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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 04 Suivi du dossier en Copropriété

Cette procédure décrit les modalités de préparation d’une assemblée générale de copropriété.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

NB : Le défaut de convocation d'une Assemblée Générale dans le délai légal est une faute grave susceptible d'entraîner d'importantes sanctions.

Une assemblée générale des copropriétaires doit obligatoirement avoir lieu au moins 1 fois par an. Chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic.

La réunion peut être à l'initiative :

• du syndic de copropriété,
• du conseil syndical,
• d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de l'ensemble des copropriétaires (correspondant à sa quote-part de tantièmes dans les parties communes), sauf si le règlement de copropriété prévoit un nombre de voix moins élevé.

Lorsque l'initiative n'émane pas du syndic, la demande doit lui être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d'huissier. Pour ce faire, il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.

Le processus de l'organisation, du déroulement et du compte rendu de l'assemblée générale peut être découpé en 4 phases ,que nous allons détailler ci dessous :

• 1 La Convocation à préparer
• 2 La Convocation diffusée
• 3 Le Procès verbal (pv) a diffuser
• 4 Le Procès verbal (pv) a traiter

Subsidiairement, nous pouvons rajouter la phase de la seconde lecture ,qui ce résume toutefois à une répétition des quatre premières phases

Il y a deux types d'assemblées générales

Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin en utilisant la préparation AG sur redmine afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir :

L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés

I/Comptabilité & Contentieux

• Date de clôture de l’exercice comptable (obligatoire pour 1ère AG)

• Une analyse financière de l’exercice, qui prendra la forme d'une bilan de la santé financière (obligatoire)

• Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés (obligatoire)

• la constitution d'un fond de procédure (obligatoire pour les copropriétés en mauvaise santé financière)

• Modalité de consultation des comptes (art 18-1 de la loi) par les copropriétaires (obligatoire 1er AG)

II/Le syndic

• Quitus au syndic dans lequel le syndic établit son rapport d'activité (obligatoire)

• Nomination du syndic (obligatoire si mandat à échéance)

Voir contrat type : sur base documentaire

III/Le conseil syndical

• Rapport du Conseil syndical

• Élection des membres du CS, durée du mandat, élection du Président (obligatoire si mandat à échéance)

• Détermination du montant des marchés et contrats ou l’avis du CS est obligatoire, et ou il doit y avoir mise en concurrence, (obligatoire art 21 de la loi)

IV/Les travaux

• Le diagnostic technique global (obligatoire si pas encore voté)

• Le plan pluriannuel des travaux (obligatoire si DTG déjà voté)

• Fonds pour travaux (obligatoire sauf si un dtg indique qu'il n y aura pas de travaux à faire dans les 10 ans à venir). ne peut pas être inférieur à 5 % du budget annuel

• Travaux immeuble

• Elle porte sur un ordre du jour défini et limité demandé soit par la précédente AG (travaux),par le conseil syndical, ou par un collectif de copropriétaires représentant au moins 25% des voix totales de la copropriété

Le gestionnaire ou son assitant(e) crée un ticket assemblée générale dans le projet redmine de l'immeuble.

Ce ticket qui aura été créé permettra d'organiser et suivre l'évolution de l'assemblée générale.

A ce stade le champ “ETAT AG” du ticket sera mis sur “ 1 Convocation à préparer ”, par ailleurs afin d'établir le planning des assemblées générales le champ Date AG devra être complété.

La date d'échéance devra également être modifié pour indiquer la date limite d'envoi de la convocation (date de l'assemblée générale - 30J)

Afin de préparer son assemblée générale le syndic doit réunir un certains nombre de documents :

• Comptabilité de l’exercice clos (comprenant l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles), et des débiteurs…).

Informations disponible sur le ticket BSFC .

• Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS.

• Dossiers procédures et recouvrement en cours (résumé ou tableau, avis d’avocats)

• Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour

• Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé

• Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour

• Une analyse des questions spéciales à connotation juridiques à porter à l’ordre du jour (ex : modification du RC, travaux privatifs affectant les parties communes…..)

• Projet de budget prévisionnel

A noter : le gestionnaire doit établit le budget au plus tard 15 jours ouvrés avant la date limite d'envoi de la convocation

• Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité)

Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.

Un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut être discuté en assemblée générale sans toutefois pouvoir faire l'objet d'un vote.

Le syndic assure la rédaction et la tenue de cet ordre du jour.

A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic par courrier recommandé avec avis de réception la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.

Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l'inscription d'une question à l'ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande

A l'occasion de chaque appel de fonds qu'il adresse aux copropriétaires, le syndic rappelle les dispositions de l'article 10 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967.

Le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de l'inscription d'un point à l'ordre du jour demandé par un ou plusieurs copropriétaires quand bien même les documents nécessaires à une décision valide n'auraient pas été joints à la demande d'inscription.

En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l'opportunité, dès lors qu’elle nécessite une décision ou une autorisation de l’assemblée générale.

Dans tous les cas l'ordre du jour de l'assemblée générale sera devra être établi au plus tard 15 jours ouvrés avant la date limite d'envoi de la convocation.

Les modalités de cet étape sont détaillées dans le process ci-dessous :

25-04-02-02-tenue-des-conseils-syndicaux-preparatoires-aux-ag

ATTENTION !

info doit être donnée à la direction de la date de l’AG et des risques éventuels pour coordonner action commerciale (gestion, …) depuis redmine)

En principe, c'est le syndic de copropriété qui doit procéder à la convocation de l'assemblée générale, y compris s'il n'est pas à l'initiative de l'assemblée générale envisagée.

À défaut, une mise en demeure doit être adressée au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception. Pour ce faire.

Si le syndic n'a pas convoqué l'assemblée générale dans les 8 jours suivant sa mise en demeure, le conseil syndical peut le faire à sa place.

En cas de défaillance du conseil syndical, l'assemblée générale peut être provoquée par tout copropriétaire dans le cadre d'une procédure en référé devant le tribunal de grande instance (TGI).

• La convocation doit être écrite et mentionner :

• le lieu, la date et l'heure de la réunion,
• les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion,
• les modes de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l'assemblée générale.

• En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment :

• des documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes,
• du projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu'il doit être voté,
• des projets de contrat pour voter des travaux,
• des projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges.

• Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple :

• des 5 annexes comptables (l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles),
• de l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération,
• de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire,
• du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes.

• Le gestionnaire ou son assistante « réserve » la salle de réunion à la date prévue pour la tenue de l’AG : salle Groupimo, ou salle extérieure (attention au respect de la loi, l'ag doit se tenir dans la commune ou se situe la copropriété sauf exception).

•Le gestionnaire établit le budget et l'ordre du jour de l'assemblée générale au plus tard 15 jours ouvrés avant la date limite d'envoi de la convocation , et si il en a un(e) il assigne le ticket de l'assemblée générale à l'assistant (e) pou préparation de la trame de la convocation.

• Au plus tard 7 jours ouvrés avant la date limite d'envoi l’assistant(e), fait valider par le gestionnaire, la trame de la convocation de l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre les questions obligatoires , toutes les questions que le conseil syndical à souhaité voir débattues, ainsi que toutes questions demandées par chaque copropriétaire dans les délais prévus à l’article 10 du décret.

• le gestionnaire ou l'assistant(e) joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité.

• S'assure que la convocation part dans les délais requis par la loi minimum 21 Jours francs (sauf urgence), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG.

Rappel : Tout copropriétaire doit se domicilier dans le département du bien de l’immeuble, à défaut le non respect du délai de présentation n’est pas opposable au syndic

• Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR ou contre émargement ou par lettre recommandée électronique (LRE) ou encore par mise à disposition de la convocation sur l'espace client (mode à privilégier).

• Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs

• En interne, le gestionnaire doit veiller au strict respect du process 60-03-10-representation-a.g,

Une fois que la convocation est diffusée, l“ ETAT AG” du ticket de l'assemblée générale devra être placé sur “ 2 Convocation diffusé ”

Arrivé à cet phase , les actions à entreprendre sont les suivantes :

Conformément au contrat de syndic les frais d'affranchissement sont remboursés au syndic, aussi le gestionnaire ou l’assistant(e) (par défaut) doit produire la facture relative à ce remboursement

Afin de répondre aux obligations du Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne , les convocations seront enregistrés dans le champ fichier “ Convocation AG ” du ticket de l'assemble générale immobilier afin qu'il soit consultable dans l'espace client.

Attention ce champ fichier ne peut contenir qu'un seul document

Afin de s'assurer le bonne diffusion de la convocation ,l'ensemble des accusés de réception seront mis sur le ticket de l'assemblée générale.

S'agissant des NPAI ils seront traités conformément au process:

99 01 02 02 – Traitement des courriers NPAI/PND

Le travail de convocation a évidement pour but de tenir l'assemblée générale, aussi le jour “J” il convient d'appliquer la procédure décrite ci-dessous :

25 04 02 02 - Tenir l'Assemblée générale

De retour de l'assemblée générale , le procès verbal qui a été rédigé lors de la séance doit être traité.

Aussi le champ “ETAT AG” du ticket de l'assemblée générale sera mis sur “ 3 PV à traiter ”

Le traitement du procès verbal consiste à :

• Remonter les informations comptable relatives aux décisions prisent lors de l'assemblé générale “ Traitement du ticket BSFC” cette mise à jour de ticket doit être réalisé par le gestionnaire au plus tard 48h (jours ouvrés) après l'assemblée générale

• Facturation par le gestionnaire de la vacation de l'assemblée générale

Conformément au process 25 04 02 06 - Planifier et suivre les actions de la copropriété suivant le procès-verbal

• Mise à jour du carnet d'entretien par le gestionnaire ou par défaut l'assistant(e) si il en un(e)

• Mise à jour par le gestionnaire du registre national de la copropriété afin de générer la fiche synthétique de l'année

• Mise à jour par le gestionnaire ou par défaut l'assistant(e) si il en un(e) de la liste des membres du conseil syndical

• Création par le gestionnaire ou par défaut l'assistant(e) si il en un(e), du ticket de la prochaine assemblée générale

• Création et traitement sur redmine, par le gestionnaire , des différentes demandes relatives aux questions diverses et des résolutions votés lors de l'assemblée générale

Après avoir traité le procès verbal , le gestionnaire ou son assitant(e) si il en en a un(e) doit diffuser le procès verbal.

Aussi le champ “ETAT AG” du ticket de l'assemblée générale sera mis sur “ 4 PV à diffuser ”.

Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans un délai de 1 mois aux copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés) par :

lettre recommandée avec accusé de réception, ou par voie électronique lorsque les copropriétaires ont donné leur autorisation, au syndic de copropriété, d'utiliser leur adresse électronique ( solution à privilégier ).

L'envoi simple d'une copie du compte-rendu suffit pour les autres copropriétaires.

La notification fait démarrer le délai pour contester une décision d'assemblée générale devant le tribunal.

Le recours en contestation d'une décision d'assemblée générale doit impérativement être engagée dans un délai de 2 mois à partir de sa notification.

• Le procès verbal doit être rédigé avec soin car il fait « force de loi » après extinction du délai de contestation des opposants et des défaillants, de 2 mois prévu à l’article 42 de la loi .

L’article 42 de la loi vise les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales. L’action dont il est ici question est nécessairement une action en justice.

Une contestation faite entre les mains du syndic par lettre recommandée n’a aucune valeur et en tout cas ne vaut pas interruption du délai de prescription de deux mois.

• Afin de répondre aux obligations du Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne , le procès verbal sera également enregistrés dans le ticket redmine en en utilisant le champs fichier “PV AG “afin qu'il soit consultable dans l'espace client.

Conformément au contrat de syndic les frais d'affranchissements sont facturés directement à la copropriété par le prestataire AR24.

Pour tenir et mettre à jour le registre des assemblée générales il convient de suivre la procédure ci-dessous :

25 04 02 05 - Tenir les registres d'assemblée générale

A ce stade, si aucune assemblée générale en seconde lecture ne doit être convoqué, il convient de passer le ticket de l'assemblée générale sur “résolu”

A noter si les autres tickets en sous taches de celui de l'assemblée générale n'ont pas été traités et résolus le ticket assemblée générale ne pourra pas être fermé.

La préparation et la tenu de l'assemblée générale est faite actuellement sous Vilogi, aussi il convient de suivre le mode opération ci-dessous afin d 'y parvenir :

25 04 02 01 01 - Mode opératoire préparation assemblée générale annuelle

Source: service-public.fr