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25 04 02 06 - Planifier et suivre les actions de la copropriété suivant le procès-verbal

I. Objet de la procédure.

Cette procédure décrit les modalités de planification et suivi des actions de la copropriété suivant le procès verbal.

II. Process.

1.La planification de l'action

Le suivi AG établit sur redmine permettra la planification de l'action qui doit se faire en tenant compte de sa catégorie : gestion courante, actions urgentes, travaux, procédure et divers.

a. Les actions de gestion courante

Elles peuvent être planifiées et effectuées immédiatement sans besoin de respecter l’extinction du délai prévu au paragraphe 2 de l’article 42 de la loi de 1965.

Exemple : appels de fonds sur la base du nouveau budget, création du fonds de trésorerie, …

b. Les actions urgentes

Ce sont celles qui, votées en AG, si elles ne sont pas immédiatement planifiées, peuvent mettre en péril la sécurité des biens ou des personnes, ou risquent d'éteindre un recours judiciaire.

Exemple : Faire appel d’une décision dont l’accord a été voté en AG ,mise en place d’une clôture de sécurité autour d’une piscine.

Ces décisions doivent être planifiées et exécutées sans attendre l’extinction du délai de l’article 42 de la loi de 1965, même si elles encourent l’annulation pour non respect des règles de forme ou de fonds de convocation ou de tenue de l’assemblée générale qui les a votées.

c. Les travaux et les mises aux normes

La planification et l’exécution des travaux ordinaires (voir l'article 24 de la loi de 1965 ) va résulter du contenu de la résolution portée à l’ordre du jour, qui devra être précis et détaillé :

Ex : la résolution sur les travaux devra indiquer : leur nature, le nom de l’entreprise choisie, le montant des travaux votés, le choix ou nom d’un architecte, d’un bureau d’étude, d’un maître d’œuvre, le dépôt du permis de construire, les assurances à souscrire (DO ou autre), la présence du coordinateur sécurité, la date d’exécution prévue, le mode de financement, et les pourcentages et dates prévues pour les appels de fonds.

Etablissement d’une « fiche de liaison travaux et appel » pour le centre administratif indiquant toutes les caractéristiques ci-dessus.

De part leur nature il est conseillé de les planifier et de les effectuer après l’extinction du délai de l’article 42 de la loi de 1965

La planification et l’exécution des travaux de mise aux normes ( article 25 de la loi de 1965 ) ou relevant de l’ article 26 de la loi de 1965 (amélioration)

Sauf cas d’urgence, leur exécution est suspendue jusqu’à l’expiration du délai de deux mois (article 42 de la loi de 1965 alinéa 2 in fine de la loi)

d.Les actions judiciaires

A planifier immédiatement si un délai de recours est en cours (voir b ci-dessus)

A planifier et exécuter après l’extinction du délai de recours de l’article 42 de la loi de 1965

Ex : la saisie de l’appartement d’un copropriétaire débiteur dont la demande d’autorisation a été portée à l’ordre du jour.

Requérir l’avis du service juridique métier copropriété avant planification et exécution

e. Les actions relevant de décisions illégales ou non portées à l’ordre du jour

Doivent être impérativement planifiées et exécutées après l’extinction du délai de l’article 42 de la loi de 1965.

Elles s’imposent au syndic après ce délai qui n’a (en principe) pas à juger de leur légalité, sauf à un copropriétaire à en demander leur annulation si elles rentrent dans le cadre des dispositions de l’article 42 de la loi de 1965 alinéas 1, ou 2

Attention : Il est impératif de préciser dans le procès verbal de l’AG, au titre de notre devoir de « conseil » que la décision prise est illégale, ou n’a pas été portée à l’ordre du jour.

2. Lancer et classer l’action

  • L'action doit être lancée et saisie, par l’assistante ou le gestionnaire, dans le module « évènementiel » du logiciel syndic de copropriété ce qui permettra de contrôler le lancement de l’action .
  • Si la matérialisation de l’action est faite par mail via le logiciel, une trace sera automatiquement conservée dans l’événementiel ; dans les autres cas un exemplaire « papier » (copie du courrier ou de l’OS) sera classé dans le dossier approprié. (ex : dans le dossier suspendu « procédure »,si l’action concerne une procédure, ou dans le dossier « travaux » si elle concerne l’exécution de travaux). Idéalement, un ticket de l'action sera créé sur redmine pour un suivi optimal et une diffusion de l'information.

3. Relancer l’action

  • Effectuée par l’assistante ou le gestionnaire, elle doit résulter du contrôle hebdomadaire effectué par le gestionnaire et l’assistante de « l’évènementiel » saisi sur le logiciel de copropriété redmine .
  • Rechercher les causes de l’absence de réalisation de l’action auprès du fournisseur (Imprécision de la demande initiale, manque de documents, non réception de la demande par le fournisseur, absence de matériel en stock,……..).
  • Doit faire l’objet d’une inscription dans « redmine », afin d’informer les copropriétaires.

NB : Faire ou faire faire une photo avant et après travaux pour mise en ligne

4. Contrôler l’exécution de l’action

  • Caractère indispensable.
  • Doit être effectué par le « visiteur technique », qui doit rendre compte au gestionnaire, ou par le gestionnaire lui-même s’il n’y a pas de visiteur technique.
  • Associer au contrôle, et dans la mesure du possible, le « conseil syndical », notamment en matière de travaux lors des réunions de chantiers.
  • Consigner sur les documents appropriés (ex : PV de réunion de chantier), l’ensemble des remarques et réserves constatées dans l’exécution de l’action.

5. Clôturer l’action

  • Pour des travaux : doit être matérialisée par un document (PV de réception ou de livraison, réception de facture avec OS agrafé) constatant l’accord des parties sur la conformité de la réalisation de l’action par rapport à la demande effectuée.
  • Pour une action juridique : doit être matérialisée par les différents courriers à (et) de l’avocat, et par le jugement obtenu.
  • Pour des devis ou des rapports techniques : réception des devis ou des rapports techniques.
  • Peut aussi déboucher sur le lancement d’une nouvelle action (ex : appel d’une décision de première instance, demande de devis suite à réception d’un rapport technique).

6. Informer le CS et les copropriétaires de la réalisation de l’action

  • L’information passe par « redmine » consultable par internet, et par l’envoi d’une « note d’information » adressée aux copropriétaires.
  • Un rapport d’activité annuel , doit être joint à l’envoi de la convocation à l’assemblée générale annuelle relatant l’ensemble des actions réalisées.

7. Établir ou mettre à jour Le Carnet d'entretien

Le carnet d'entretien est un document qui recense toutes les informations permettant un suivi des travaux importants et des contrats concernant l'immeuble et ses équipements.

Ce document doit être tenu à la disposition de tout copropriétaire ou futur acquéreur qui en fait la demande.

a) Le contenu

Le carnet d'entretien mentionne :

L'adresse de l'immeuble, l'identité du syndic en exercice, Les références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat des copropriétaires, avec leurs dates d'échéance, L'année de réalisation des gros travaux (ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de chaudière, d'ascenseur ou de canalisations par exemple), et ceux apparaissant nécessaires au vu du diagnostic technique global (DTG), l'identité des entreprises qui ont réalisé ces travaux, la référence des contrats d'assurance dommage-ouvrage dont la garantie est en cours, s'ils existent, les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs (ascenseur, chaudière…) avec leurs dates d'échéance, ainsi que l’échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé en assemblée générale.

Le carnet d'entretien doit également mentionner toutes les informations complémentaires que les copropriétaires décident d'y faire figurer lors d'un vote en assemblée générale à la majorité simple.

Il peut notamment s'agir d'informations relatives :

à la construction de l'immeuble, aux études techniques réalisées.

b) Détention et actualisation

Au moins une fois an, après l'assemblée générale approuvant les comptes de l'exercice clos, le carnet d'entretien est établi, détenu et mis à jour par le gestionnaire ou son assistant(e) si il en a un(e). Par ailleurs, le carnet d'entretien doit être enregistré dans la GED.

Si la copropriété comporte plusieurs bâtiments, un seul carnet d'entretien est prévu, mais le syndic doit y ouvrir un chapitre par bâtiment.

En présence d'un ou plusieurs syndicats secondaires, le syndic doit :

établir et tenir à jour un carnet d'entretien pour chacun d'entre eux,réserver, dans le carnet d'entretien du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats.

c) Consultation

Le carnet d'entretien est consultable, sur demande par tout candidat à l'achat auprès :

du syndic,ou du vendeur.

Le syndic doit permettre la consultation du carnet d'entretien :

1.A tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente ou d'un acte de vente portant sur un lot de copropriété

2.A tout copropriétaire qui peut le consulter au bureau du syndic ou sur son espace client.

d) Délivrance d'une copie

Une copie du carnet d'entretien peut être remise par le syndic de copropriété à tout copropriétaire qui en fait la demande par tous moyens, aux frais de ce dernier.

e) Générer un carnet d'entretien sur le logiciel login

Pour imprimer le carnet d'entretien :

1) Cliquer sur l'onglet Fichiers puis Immeubles , sélectionner l'immeuble.

2) Une fois sur la page de l'immeuble , cliquer sur “courrier” et Choisir le courrier « carent2.doc ».

Important! afin que les informations du Carnet d'entretien soient toujours à jour il vous faut réaliser les actions suivantes:

3) il vous faut aller dans la fiche de l'immeuble et renseigner les éléments manquants dans la fiche Jur. Adm.

4) il vous faut aller dans fichiers / contrat immeuble et cocher la case « Parution sur carnet d'entretien » sur chaque contrat enregistré.

5) concernant des travaux :

- Vieux travaux (non saisis sous LOGIN) : Onglet Appels de fonds / Descriptif travaux / Sélection de l'imm. / Création / Renseigner les éléments de la fiche travaux.

- Travaux (enregistré sous LOGIN) : Onglet appels de fonds / Appels de fonds – Op. Excep. / Sélection de l'imm. / Sélection du chantier / Descriptif / Renseigner les éléments de la fiche travaux

6) Attention, après avoir effectué des modifications au niveau de ces informations, et pour que celles-ci s'affichent sur le carnet d'entretien, il vous faut d'abord supprimer celui qui s'est généré précédemment :

- Rentrer dans votre COPACU (microlog/copacu)

- Ouvrir le fichier « entretien »

- Choisir le document concernant votre immeuble (CAEN + numéro immeuble)

7) enregistrer en une copie dans la GED

8. Mise à jour des informations nécessaires au registre des copropriétés

Afin de permettre au comptable d'effectuer la mise à jour sur le registre des copropriétés

Le gestionnaire devra s'assurer d'avoir mis à jour sur log'in les informations ci-dessous:

• Date de prise de mandat

• Date de la dernière AG

• La date de fin du contrat

• Le numéro du contrat

• Le document justifiant de votre mandat (contrat ou procès verbal d'ag vous désignant)

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