Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-04-02-l-assemblee-generale-en-copropriete [2020/03/26 15:22] – ↷ Liens modifiés en raison d'un déplacement. splaissy
+++ process:25-copropriete:25-04-02-l-assemblee-generale-en-copropriete [2020/09/08 11:37] – stadi
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-===== I.	Objet de la procédure. =====
+===== I. Objet de la procédure. =====
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 Lorsque l'initiative n'émane pas du syndic, la demande doit lui être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d'huissier. Pour ce faire, il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.
+Le processus de l'organisation, du déroulement et du compte rendu de l'assemblée générale peut être découpé en 4  phases ,que nous allons détailler ci dessous :
+  * 1 La Convocation à préparer
+  * 2 La Convocation diffusée
+  * 3 Le Procès verbal (pv) a diffuser
+  * 4 Le Procès verbal (pv) a traiter
+Subsidiairement, nous pouvons rajouter la phase de la seconde lecture ,qui ce résume toutefois à une répétition des quatre premières phases
-====1. Regroupement des documents :  ====
+**Il y a deux types d'assemblées générales**
-Afin de préparer son assemblée générale le syndic doit réunir un certains nombre de documents :
+==  a. Assemblée annuelle==
-• Comptabilité de l’exercice clos (comprenant l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles), et des débiteurs...), après rendez-vous avec le comptable.
+Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin en utilisant la préparation AG sur [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete| redmine]] afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir :
+L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés
-• Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS.
+**I/Comptabilité & Contentieux**
+•	Date de clôture de l’exercice comptable (obligatoire pour 1ère AG)
-• Dossiers procédures et recouvrement en cours (résumé ou tableau, avis d’avocats)
+•	[[https://wiki.groupimo.fr/process/copropriete/25-05-08-verifier-et-arreter-les-comptes-annuels#la-presentation-des-comptes-a-l-assemblee-generale|Une analyse financière de l’exercice, qui prendra la forme d'une bilan de la santé financière]] (obligatoire)
-•  Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour
+• [[process:25-copropriete:25-08-01-mise-en-place-et-suivi-des-procedures-de-recouvrement|Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés]] (obligatoire)
-• Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé (voir [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|le carnet de bord sur redmine]])
+• [[process:25-copropriete:25-08-02-constitution-d-un-fond-de-procedure-permettant-le-recouvrement-des-charges|la constitution d'un fond de procédure ]] (**obligatoire pour les copropriétés en mauvaise santé financière**)
-• Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour
-•  Une analyse des questions spéciales à connotation juridiques à porter à l’ordre du jour (ex : modification du RC, travaux privatifs affectant les parties communes…..)
+• Modalité de consultation des comptes (art 18-1 de la loi) par les copropriétaires (obligatoire 1er AG)
-• Projet de budget prévisionnel
+**II/Le syndic**
-• Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité)
+• Quitus au syndic  dans lequel le syndic établit son [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|rapport d'activité]]  (obligatoire)
-====2.  Préparation de l’ordre du jour par le gestionnaire ====
+• Nomination du syndic (obligatoire si mandat à échéance)
-Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.
+Voir contrat type : sur [[https://espaceco.groupimo.fr/base2|base documentaire]]
-Un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut être discuté en assemblée générale sans toutefois pouvoir faire l'objet d'un vote.
+**III/Le conseil syndical**
-Le syndic assure la rédaction et la tenue de cet ordre du jour.
+•	Rapport du Conseil syndical
-A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic par courrier recommandé avec avis de réception la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.
+•	Élection des membres du CS, durée du mandat, élection du Président (obligatoire si mandat à échéance)
-Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l'inscription d'une question à l'ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande
+•	Détermination du montant des marchés et contrats ou l’avis du CS est obligatoire, et ou il doit y avoir mise en concurrence, (obligatoire art 21 de la loi)
-A l'occasion de chaque appel de fonds qu'il adresse aux copropriétaires, le syndic rappelle les dispositions de [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?idArticle=LEGIARTI000022124061&cidTexte=LEGITEXT000006061423|l'article 10 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967]].
+**IV/Les travaux**
-Le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de l'inscription d'un point à l'ordre du jour demandé par un ou plusieurs copropriétaires quand bien même les documents nécessaires à une décision valide n'auraient pas été joints à la demande d'inscription.
+• [[https://wiki.groupimo.fr/process/copropriete/25-07-01-prevoir-et-planifier-les-travaux#le-diagnostic-technique-global|Le diagnostic technique global]]  (obligatoire si pas encore voté)
-En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l'opportunité, dès lors qu’elle nécessite une décision ou une autorisation de l’assemblée générale.
+• Le plan pluriannuel des travaux (obligatoire si DTG déjà voté)
+• [[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34026|Fonds pour travaux]] (obligatoire sauf si un dtg indique qu'il n y aura pas de travaux à faire dans les 10 ans à venir). ne peut pas être inférieur à 5 % du budget annuel
-Il y a deux type d'assemblée générale
+• Travaux immeuble
-===  a. Assemblée annuelle===
-Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin en utilisant la préparation AG sur [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete| redmine]] afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir :
+== b. Assemblée spéciale==
-L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés
+•	Elle porte sur un ordre du jour défini et limité demandé soit par la précédente AG (travaux),par le conseil syndical, ou par un collectif de copropriétaires représentant au moins 25% des voix totales de la copropriété
-**I/Comptabilité & Contentieux**
-•	Date de clôture de l’exercice comptable (obligatoire pour 1ère AG)
-•	[[https://wiki.groupimo.fr/process/copropriete/25-05-08-verifier-et-arreter-les-comptes-annuels#la-presentation-des-comptes-a-l-assemblee-generale|Une analyse financière de l’exercice, qui prendra la forme d'une bilan de la santé financière]] (obligatoire)
-• [[process:25-copropriete:25-08-01-mise-en-place-et-suivi-des-procedures-de-recouvrement|Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés]] (obligatoire)
+====III. La Convocation a préparer  ====
-• [[process:25-copropriete:25-08-02-constitution-d-un-fond-de-procedure-permettant-le-recouvrement-des-charges|la constitution d'un fond de procédure ]] (**obligatoire pour les copropriétés en mauvaise santé financière**)
+Le gestionnaire ou son assitant(e)  crée un ticket assemblée générale dans le projet redmine de l'immeuble.
+Ce ticket qui aura été créé permettra d'organiser et suivre l'évolution de l'assemblée générale.
-• Modalité de consultation des comptes (art 18-1 de la loi) par les copropriétaires (obligatoire 1er AG)
+A ce stade le champ "ETAT AG" du ticket sera mis sur " **1 Convocation à préparer** ", par ailleurs afin d'établir
+ [[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1crDq7820k_93-sHZjJpQE4kNShPJUlMOdHzHlShrUv8/edit?usp=sharing|le planning des assemblées générales]] le champ Date AG devra être complété.
-**II/Le syndic**
+===1. Regroupement des documents :  ===
-• Quitus au syndic  dans lequel le syndic établit son [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|rapport d'activité]]  (obligatoire)
+Afin de préparer son assemblée générale le syndic doit réunir un certains nombre de documents :
-• Nomination du syndic (obligatoire si mandat à échéance)
+• Comptabilité de l’exercice clos (comprenant l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles), et des débiteurs...).
-Voir contrat type : sur [[https://espaceco.groupimo.fr/base2|base documentaire]]
+**Informations disponible sur le ticket BSFC** .
-**III/Le conseil syndical**
-•	Rapport du Conseil syndical
+• Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS.
-•	Élection des membres du CS, durée du mandat, élection du Président (obligatoire si mandat à échéance)
-•	Détermination du montant des marchés et contrats ou l’avis du CS est obligatoire, et ou il doit y avoir mise en concurrence, (obligatoire art 21 de la loi)
+• Dossiers procédures et recouvrement en cours (résumé ou tableau, avis d’avocats)
-**IV/Les travaux**
+•  Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour
-• [[https://wiki.groupimo.fr/process/copropriete/25-07-01-prevoir-et-planifier-les-travaux#le-diagnostic-technique-global|Le diagnostic technique global]]  (obligatoire si pas encore voté)
+• Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé
-• Le plan pluriannuel des travaux (obligatoire si DTG déjà voté)
+• Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour
-• [[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34026|Fonds pour travaux]] (obligatoire sauf si un dtg indique qu'il n y aura pas de travaux à faire dans les 10 ans à venir). ne peut pas être inférieur à 5 % du budget annuel
+•  Une analyse des questions spéciales à connotation juridiques à porter à l’ordre du jour (ex : modification du RC, travaux privatifs affectant les parties communes…..)
-• Travaux immeuble
+• Projet de budget prévisionnel
+• Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité)
+===2.  Préparation de l’ordre du jour par le gestionnaire ===
+Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.
+Un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut être discuté en assemblée générale sans toutefois pouvoir faire l'objet d'un vote.
+Le syndic assure la rédaction et la tenue de cet ordre du jour.
+A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic par courrier recommandé avec avis de réception la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.
+Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l'inscription d'une question à l'ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande
+A l'occasion de chaque appel de fonds qu'il adresse aux copropriétaires, le syndic rappelle les dispositions de [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?idArticle=LEGIARTI000022124061&cidTexte=LEGITEXT000006061423|l'article 10 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967]].
+Le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de l'inscription d'un point à l'ordre du jour demandé par un ou plusieurs copropriétaires quand bien même les documents nécessaires à une décision valide n'auraient pas été joints à la demande d'inscription.
+En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l'opportunité, dès lors qu’elle nécessite une décision ou une autorisation de l’assemblée générale.
+===3. Le conseils syndical préparatoire à l'Assemblée Générale ===
+Les modalités de cet étape sont détaillées dans le process ci-dessous :
+[[process:25-copropriete:25-04-02-02-tenue-des-conseils-syndicaux-preparatoires-aux-ag|]]
-=== b. Assemblée spéciale===
-•	Elle porte sur un ordre du jour défini et limité demandé soit par la précédente AG (travaux),par le conseil syndical, ou par un collectif de copropriétaires représentant au moins 25% des voix totales de la copropriété
-====3.  Convocation de l’assemblée ====
+===4.  La diffusion de la convocation ===
 **ATTENTION !**
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 Rappel : Tout copropriétaire doit se domicilier dans le département du bien de l’immeuble, à défaut le non respect du délai de présentation n’est pas opposable au syndic
-• Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR **(mode à privilégier**)ou contre émargement  ou par [[https://www.anil.org/documentation-experte/analyses-juridiques-jurisprudence/analyses-juridiques/analyses-juridiques-2015/copropriete-notifications-et-mises-en-demeure-par-voie-electronique/|lettre recommandée électronique ]] (LRE).
+• Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR ou contre émargement  ou par [[https://www.anil.org/documentation-experte/analyses-juridiques-jurisprudence/analyses-juridiques/analyses-juridiques-2015/copropriete-notifications-et-mises-en-demeure-par-voie-electronique/|lettre recommandée électronique ]] (LRE) ou encore par mise à disposition de la convocation sur l'espace client **(mode à privilégier**).
+=== 5.	Information à la Gérance (CGC )===
+• Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs
-===3.1 Convocation deuxième lecture===
+• En interne, le gestionnaire doit veiller au strict respect du process [[process:60-diagnostic:60-03-10-representation-a.g]],
-Conformément à [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=DD7B0E0F14DDDEA15142C3253149599F.tplgfr29s_1?cidTexte=JORFTEXT000000305770&idArticle=LEGIARTI000006488443&dateTexte=20040604&categorieLien=id#LEGIARTI000006488443|l'article 19 du décret du 17 Mars 67]], et à défaut de majorité, une nouvelle assemblée doit être réunie.
-Pour ce faire, il est possible de prévoir, sur la première convocation, la date, le lieu et l'heure de la seconde assemblée générale qui se réunira dans le cas ou la majorité prévue lors de la première assemblée ne peut être atteint. L'ordre du jour doit être impérativement identique.
-===3.2.  Archivage et consultation de la convocation====
+====IV. La convocation diffusé====
-Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]]  , les convocations et leurs annexes (annexe comptable ,devis, contrat etc..) seront enregistrés dans le dossier électronique de l'ensemble immobilier afin qu'il soit consultable dans l'[[process:99-services-generaux:99-04-99-40-08-le-contrat-de-vente-compromis-99817-support-cours:99-05-02-espacecli-espace-client|espace client]].
+Une fois que la convocation est diffusée, l" ETAT AG" du ticket de l'assemblée générale devra être placé sur  " **2 Convocation diffusé** "
-==== 4.	Information à la Gérance (CGC )====
+Arrivé à cet phase , les actions à entreprendre sont les suivantes :
-• Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs
+===1. Facturation des frais d'affranchissements de la convocation===
+Conformément au contrat de syndic les frais d'affranchissement sont remboursés au syndic, aussi le  gestionnaire ou l’assistant(e) (par défaut) doit produire la facture relative à ce remboursement
+===2.Archivage de la convocation===
+Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]]  , les convocations  seront enregistrés dans le  champ fichier " **Convocation AG** " du ticket de l'assemble générale immobilier afin qu'il soit consultable dans l'[[process:99-services-generaux:99-05-02-espacecli-espace-client|espace client]].
+__Attention ce champ fichier ne peut contenir qu'un seul document__
+===3.Collecte des AR et gestion des  NPAI===
+Afin de s'assurer le bonne diffusion de la convocation ,l'ensemble des accusés de réception seront mis sur le ticket de l'assemblée générale.
+S'agissant des NPAI ils seront traités conformément au process:
+[[process:99-services-generaux:99-01-02-02-traitement-des-npai|]]
+===4.Tenir l'assemblée générale===
+Le travail de convocation a évidement pour but de tenir l'assemblée générale, aussi le jour "J" il convient d'appliquer la procédure décrite ci-dessous :
+[[process:25-copropriete:25-04-02-04-tenue-l-assemblee-generale|]]
+====V. Le procès verbal à traiter ====
+De retour de l'assemblée générale , le procès verbal qui a été rédigé lors de la séance doit être traité.
+Aussi le champ "ETAT AG" du ticket de l'assemblée générale sera mis sur " **3 PV à traiter** "
+Le traitement du procès verbal consiste à :
+===1. Le traitement des informations comptables ===
+  * Remonter  les informations comptable relatives aux décisions prisent lors de l'assemblé générale " Traitement du ticket BSFC" cette  mise à jour de ticket doit être réalisé par **le gestionnaire au plus tard 48h (jours ouvrés) après l'assemblée générale**
+  * Facturation par le gestionnaire de la vacation de l'assemblée générale
+===2. Le traitement des informations administratives et techniques ===
+Conformément au process [[process:25-copropriete:25-04-02-06-planifier-les-actions-de-la-copropriete-suivant-le-proces-verbal|]]
+  * Mise à jour  du [[process:25-copropriete:25-04-05-03-le-carnet-entretien|carnet d'entretien]] par le gestionnaire ou **par défaut l'assistant(e)** si il en un(e)
+  * Mise à jour  par le **gestionnaire** du registre national de la copropriété afin de générer la fiche synthétique de l'année
+  * Mise à jour par  le gestionnaire  ou **par défaut l'assistant(e)** si il en un(e) de la liste des membres du conseil syndical
+  * Création par le gestionnaire  ou **par défaut l'assistant(e)** si il en un(e), du ticket de la prochaine assemblée générale
+  * Création et traitement  sur redmine, par le **gestionnaire** , des différentes demandes relatives aux questions diverses et des résolutions votés  lors de l'assemblée générale
+==== VI. Le procès verbal à diffuser ====
+===1. La diffusion du procès verbal===
+Après avoir traité le procès verbal , le gestionnaire ou son assitant(e) si il en en a un(e) doit diffuser le procès verbal.
+Aussi le champ "ETAT AG" du ticket de l'assemblée générale sera mis sur " **4 PV à diffuser** ".
+Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans **un délai de 1 mois** aux copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés) par :
+lettre recommandée avec accusé de réception,
+ou par voie électronique lorsque les copropriétaires ont donné leur autorisation, au syndic de copropriété, d'utiliser leur adresse électronique ( **solution à privilégier** ).
+L'envoi simple d'une copie du compte-rendu suffit pour les autres copropriétaires.
+La notification fait démarrer le délai pour contester une décision d'assemblée générale devant le tribunal.
+Le recours en contestation d'une décision d'assemblée générale doit impérativement être engagée dans un délai de 2 mois à partir de sa notification.
+• Le procès verbal doit être rédigé avec soin car il fait « force de loi » après extinction du délai de contestation des opposants et des défaillants, de 2 mois prévu à [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=8CE5BD3857993E0AB50E1A1D73EE5C05.tplgfr24s_1?idArticle=LEGIARTI000037671877&cidTexte=LEGITEXT000006068256&dateTexte=20190108|l’article 42 de la loi]] .
+L’article 42 de la loi vise les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales. L’action dont il est ici question est nécessairement une action en justice.
+**Une contestation faite entre les mains du syndic par lettre recommandée n’a aucune valeur et en tout cas ne vaut pas interruption du délai de prescription de deux mois.**
+===2.L'archivage du procès verbal===
+• Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]] , **le procès verbal ** sera également enregistrés dans le ticket redmine en en utilisant le champs fichier "**PV AG** "afin qu'il soit consultable dans l'[[process:99-services-generaux:99-05-02-espacecli-espace-client|espace client]].
+===3. Facturation des frais d'affranchissements du procès verbal==
+Conformément au contrat de syndic les frais d'affranchissements sont remboursés au syndic, aussi le  gestionnaire ou l’assistant(e) (par défaut) doit produire la facture relative à ce remboursement
+===4. Mettre à jour le registre des assemblées générales ===
+Pour tenir et mettre à jour le registre des assemblée générales il convient de suivre la procédure ci-dessous :
+[[process:25-copropriete:25-04-02-05-tenir-les-registres-des-ag|]]
+A ce stade, **si aucune assemblée générale en seconde lecture ne doit être convoqué**, il convient de passer le ticket de l'assemblée générale sur "résolu"
+A noter  si les autres tickets en sous taches de celui de l'assemblée générale n'ont pas été traités et résolus le ticket assemblée générale ne pourra pas être fermé.
+====VII.Le mode opératoire de l'assemblée générale sur le logiciel log'in====
+La préparation et la tenu de l'assemblée générale est faite actuellement sous login, aussi il convient de suivre le mode opération ci-dessous afin d 'y parvenir :
+[[process:25-copropriete:25-04-02-01-01-modop-preparation-ag-annuelle]]
-• En interne, le gestionnaire doit veiller au strict respect du process [[process:60-diagnostic:60-03-10-representation-a.g]],
+Source: [[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/N31341|service-public.fr]]
 {{tag>copropriété formation}}