Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-04-02-l-assemblee-generale-en-copropriete [2020/04/30 14:25] – stadi
+++ process:25-copropriete:25-04-02-l-assemblee-generale-en-copropriete [2023/03/16 11:22] (Version actuelle) – splaissy
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 Subsidiairement, nous pouvons rajouter la phase de la seconde lecture ,qui ce résume toutefois à une répétition des quatre premières phases
+**Il y a deux types d'assemblées générales**
+==  a. Assemblée annuelle==
+Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin en utilisant la préparation AG sur [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete| redmine]] afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir :
+L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés
+**I/Comptabilité & Contentieux**
+•	Date de clôture de l’exercice comptable (obligatoire pour 1ère AG)
+•	[[https://wiki.groupimo.fr/process/copropriete/25-05-08-verifier-et-arreter-les-comptes-annuels#la-presentation-des-comptes-a-l-assemblee-generale|Une analyse financière de l’exercice, qui prendra la forme d'une bilan de la santé financière]] (obligatoire)
+• [[process:25-copropriete:25-08-01-mise-en-place-et-suivi-des-procedures-de-recouvrement|Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés]] (obligatoire)
+• [[process:25-copropriete:25-08-02-constitution-d-un-fond-de-procedure-permettant-le-recouvrement-des-charges|la constitution d'un fond de procédure ]] (**obligatoire pour les copropriétés en mauvaise santé financière**)
+• Modalité de consultation des comptes (art 18-1 de la loi) par les copropriétaires (obligatoire 1er AG)
+**II/Le syndic**
+• Quitus au syndic  dans lequel le syndic établit son [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|rapport d'activité]]  (obligatoire)
+• Nomination du syndic (obligatoire si mandat à échéance)
+Voir contrat type : sur [[https://espaceco.groupimo.fr/base2|base documentaire]]
+**III/Le conseil syndical**
+•	Rapport du Conseil syndical
+•	Élection des membres du CS, durée du mandat, élection du Président (obligatoire si mandat à échéance)
+•	Détermination du montant des marchés et contrats ou l’avis du CS est obligatoire, et ou il doit y avoir mise en concurrence, (obligatoire art 21 de la loi)
+**IV/Les travaux**
+• [[https://wiki.groupimo.fr/process/copropriete/25-07-01-prevoir-et-planifier-les-travaux#le-diagnostic-technique-global|Le diagnostic technique global]]  (obligatoire si pas encore voté)
+• Le plan pluriannuel des travaux (obligatoire si DTG déjà voté)
+• [[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34026|Fonds pour travaux]] (obligatoire sauf si un dtg indique qu'il n y aura pas de travaux à faire dans les 10 ans à venir). ne peut pas être inférieur à 5 % du budget annuel
+• Travaux immeuble
+== b. Assemblée spéciale==
+•	Elle porte sur un ordre du jour défini et limité demandé soit par la précédente AG (travaux),par le conseil syndical, ou par un collectif de copropriétaires représentant au moins 25% des voix totales de la copropriété
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 Ce ticket qui aura été créé permettra d'organiser et suivre l'évolution de l'assemblée générale.
-A ce stade le champ "ETAT AG" du ticket sera mis sur " **1 Convocation à préparer** ", par ailleurs afin d'établir [[process:25-copropriete:25-04-02-01-etablissement-du-calendrier-des-assemblees-generales|25-04-02-01- le calendrier des assemblées générales]] le champ Date AG devra être complété.
+A ce stade le champ "ETAT AG" du ticket sera mis sur " **1 Convocation à préparer** ", par ailleurs afin d'établir
+ [[https://www.google.com/url?q=https://calendar.google.com/calendar/embed?src%3Dc_3is4bop4gc04pkdpkutlei6quo%2540group.calendar.google.com%26ctz%3DAmerica%252FMartinique&sa=D&source=editors&ust=1651774925092774&usg=AOvVaw2odZMlOxr7Jl_weEM9P2RC|le planning des assemblées générales]] le champ Date AG devra être complété.
+La date d'échéance devra également être modifié pour indiquer la date limite d'envoi de la convocation (date de l'assemblée générale  - 30J)
 ===1. Regroupement des documents :  ===
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 •  Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour
-• Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé (voir [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|le carnet de bord sur redmine]])
+• Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé
 • Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour
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 • Projet de budget prévisionnel
+**A noter : le gestionnaire doit établit le budget au plus tard 15 jours ouvrés avant la date limite d'envoi de la convocation**
 • Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité)
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 En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l'opportunité, dès lors qu’elle nécessite une décision ou une autorisation de l’assemblée générale.
+Dans tous les cas l'ordre du jour de l'assemblée générale sera devra être établi au plus tard 15 jours ouvrés avant la date limite d'envoi de la convocation.
 ===3. Le conseils syndical préparatoire à l'Assemblée Générale ===
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-Il y a deux type d'assemblée générale
-==  a. Assemblée annuelle==
-Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin en utilisant la préparation AG sur [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete| redmine]] afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir :
-L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés
-**I/Comptabilité & Contentieux**
-•	Date de clôture de l’exercice comptable (obligatoire pour 1ère AG)
-•	[[https://wiki.groupimo.fr/process/copropriete/25-05-08-verifier-et-arreter-les-comptes-annuels#la-presentation-des-comptes-a-l-assemblee-generale|Une analyse financière de l’exercice, qui prendra la forme d'une bilan de la santé financière]] (obligatoire)
-• [[process:25-copropriete:25-08-01-mise-en-place-et-suivi-des-procedures-de-recouvrement|Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés]] (obligatoire)
-• [[process:25-copropriete:25-08-02-constitution-d-un-fond-de-procedure-permettant-le-recouvrement-des-charges|la constitution d'un fond de procédure ]] (**obligatoire pour les copropriétés en mauvaise santé financière**)
-• Modalité de consultation des comptes (art 18-1 de la loi) par les copropriétaires (obligatoire 1er AG)
-**II/Le syndic**
-• Quitus au syndic  dans lequel le syndic établit son [[process:25-copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|rapport d'activité]]  (obligatoire)
-• Nomination du syndic (obligatoire si mandat à échéance)
-Voir contrat type : sur [[https://espaceco.groupimo.fr/base2|base documentaire]]
-**III/Le conseil syndical**
-•	Rapport du Conseil syndical
-•	Élection des membres du CS, durée du mandat, élection du Président (obligatoire si mandat à échéance)
-•	Détermination du montant des marchés et contrats ou l’avis du CS est obligatoire, et ou il doit y avoir mise en concurrence, (obligatoire art 21 de la loi)
-**IV/Les travaux**
-• [[https://wiki.groupimo.fr/process/copropriete/25-07-01-prevoir-et-planifier-les-travaux#le-diagnostic-technique-global|Le diagnostic technique global]]  (obligatoire si pas encore voté)
-• Le plan pluriannuel des travaux (obligatoire si DTG déjà voté)
-• [[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34026|Fonds pour travaux]] (obligatoire sauf si un dtg indique qu'il n y aura pas de travaux à faire dans les 10 ans à venir). ne peut pas être inférieur à 5 % du budget annuel
-• Travaux immeuble
-== b. Assemblée spéciale==
-•	Elle porte sur un ordre du jour défini et limité demandé soit par la précédente AG (travaux),par le conseil syndical, ou par un collectif de copropriétaires représentant au moins 25% des voix totales de la copropriété
 ===4.  La diffusion de la convocation ===
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 • Le gestionnaire ou son assistante « réserve » la salle de réunion à la date prévue pour la tenue de l’AG : salle Groupimo, ou salle extérieure (attention au respect de la loi, l'ag doit se tenir dans la commune ou se situe la copropriété sauf exception).
-• Le gestionnaire ou l’assistante, sous contrôle du gestionnaire, prépare la convocation à l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre **les questions obligatoires** , toutes les questions que le conseil syndical à souhaité voir débattues, ainsi que toutes questions demandées par chaque copropriétaire dans les délais prévus à l’article 10 du décret.
+•Le gestionnaire  établit le budget et l'ordre du jour de l'assemblée générale  au plus tard 15 jours ouvrés avant la date limite d'envoi de la convocation ,  et si il en a un(e) il assigne le ticket  de l'assemblée générale à l'assistant (e) pou préparation de la trame de la convocation.
+• Au plus tard 7 jours ouvrés avant la date limite d'envoi  l’assistant(e), fait valider par le gestionnaire, la trame de la convocation de l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre **les questions obligatoires** , toutes les questions que le conseil syndical à souhaité voir débattues, ainsi que toutes questions demandées par chaque copropriétaire dans les délais prévus à l’article 10 du décret.
-• Elle joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité.
-• Elle s’assure que la convocation part dans les délais requis par la loi **minimum 21 Jours francs (sauf urgence), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG.
+• le gestionnaire ou l'assistant(e) joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité.
+• S'assure que la convocation part dans les délais requis par la loi **minimum 21 Jours francs (sauf urgence), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG.
 **
 Rappel : Tout copropriétaire doit se domicilier dans le département du bien de l’immeuble, à défaut le non respect du délai de présentation n’est pas opposable au syndic
-• Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR ou contre émargement  ou par [[https://www.anil.org/documentation-experte/analyses-juridiques-jurisprudence/analyses-juridiques/analyses-juridiques-2015/copropriete-notifications-et-mises-en-demeure-par-voie-electronique/|lettre recommandée électronique ]] (LRE) ou encore par mise à disposition de la convocation sur l'espace client **(mode à privilégier**).
+• Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR ou contre émargement  ou par [[https://www.inc-conso.fr/content/logement/copropriete-la-communication-par-voie-electronique|lettre recommandée électronique ]] (LRE) ou encore par mise à disposition de la convocation sur l'espace client **(mode à privilégier**).
+=== 5.	Information à la Gérance (CGC )===
-====IV. La convocation diffusé====
+• Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs
+• En interne, le gestionnaire doit veiller au strict respect du process [[process:60-diagnostic:60-03-10-representation-a.g]],
+====IV. La convocation diffusée====
 Une fois que la convocation est diffusée, l" ETAT AG" du ticket de l'assemblée générale devra être placé sur  " **2 Convocation diffusé** "
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 Arrivé à cet phase , les actions à entreprendre sont les suivantes :
-===1.Archivage de la convocation===
+===1. Facturation des frais d'affranchissements de la convocation===
+Conformément au contrat de syndic les frais d'affranchissement sont remboursés au syndic, aussi le  gestionnaire ou l’assistant(e) (par défaut) doit produire la facture relative à ce remboursement
+===2.Archivage de la convocation===
-Mettre dans le champ fichier Convocation AG, la convocation y compris ses annexes au format PDF
+Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]]  , les convocations  seront enregistrés dans le  champ fichier " **Convocation AG** " du ticket de l'assemble générale immobilier afin qu'il soit consultable dans l'[[process:99-services-generaux:99-05-02-espacecli-espace-client|espace client]].
 __Attention ce champ fichier ne peut contenir qu'un seul document__
-===2.Collecte des AR et gestion NPAI===
+===3.Collecte des AR et gestion des  NPAI===
 Afin de s'assurer le bonne diffusion de la convocation ,l'ensemble des accusés de réception seront mis sur le ticket de l'assemblée générale.
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 [[process:99-services-generaux:99-01-02-02-traitement-des-npai|]]
-===3.Tenir l'assemblée général===
+===4.Tenir l'assemblée générale===
 Le travail de convocation a évidement pour but de tenir l'assemblée générale, aussi le jour "J" il convient d'appliquer la procédure décrite ci-dessous :
-[[process:25-copropriete:25-04-02-04-tenue-l-assemblee-generale|]]
+[[process:25-copropriete:25-04-02-02-tenir-l-assemblee-generale]]
+====V. Le procès verbal à traiter ====
-===3.1 Convocation deuxième lecture===
+De retour de l'assemblée générale , le procès verbal qui a été rédigé lors de la séance doit être traité.
-Conformément à [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=DD7B0E0F14DDDEA15142C3253149599F.tplgfr29s_1?cidTexte=JORFTEXT000000305770&idArticle=LEGIARTI000006488443&dateTexte=20040604&categorieLien=id#LEGIARTI000006488443|l'article 19 du décret du 17 Mars 67]], et à défaut de majorité, une nouvelle assemblée doit être réunie.
+Aussi le champ "ETAT AG" du ticket de l'assemblée générale sera mis sur " **3 PV à traiter** "
-Pour ce faire, il est possible de prévoir, sur la première convocation, la date, le lieu et l'heure de la seconde assemblée générale qui se réunira dans le cas ou la majorité prévue lors de la première assemblée ne peut être atteint. L'ordre du jour doit être impérativement identique.
+Le traitement du procès verbal consiste à :
+===1. Le traitement des informations comptables ===
-===3.2.  Archivage et consultation de la convocation====
+  * Remonter  les informations comptable relatives aux décisions prisent lors de l'assemblé générale " Traitement du ticket BSFC" cette  mise à jour de ticket doit être réalisé par **le gestionnaire au plus tard 48h (jours ouvrés) après l'assemblée générale**
-Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]]  , les convocations et leurs annexes (annexe comptable ,devis, contrat etc..) seront enregistrés dans le dossier électronique de l'ensemble immobilier afin qu'il soit consultable dans l'[[process:99-services-generaux:99-05-02-espacecli-espace-client|espace client]].
+  * Facturation par le gestionnaire de la vacation de l'assemblée générale
-==== 4.	Information à la Gérance (CGC )====
+===2. Le traitement des informations administratives et techniques ===
-• Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs
+Conformément au process [[process:25-copropriete:25-04-02-06-planifier-les-actions-de-la-copropriete-suivant-le-proces-verbal|]]
-• En interne, le gestionnaire doit veiller au strict respect du process [[process:60-diagnostic:60-03-10-representation-a.g]],
+  * Mise à jour  du [[process:25-copropriete:25-04-05-03-le-carnet-entretien|carnet d'entretien]] par le gestionnaire ou **par défaut l'assistant(e)** si il en un(e)
+  * Mise à jour  par le **gestionnaire** du registre national de la copropriété afin de générer la fiche synthétique de l'année
+  * Mise à jour par  le gestionnaire  ou **par défaut l'assistant(e)** si il en un(e) de la liste des membres du conseil syndical
+  * Création par le gestionnaire  ou **par défaut l'assistant(e)** si il en un(e), du ticket de la prochaine assemblée générale
+  * Création et traitement  sur redmine, par le **gestionnaire** , des différentes demandes relatives aux questions diverses et des résolutions votés  lors de l'assemblée générale
+==== VI. Le procès verbal à diffuser ====
+===1. La diffusion du procès verbal===
+Après avoir traité le procès verbal , le gestionnaire ou son assitant(e) si il en en a un(e) doit diffuser le procès verbal.
+Aussi le champ "ETAT AG" du ticket de l'assemblée générale sera mis sur " **4 PV à diffuser** ".
+Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans **un délai de 1 mois** aux copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés) par :
+lettre recommandée avec accusé de réception,
+ou par voie électronique lorsque les copropriétaires ont donné leur autorisation, au syndic de copropriété, d'utiliser leur adresse électronique ( **solution à privilégier** ).
+L'envoi simple d'une copie du compte-rendu suffit pour les autres copropriétaires.
+La notification fait démarrer le délai pour contester une décision d'assemblée générale devant le tribunal.
+Le recours en contestation d'une décision d'assemblée générale doit impérativement être engagée dans un délai de 2 mois à partir de sa notification.
+• Le procès verbal doit être rédigé avec soin car il fait « force de loi » après extinction du délai de contestation des opposants et des défaillants, de 2 mois prévu à [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=8CE5BD3857993E0AB50E1A1D73EE5C05.tplgfr24s_1?idArticle=LEGIARTI000037671877&cidTexte=LEGITEXT000006068256&dateTexte=20190108|l’article 42 de la loi]] .
+L’article 42 de la loi vise les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales. L’action dont il est ici question est nécessairement une action en justice.
+**Une contestation faite entre les mains du syndic par lettre recommandée n’a aucune valeur et en tout cas ne vaut pas interruption du délai de prescription de deux mois.**
+===2.L'archivage du procès verbal===
+• Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]] , **le procès verbal ** sera également enregistrés dans le ticket redmine en en utilisant le champs fichier "**PV AG** "afin qu'il soit consultable dans l'[[process:99-services-generaux:99-05-02-espacecli-espace-client|espace client]].
+===3. Facturation des frais d'affranchissements du procès verbal==
+Conformément au contrat de syndic les frais d'affranchissements sont facturés directement à la copropriété par le prestataire AR24.
+===4. Mettre à jour le registre des assemblées générales ===
+Pour tenir et mettre à jour le registre des assemblée générales il convient de suivre la procédure ci-dessous :
+[[process:25-copropriete:25-04-02-05-tenir-les-registres-des-ag|]]
+A ce stade, **si aucune assemblée générale en seconde lecture ne doit être convoqué**, il convient de passer le ticket de l'assemblée générale sur "résolu"
+A noter  si les autres tickets en sous taches de celui de l'assemblée générale n'ont pas été traités et résolus le ticket assemblée générale ne pourra pas être fermé.
+====VII.Le mode opératoire de l'assemblée générale sur le logiciel Vilogi====
+La préparation et la tenu de l'assemblée générale est faite actuellement sous Vilogi, aussi il convient de suivre le mode opération ci-dessous afin d 'y parvenir :
+[[process:25-copropriete:25-04-02-01-01-modop-preparation-ag-annuelle]]