] , les convocations seront enregistrés dans le champ fichier " **Convocation AG** " du ticket de l'assemble générale immobilier afin qu'il soit consultable dans l'[[process:99-services-generaux:99-05-02-espacecli-espace-client|espace client]]. | Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]] , les convocations seront enregistrés dans le champ fichier " **Convocation AG** " du ticket de l'assemble générale immobilier afin qu'il soit consultable dans l'[[process:99-services-generaux:99-05-02-espacecli-espace-client|espace client]]. |
__Attention ce champ fichier ne peut contenir qu'un seul document__ | __Attention ce champ fichier ne peut contenir qu'un seul document__ |
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===3.Collecte des AR et gestion des NPAI=== | ====c.Collecte des AR et gestion des NPAI==== |
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Afin de s'assurer le bonne diffusion de la convocation ,l'ensemble des accusés de réception seront mis sur le ticket de l'assemblée générale. | Afin de s'assurer le bonne diffusion de la convocation ,l'ensemble des accusés de réception seront mis sur le ticket de l'assemblée générale. |