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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 04 Suivi du dossier en Copropriété

Cette procédure décrit les modalités de vote à distance lors d'une assemblée générale de copropriété.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

L'assemblée générale est un moment clé pour la vie en copropriété. Les copropriétaires doivent prendre des décisions essentielles pour l'immeuble lors de cette réunion, généralement, annuelle. Pour cela, ils doivent voter.

Cependant, les copropriétaires ne peuvent pas toujours être présents physiquement. Deux possibilités s'offrent alors désormais à eux : le vote à distance ou la délégation de vote.

Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés et à l'accès des huissiers de justice aux parties communes d'immeubles a été pris en application de la loi Elan du 23 novembre 2018 et plus précisément de l'article 211. Cet article est devenul'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 .

Les mentions du formulaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic devaient être définies par décret en Conseil d'Etat. Il s'agit du décret du 27 juin.

Les copropriétaires peuvent voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale, au moyen d'un formulaire.

Par ailleurs, outre les votes exprimés en ce sens, sont considérés comme des votes défavorables :

• les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention

• les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l'issue des débats en assemblée générale, ont évolué de manière substantielle.

L'assemblée générale décide des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant.

La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical. Le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts.

Chez Groupimo Syndic nous avons fait le choix de Google Meet.

Les copropriétaires souhaitant participer à distance devront prévenir le syndic au moins trois jours avant la date de l’assemblée générale en précisant leur adresse mail et leur numéro de téléphone portable.

A NOTER

Pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique en informe par tout moyen le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l'assemblée générale.

Le syndic tient une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé :

présent physiquement ou représenté, participant à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

Dans le cas où le copropriétaire ou l'associé est représenté, la feuille de présence mentionne les nom et domicile du mandataire désigné et précise le cas échéant si ce dernier participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

A NOTER

La feuille de présence indique pour chaque copropriétaire le nombre de voix dont il dispose.

Elle est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent physiquement, ou par son mandataire.

L'émargement n'est pas requis pour les participants à l'assemblée par visioconférence, par audioconférence ou par un moyen électronique de communication. Elle est certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale.

Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1366 et 1367 du code civil.

Les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire ou l'associé qui a eu recours à la visioconférence, à l'audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote sont mentionnés dans le procès-verbal de l'assemblée générale.

Les règles juridiques relatives au droit de vote sont fixées par l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 . La loi Elan du 23 novembre 2018 a apporté des modifications importantes aux possibilités pour un copropriétaire de déléguer son droit de vote.

Le règlement de copropriété détermine les règles de fonctionnement et les pouvoirs des assemblées générales, sous réserve du respect de la loi de 1965.

Chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Toutefois, lorsqu'un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.

Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat.

Chaque mandataire ne peut, à quelque titre que ce soit, recevoir plus de trois délégations de vote.

Un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 10 % des voix du syndicat. Auparavant, le seuil était fixé à 5 %.

Depuis la loi Elan, chacun des époux copropriétaires communs ou indivis d'un lot peut recevoir personnellement des délégations de vote.

Tout mandataire désigné peut subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.

Lorsque le syndic a reçu des mandats sans indication de mandataire, il ne peut ni les conserver pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu'il choisit. Ce principe est fixé par l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965.

Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés et à l'accès des huissiers de justice aux parties communes d'immeubles est venu préciser les conséquences pratiques pour le syndic.

S'il reçoit un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire, il doit remettre ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote.

En l'absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le syndic remet aux mêmes fins ce mandat au président de séance désigné par l'assemblée générale.

Le décret ajoute, en son article 9, que le procès-verbal précise, le cas échéant, si les mandats de vote ont été distribués par le président du conseil syndical ou par le président de séance.

La loi ELan a complété les interdictions de délégations du droit de vote. Elles visent principalement à encadrer les interdictions liées au syndic.

Ainsi, ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l'assemblée générale :

1.Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin

2.Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin

3.es préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité, leur concubin

4.Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.

Le syndic peut depuis 2019 inviter les propriétaires à utiliser l'application mobile développé part VILOGI pour qu'ils utilisent le vote à distance dématérialisé en assemblée générale.

Indispensable et complémentaire aux logiciels de vidéo conférence qui permettent de gérer l'assemblée générale de manière dématérialisée, celle application permet aux propriétaires de suivre et de voter les résolutions au fur et à mesure de l'avancement de l'AG.

L'avantage pour les syndics, est que cette application mobile permet de synchroniser automatiquement les votes à distance avec ceux des votes de l'AG physique. Le décompte est rendu efficace et rapide, car le syndic n'a pas à compter les mains levées sur la vidéo conférence puisque le logiciel syndic VILOGI le fait automatiquement. Le résultat apparait immédiatement et le syndic peut voir le résultat des votes sur son application «mère».

L'application vote à distance en AG est incluse dans l'offre du logiciel syndic de copropriété VILOGI, donc sans aucun cout supplémentaire.

Pour récupérer l'application mobile de vote à distance, les copropriétaires doivent la télécharger sur:

Apple Store pour les mobiles Iphone

Google Play Store pour les smartphones

Pour utiliser l'application mobile de votre à distance en assemblée générale par les copropriétaire, aller sur cette page

Sources :

inc-conso.fr

Tutoriel vote à distance: https://youtu.be/2CuPd9_OXCM