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process:25-copropriete:25-04-02-02-tenir-l-assemblee-generale

25 04 02 02 - Tenir l'Assemblée générale

I. Objet de la procédure.

Cette procédure décrit les modalités de tenue d’une assemblée générale de copropriété.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

NB : Le défaut de convocation d'une Assemblée Générale dans le délai légal est une faute grave susceptible d'entraîner d'importantes sanctions.

II. Process.

1.Le déroulement de l’assemblée générale

• L'assemblée générale se tient au jour, heure et lieu indiqués dans la convocation, (arrivée du responsable 30 minutes avant.)

• La présence du syndic n’est pas obligatoire, mais comme il a sauf vote contraire de l’AG, la qualité de secrétaire de séance, il doit être présent.

• Une feuille de présence, éditée grâce au le logiciel de gestion, est tenue et émargée par les copropriétaires présents et (ou) représenté(s) en début de séance, et contrôlé(s) par le bureau élu. Un décompte est obligatoire avant ouverture de la séance.

• Un copropriétaire peut être voté sans être présent physiquement voir : 25 04 02 04 01- Mode opératoire du vote à distance

• Attention à l’application de l’article 22 sur les « pouvoirs » (copropriétaires),et les « mandats »(gérance),qu’il ne faut pas confondre, la limitation prévue ne s’appliquant qu’aux « pouvoirs ».

Ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l'assemblée générale :

1° Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin ;

2° Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin ;

3° Les préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité, leur concubin ;

4° Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.

L’article 15 du décret du 17 mars 1967 stipule qu’au « début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne (…) son président et, le cas échéant, son bureau ».

Le bureau qui se compose du:

scrutateur (personne chargée du bon déroulement et du dépouillement des bulletins lors d'un scrutin)

secrétaire de séance (personne chargée de la rédaction et la diffusion du procès verbal) le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l'assemblée générale.

Le président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires est obligatoirement désigné parmi les membres de l’assemblée.

Le président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires est un membre obligatoire du bureau de l’assemblée

Même si le président de l’assemblée est habituellement le président du conseil syndical, ce n’est en aucun cas une obligation.

Chaque membre du bureau doit être élu par l’assemblée générale des copropriétaires au moyen d’un vote distinct de celui pour les assesseurs et le secrétaire, et la mention de cette élection doit, sous peine de nullité de l’assemblée générale, figurer explicitement sur le procès-verbal.

Le rôle du président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires est de diriger les débats, donner et retirer la parole aux membres de l’assemblée, de donner lecture des résolutions mises aux voix et d’appeler au vote sur chaque résolution, telle que proposée sous forme de projet de résolution en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée.

Cette faculté donne au président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires un rôle stratégique dans le processus de prise de décision de l’assemblée générale, notamment dans le cas de majorités ou de processus de vote complexes et notamment :

  • pour les votes à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965 quand il s’agit de savoir si tous les copropriétaires doivent participer au vote d’une décision ou seulement ceux qui participent à la dépense
  • pour les votes à la majorité de l’article 25 et 25-1 quand il s’agit de mettre en œuvre la possibilité d’un second vote immédiat ou de renvoyer à une seconde assemblée, et également quand il s’agit de se prononcer sur plusieurs candidatures aux fonctions de syndic.
  • pour les votes aux majorités de l’article 26 quand il s’agit de savoir si un vote relève de la double majorité ou de l’unanimité de tous les copropriétaires…

Dans tous les cas, le président a un rôle déterminant pour interpréter les résultats de chaque vote et décider pour chaque résolution si elle est adoptée ou non par rapport aux règles de majorités applicables, et qualifier la décision prise par l’assemblée.

Par ailleurs, la signature du président est, avec celle du secrétaire, une condition sine qua non de la validité du procès-verbal de l’assemblée générale.

Ce rôle stratégique n’est pas sans créer une responsabilité, qui peut être mise en cause par tout copropriétaire qui estimerait subir un préjudice du fait d’une irrégularité dans la façon dont le président a appelé à voter telle ou telle décision .

La responsabilité du président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires est également engagée si, ayant laissé le syndic, diriger à sa guise les débats, formuler les résolutions, interpréter les votes et qualifier les décisions prises, des irrégularités ont été commises au préjudice de certains copropriétaires, voire au préjudice du syndicat !

Enfin, la responsabilité pénale du président peut être mise en cause conjointement avec le secrétaire dans le cadre d’une plainte pour faux et usage de faux s’il a signé un procès-verbal dont il peut être établi, par voie de témoignages concordants, qu’il n'a pas transcrit les décisions adoptées en séance .!

2. Rédaction du procès verbal

• Un procès verbal est rédigé par le secrétaire de séance en assemblée au fur et à mesure du vote des résolutions.

Le procès-verbal doit mentionner les éléments suivants :

Résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale

Noms des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision, ainsi que leur nombre de voix

Réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions

Incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote

Indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou le président de séance de l'assemblée générale en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire

La feuille de présence de l'assemblée générale est annexée au procès-verbal.

• Les résolutions qui y sont portées doivent être « conformes » aux projets de résolutions indiquées dans l’ordre du jour reçu avec la convocation.

• L’assemblée ne peut pas, sous peine de nullité, voter sur des questions non inscrites à l’ordre du jour.

• Le procès verbal d’assemblée doit être vérifié par le Président de séance et les scrutateurs, à la clôture des débats, puis signé, par les membres du bureau .

• Idem en ce qui concerne la feuille de présence qui doit être elle aussi certifiée

• L’original du PV après diffusion et la feuille de présence sont archivés dans le registre des assemblées générales.

3. Signature du procès verbal

Un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale est réalisé par le syndic de copropriété.

Ce document est signé à la fin de la séance ou au plus tard dans les 8 jours par les personnes suivantes

En cas d'assemblée générale par Visio conférence ou vote par correspondance vous avez la possibilité de faire signer le procès verbal à distance.

Utiliser :

- E sign

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