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Vous êtes ici : Accueil » process » 25-copropriete » 25 04 02 01- Préparer l'Assemblée générale (Convocation)
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process:25-copropriete:25-04-02-01-preparer-l-assemblee-generale

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process:25-copropriete:25-04-02-01-preparer-l-assemblee-generale [2020/05/05 17:04] – stadiprocess:25-copropriete:25-04-02-01-preparer-l-assemblee-generale [2023/11/14 09:00] (Version actuelle) – splaissy
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-===== 25 04 02 01-  Préparer l'Assemblée générale =====+===== 25 04 02 01-  Préparer l'Assemblée générale (Convocation) =====
  
 Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|Process copropriété]]  Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|Process copropriété]] 
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 Cette procédure décrit les modalités de préparation  d’une assemblée générale de copropriété. Cette procédure décrit les modalités de préparation  d’une assemblée générale de copropriété.
  
-Sont concernés par cette procédure :+Par extension, sont concernés par cette procédure :
  
 • Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965. • Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
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 ==  a. L'Assemblée annuelle dite ORDINAIRE== ==  a. L'Assemblée annuelle dite ORDINAIRE==
  
-Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin en utilisant la préparation AG sur [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete| redmine]] afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir :+Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin  afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir :
  
 L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés
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-====III. La préparation de la convocation  ====+=====III. La préparation de la convocation  =====
  
-===a.Définir la date de l'assemblée générale===+====a.Définir la date de l'assemblée générale====
  
 1. Les dates des assemblées générales sont définit d'une réunion à une autre , aussi c'est lors de la dernière assemblée générale que sera précisée la date de la prochaine réunion. 1. Les dates des assemblées générales sont définit d'une réunion à une autre , aussi c'est lors de la dernière assemblée générale que sera précisée la date de la prochaine réunion.
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 A l'issue de l'assemblée générale le gestionnaire/assistant(e) crée : A l'issue de l'assemblée générale le gestionnaire/assistant(e) crée :
  
-==L' Assemblée générale sur le logiciel Log'in=== +===L' Assemblée générale sur le logiciel Vilogi=== 
  
 selon méthode indiqué ci-dessous : selon méthode indiqué ci-dessous :
  
-{{ :process:25-copropriete:convoc_ag_log_in.pdf |}}+[[process:25-copropriete:25-04-02-01-01-modop-preparation-ag-annuelle|]]
  
  
-==L' Assemblée générale sur  le logiciel Redmine===+===L' Assemblée générale sur  le logiciel Redmine===
  
 à l'aide d'un ticket ayant pour tracker  assemblée générale , conformément au process: à l'aide d'un ticket ayant pour tracker  assemblée générale , conformément au process:
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 Ce ticket qui aura été créé permettra d'organiser et suivre l'évolution de l'assemblée générale. Ce ticket qui aura été créé permettra d'organiser et suivre l'évolution de l'assemblée générale.
  
 + 
 +Une fois cela effectué, la date ira s'inscrire dans  les plannings d'AG:
  
-Une fois cela effectué, le gestionnaire/assistant(e) ira inscrire dans  +[[https://calendar.google.com/calendar/u/0/embed?src=c_3is4bop4gc04pkdpkutlei6quo@group.calendar.google.com&ctz=America/Martinique|le planning d'assemblée générale #Martinique Syndic]]
-[[https://calendar.google.com/calendar/embed?src=syndicmq%40groupimo.com&ctz=America%2FMartinique|L'Agenda google]] du syndic la date de la prochaine assemblée générale+
  
-**Cet agenda sera consulté par la Comptabilité afin de  transmettre les comptes aux Gestionnaires suivant les dates inscrites .**+et 
 + 
 +[https://calendar.google.com/calendar/u/0/embed?src=c_29poh91pn22aeoju87bb81b46c@group.calendar.google.com&ctz=America/Martinique|le planning d'assemblée générale Fontenoy Immobilier Martinique]] 
 + 
 +. 
 + 
 +**Ce planning sera consulté par la Comptabilité afin de  transmettre les comptes aux Gestionnaires suivant les dates inscrites .**
  
  
Ligne 133: Ligne 140:
 • Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS. • Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS.
  
- +• [[faq:25:rapport-contentieux-syndic-ag|un état des dossiers contentieux et de recouvrement]]
-• Dossiers procédures et recouvrement en cours (résumé ou tableau, avis d’avocats)+
  
 •  Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour •  Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour
Ligne 165: Ligne 171:
  
 En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l'opportunité, dès lors qu’elle nécessite une décision ou une autorisation de l’assemblée générale. En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l'opportunité, dès lors qu’elle nécessite une décision ou une autorisation de l’assemblée générale.
 +
 +
 +**Une fois l'ordre du jour établit il sera indiqué en **description** du ticket de l'assemblée générale**
  
 ===d. Le conseil syndical et la préparation de l'Assemblée Générale === ===d. Le conseil syndical et la préparation de l'Assemblée Générale ===
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 **A la demande du conseil syndical, une réunion pourra être organisé pour discuter plus en avant de l'ordre du jour ou du budget.** **A la demande du conseil syndical, une réunion pourra être organisé pour discuter plus en avant de l'ordre du jour ou du budget.**
  
-====IV  La diffusion de la convocation ====+=====IV  La convocation =====
  
 **ATTENTION !** **ATTENTION !**
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 • Le gestionnaire ou l’assistante, sous contrôle du gestionnaire, prépare la convocation à l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre **les questions obligatoires** , toutes les questions que le conseil syndical à souhaité voir débattues, ainsi que toutes questions demandées par chaque copropriétaire dans les délais prévus à l’article 10 du décret. • Le gestionnaire ou l’assistante, sous contrôle du gestionnaire, prépare la convocation à l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre **les questions obligatoires** , toutes les questions que le conseil syndical à souhaité voir débattues, ainsi que toutes questions demandées par chaque copropriétaire dans les délais prévus à l’article 10 du décret.
  
- +• Elle/il joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité. 
-• Elle joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité.+Si l'élection du syndic figure à l'ordre du jour, la proposition de contrat devra être accompagnée des attestations de régularité fiscale et sociale ([[https://redmine.groupimo.fr/issues/349192|accessible ici]] ou sur demande au service rh).
  
 • Elle s’assure que la convocation part dans les délais requis par la loi **minimum 21 Jours francs (sauf urgence), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG. • Elle s’assure que la convocation part dans les délais requis par la loi **minimum 21 Jours francs (sauf urgence), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG.
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 • Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR ou contre émargement  ou par [[https://www.anil.org/documentation-experte/analyses-juridiques-jurisprudence/analyses-juridiques/analyses-juridiques-2015/copropriete-notifications-et-mises-en-demeure-par-voie-electronique/|lettre recommandée électronique ]] (LRE) ou encore par mise à disposition de la convocation sur l'espace client **(mode à privilégier**). • Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR ou contre émargement  ou par [[https://www.anil.org/documentation-experte/analyses-juridiques-jurisprudence/analyses-juridiques/analyses-juridiques-2015/copropriete-notifications-et-mises-en-demeure-par-voie-electronique/|lettre recommandée électronique ]] (LRE) ou encore par mise à disposition de la convocation sur l'espace client **(mode à privilégier**).
  
-=== 5. Information à la Gérance (CGC )===+==== a. Information à la Gérance (CGC )====
  
 • Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs  • Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs 
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-====IV. La facturation et l'archivage et  de la convocation ====+=====V. La facturation et l'archivage et  de la convocation =====
  
 Une fois que la convocation est diffusée, l" ETAT AG" du ticket de l'assemblée générale devra être placé sur  " **2 Convocation diffusé** " Une fois que la convocation est diffusée, l" ETAT AG" du ticket de l'assemblée générale devra être placé sur  " **2 Convocation diffusé** "
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 Arrivé à cet phase , les actions à entreprendre sont les suivantes : Arrivé à cet phase , les actions à entreprendre sont les suivantes :
  
-===1. Facturation des frais d'affranchissements de la convocation===+====a. Facturation des frais d'affranchissements de la convocation====
  
 Conformément au contrat de syndic les frais d'affranchissement sont remboursés au syndic, aussi le  gestionnaire ou l’assistant(e) (par défaut) doit produire la facture relative à ce remboursement Conformément au contrat de syndic les frais d'affranchissement sont remboursés au syndic, aussi le  gestionnaire ou l’assistant(e) (par défaut) doit produire la facture relative à ce remboursement
  
-===2.Archivage de la convocation===+====b.Archivage de la convocation====
  
 Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]]  , les convocations  seront enregistrés dans le  champ fichier " **Convocation AG** " du ticket de l'assemble générale immobilier afin qu'il soit consultable dans l'[[process:99-services-generaux:99-05-02-espacecli-espace-client|espace client]]. Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]]  , les convocations  seront enregistrés dans le  champ fichier " **Convocation AG** " du ticket de l'assemble générale immobilier afin qu'il soit consultable dans l'[[process:99-services-generaux:99-05-02-espacecli-espace-client|espace client]].
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 __Attention ce champ fichier ne peut contenir qu'un seul document__ __Attention ce champ fichier ne peut contenir qu'un seul document__
  
-===3.Collecte des AR et gestion des  NPAI===+====c.Collecte des AR et gestion des  NPAI====
  
 Afin de s'assurer le bonne diffusion de la convocation ,l'ensemble des accusés de réception seront mis sur le ticket de l'assemblée générale. Afin de s'assurer le bonne diffusion de la convocation ,l'ensemble des accusés de réception seront mis sur le ticket de l'assemblée générale.
process/25-copropriete/25-04-02-01-preparer-l-assemblee-generale.1588712677.txt.gz · Dernière modification : 2020/05/05 17:04 de stadi