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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 04 Suivi du dossier en Copropriété

Cette procédure décrit les instructions nécessaires pour participer aux assemblées générales durant la période covid et post covid et pour remplir le formulaire du vote à distance

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Epidémie de COVID 19

En raison de l'interdiction de regroupement que l'état d'urgence sanitaire implique, les copropriétés se trouvent dans l'impossibilité matérielle de tenir des assemblées générales dans des conditions normales.

Cette situation étant amenée à perdurer au-delà de la période d'état d'urgence sanitaire, l'ordonnance (1) permet aux syndics de copropriétés de prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement sans qu'il n'y ait lieu de convoquer une assemblée générale par présence physique.

Les copropriétaires peuvent ainsi participer à l'assemblée par audioconférence ou visioconférence (sans qu'il soit nécessaire que l'assemblée générale ait décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre) et voter par correspondance.

L'ordonnance prévoit également d'autoriser, dans les cas où le recours à la visioconférence ne serait pas possible, que les décisions du syndic soient prises au seul moyen du vote par correspondance.

Par ailleurs, le mandataire qui reçoit plus de trois délégations de vote de copropriétaires peut augmenter jusqu'à 15 % (au lieu de 10 %) le nombre de voix dont il peut disposer.

Ces dispositions s'appliqueront jusqu'au 31 janvier 2021, date jusqu'à laquelle les autres dispositions dérogatoires relatives à la copropriété s'appliquent.

Sources: Maître CLEMENT DIAZ

Afin d’assurer votre sécurité GROUPIMO SYNDIC, a mis en place la procédure suivante pour la tenue des assemblées générales :

La présence du conseil syndical en présence est possible toutefois certaines règles doivent être respectées:

Port du masque obligataire

Respect des règles de distanciation sociale

Apporter son propre stylo

Se désinfecter les main en entrant dans la salle, du gel hydroalcoolique sera mis à votre disposition.

La solution de l' Application whereby.com mise à disposition sans frais par le syndic permet la retransmission continue et simultanée des délibérations ainsi que la transmission de la voix des participants à distance.

Les copropriétaires souhaitant participer à distance devront prévenir le syndic au moins trois jours avant la date de l’assemblée générale en lui précisant leur adresse mail et leur numéro de téléphone portable.

La procédure de connexion à l'application whereby.com est disponible à l'adresse ci-dessous:

https://wiki.groupimo.fr/process/99-services-generaux/99-05-52-04-ouvrir-une-visioconference-appear-in#procedure-de-connexion

Ce formulaire de vote par correspondance a été défini dans l’attente du décret qui devrait définir les mentions et les modalités du formulaire type de vote par correspondance (Décret du 27 juin).

COPROPRIETE “REF IMM”

“NOM IMMEUBLE”

ASSEMBLEE GENERALE DU “DATE AG”

Pour faire face à l’épidémie de covid-19,et conformément à l’article 14 de l’ordonnance du 20 mai 2020, portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété, permettant aux syndics de copropriété d’organiser des assemblées générales dématérialisées ainsi que des votes par correspondance, et afin de faciliter le décompte des votes, nous vous remercions d’indiquer vos décisions de vote dans le tableau des résolutions :

Je soussigné : ………………………………………………………………………………

Demeurant à : …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 Propriétaire  Nu propriétaire  Usufruitier (Unique – Indivision)

Des lots numéros : ……………………………………………………………………………..

 I - DONNE PAR LA PRÉSENTE, POUVOIR AVEC FACULTÉ DE SUBDÉLÉGUER À :

Nom – Prénom : …………………………………………………………………………………………………………………………..

Demeurant à : ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Afin de prendre part à toutes les discussions et délibérations, prendre connaissance de toutes pièces, émettre tous votes, signer tous registres, procès-verbaux, feuille de présence et pièces quelconques, substituer et généralement, faire le nécessaire, ceci dans le cadre de l’ordre du jour prévu par ladite Assemblée. A l’effet de me représenter à l’Assemblée Générale des Copropriétaires de l’immeuble référencé, qui aura lieu le …………………………………

 II - DECLARE VOTER PAR CORRESPONDANCE:

Déclare avoir pris connaissance du dossier de convocation annexé au présent formulaire, et émettre le vote suivant sur chacune des résolutions proposées à l’assemblée Générale :

Cocher la case correspondant à votre intention de vote

Résolutions :

1) Election du président de la présente assemblée  OUI  NON Abstention

2) Election du ou des scrutateurs de la présente assemblée  OUI  NON Abstention

3) Election du secrétaire de la présente assemblée  OUI  NON Abstention

4) Analyse et approbation des comptes de gestion de l'exercice clos au …  OUI  NON Abstention

5) Constitution d'un fond de procédure permettant le recouvrement des charges  OUI  NON Abstention

6) Décision de clôturer et de répartir les comptes travaux (voir annexe 5)  OUI  NON Abstention

7) Quitus au syndic  OUI  NON Abstention

8) Election du syndic  OUI  NON Abstention

9) Election des membres du conseil syndical et de son Président  OUI  NON Abstention

10) Consultation du conseil syndical  OUI  NON Abstention

11) Mont des marchés et des cont à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire.  OUI  NON Abstention

12) Budget prévisionnel pour l'exercice du ….. au …… fixé à la somme de ……. € :  OUI  NON Abstention

13) Budget prévisionnel pour l'exercice du ….. au …… fixé à la somme de ……. € :  OUI  NON Abstention

14) Questions diverses (sans vote)

FAIT À ……………….. LE ……………..

Signature

Lorsque le syndic a reçu des mandats sans indication de mandataire, il ne peut ni les conserver pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu'il choisit.

Un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire, sera remis en début de réunion au président du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote.

En l'absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le syndic remet aux mêmes fins ce mandat au président de séance désigné par l'assemblée générale.

Conformément à la Loi du 10/07/65, un mandataire peut recevoir plus de trois mandats à la condition que le total de voix dont il dispose et celles de ses mandants n’excède pas 10 % des voix du syndicat. Modification provisoire avec l’Ordonnance du 20 mai 2020(Covid19) le mandataire qui reçoit plus de trois délégations de vote de copropriétaires peut augmenter jusqu'à 15 % (au lieu de 10 %) le nombre de voix dont il peut disposer.

Ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l'assemblée générale :

1.Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin

2.Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin

3.es préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité, leur concubin

4.Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.

Sera considéré comme vote défavorable à l’adoption de la résolution concernée :

a. Un vote qui ne donne aucun sens précis ou exprime une abstention (En clair, s’abstenir ou ne pas indiquer de sens de votre vote, équivaut selon la réglementation, à voter « non »).

b. Deux votes contradictoires en regard d’une même résolution

IMPORTANT!

EN CAS DE VOTE PAR CORRESPONDANCE RETOURNER LE FORMULAIRE COMPLÉTÉ ET LES INSTRUCTIONS DE VOTE AU MOINS TROIS JOURS FRANCS AU PLUS TARD AVANT LA RÉUNION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE.

Le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par visioconférence/audioconférence doit en informer le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l'assemblée générale. Une solution de signature de feuille de présence à distance pourra être utilisée par le président de séance pour garantir l'émargement https://espaceco.groupimo.fr/signature_electronique/creer_une_reunion