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process:25-copropriete:25-04-02-06-planifier-les-actions-de-la-copropriete-suivant-le-proces-verbal

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 ===== 25 04 02 06 - Planifier et suivre les actions de la copropriété suivant le procès-verbal ===== ===== 25 04 02 06 - Planifier et suivre les actions de la copropriété suivant le procès-verbal =====
  
-Ce process fait partie des [[process:copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]]+Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]]
  
-Volume [[process:copropriete:25-04-suivi_du_dossier_de_copropriete|]]+Volume [[process:25-copropriete:25-04-suivi_du_dossier_de_copropriete]]
  
  
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 ==== 1.La planification de l'action ==== ==== 1.La planification de l'action ====
  
-[[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|Le suivi AG établit sur redmine ]]permettra la planification de l'action qui doit se faire en tenant compte de sa catégorie : gestion courante, actions urgentes, travaux, procédure et divers.+[[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|Le suivi AG établit sur redmine ]]permettra la planification de l'action qui doit se faire en tenant compte de sa catégorie : gestion courante, actions urgentes, travaux, procédure et divers.
  
 ===a. Les actions de gestion courante === ===a. Les actions de gestion courante ===
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   * L'action doit être lancée et saisie, par l’assistante ou le gestionnaire, dans le module « évènementiel » du logiciel syndic de copropriété ce qui permettra de contrôler le lancement de l’action .   * L'action doit être lancée et saisie, par l’assistante ou le gestionnaire, dans le module « évènementiel » du logiciel syndic de copropriété ce qui permettra de contrôler le lancement de l’action .
  
-  * Si la matérialisation de l’action est faite par mail via le logiciel, une trace sera automatiquement conservée  dans l’événementiel ; dans les autres cas un exemplaire « papier » (copie du courrier ou de l’OS) sera classé dans le dossier approprié. (ex : dans le dossier suspendu « procédure »,si l’action concerne une procédure, ou dans le dossier « travaux » si elle concerne l’exécution de travaux). Idéalement, un ticket de l'action sera créé sur [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] pour un suivi optimal et une diffusion de l'information.+  * Si la matérialisation de l’action est faite par mail via le logiciel, une trace sera automatiquement conservée  dans l’événementiel ; dans les autres cas un exemplaire « papier » (copie du courrier ou de l’OS) sera classé dans le dossier approprié. (ex : dans le dossier suspendu « procédure »,si l’action concerne une procédure, ou dans le dossier « travaux » si elle concerne l’exécution de travaux). Idéalement, un ticket de l'action sera créé sur [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] pour un suivi optimal et une diffusion de l'information.
  
  
 ====3. Relancer l’action==== ====3. Relancer l’action====
  
-  * Effectuée par l’assistante ou le gestionnaire, elle doit résulter du **contrôle hebdomadaire** effectué par le gestionnaire et l’assistante de « l’évènementiel » saisi sur le logiciel de copropriété [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] .+  * Effectuée par l’assistante ou le gestionnaire, elle doit résulter du **contrôle hebdomadaire** effectué par le gestionnaire et l’assistante de « l’évènementiel » saisi sur le logiciel de copropriété [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] .
  
   * Rechercher les causes de l’absence de réalisation de l’action auprès du fournisseur  (Imprécision de la demande initiale, manque de documents, non réception de la demande par le fournisseur, absence de matériel en stock,……..).   * Rechercher les causes de l’absence de réalisation de l’action auprès du fournisseur  (Imprécision de la demande initiale, manque de documents, non réception de la demande par le fournisseur, absence de matériel en stock,……..).
  
-  * Doit faire l’objet d’une inscription dans « [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] », afin d’informer les copropriétaires.+  * Doit faire l’objet d’une inscription dans « [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] », afin d’informer les copropriétaires.
  
 NB : Faire ou faire faire une photo avant et après travaux pour mise en ligne NB : Faire ou faire faire une photo avant et après travaux pour mise en ligne
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 ====6. Informer le CS et les copropriétaires de la réalisation de l’action==== ====6. Informer le CS et les copropriétaires de la réalisation de l’action====
  
-  * L’information passe par « [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] » consultable par internet, et par l’envoi d’une « note d’information » adressée aux copropriétaires.+  * L’information passe par « [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] » consultable par internet, et par l’envoi d’une « note d’information » adressée aux copropriétaires.
  
-  * [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|Un rapport  d’activité annuel]] , doit être joint à l’envoi de la convocation à l’assemblée générale annuelle relatant l’ensemble des actions réalisées.+  * [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|Un rapport  d’activité annuel]] , doit être joint à l’envoi de la convocation à l’assemblée générale annuelle relatant l’ensemble des actions réalisées.
  
  
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 1.A tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente ou d'un acte de vente portant sur un lot de copropriété 1.A tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente ou d'un acte de vente portant sur un lot de copropriété
  
-2.A tout copropriétaire qui peut le consulter au bureau du syndic ou sur son [[process:services-generaux:99-01-04-02-espacecli-espace-client|espace client]].+2.A tout copropriétaire qui peut le consulter au bureau du syndic ou sur son [[process:99-services-generaux:99-05-02-espacecli-espace-client|espace client]].
  
 == d) Délivrance d'une copie == == d) Délivrance d'une copie ==
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 ====8. Mise à jour des informations nécessaires au registre des copropriétés    ==== ====8. Mise à jour des informations nécessaires au registre des copropriétés    ====
  
-Afin de permettre au comptable d'effectuer la mise à jour sur  [[process:copropriete:25-05-10-le-registre-des-coproprietes|le registre des copropriétés]] +Afin de permettre au comptable d'effectuer la mise à jour sur  [[process:25-copropriete:25-05-10-le-registre-des-coproprietes|le registre des copropriétés]] 
  
 Le gestionnaire devra s'assurer d'avoir mis à jour sur log'in les informations ci-dessous:  Le gestionnaire devra s'assurer d'avoir mis à jour sur log'in les informations ci-dessous: 
process/25-copropriete/25-04-02-06-planifier-les-actions-de-la-copropriete-suivant-le-proces-verbal.1585153614.txt.gz · Dernière modification : 2020/03/25 12:26 de splaissy