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process:25-copropriete:25-04-03-01-01-tenir-les-registres-des-mandats [2022/02/16 08:20] – stadi | process:25-copropriete:25-04-03-01-01-tenir-les-registres-des-mandats [2023/10/06 09:26] – hnonnon |
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Conformément au process, [[process:25-copropriete:25-04-03-01-mandat-contrats-de-syndic|25 04 03 01 - Mandat/contrat syndic]], dès le retour d’assemblée générale le contrat est numérisé sur logiciel de gestion. Le contrat est numérisé sur le ticket du contrat à prendre dans l'onglet dédié en format pdf dénommé Contrat. | Conformément au process, [[process:25-copropriete:25-04-03-01-mandat-contrats-de-syndic|25 04 03 01 - Mandat/contrat syndic]], dès le retour d’assemblée générale le contrat est numérisé et est mis sur un ticket dans le projet de l'ensemble immobilier concerné. |
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Les informations suivantes devront obligatoirement figurer sur le ticket: | Les informations suivantes devront obligatoirement figurer sur le ticket: |
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===d. Qui rempli le registre ? === | ===d. Qui remplit le registre ? === |
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Une fois le contrat numérisé sur le ticket il sera assigné au responsable de service qui devra remplir le registre en saisissant sur le ticket les information suivantes: | Une fois le contrat numérisé sur le ticket le e- gestionnaire ou le gestionnaire devra remplir le registre en saisissant sur le ticket les information suivantes: |
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• Le tracker du ticket doit être mis sur contrat | • Le tracker du ticket doit être mis sur contrat |
• Le taux de tva | • Le taux de tva |
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• Le noms du gestionnaire et du comptable | • Le nom du gestionnaire et du comptable |
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• le nombre de lot de l'ensemble immobilier | • le nombre de lot de l'ensemble immobilier |
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• Le numéro de mandant dans le champ "référence mandat". | • **saisir une date d'échéance trois mois avant la fin du contrat afin d'organiser l'assemblée générale de renouvellement du mandant** |
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| **• Si le mandat est perdu, l'état du contrat doit être mis sur "Résilié", le ticket "contrat de syndic" doit être étoilé, et la date d'échéance doit être mis à la date de la perte effective du mandat.** |
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**Attention si la numérisation du contrat est de mauvaise qualité ou si il n'est pas signé il sera réassigné au gestionnaire / e gestionnaire pour correction. | Le ticket du précédent contrat doit être passé en statut résolu |
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| ===e. Validation du contrat === |
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| Une fois le nouveau contrat saisi dans redmine, le e gestionnaire ou le gestionnaire assigne le ticket au service juridique, pour validation des informations du contrat. |
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===e.Comment accéder au registre des mandats numérique=== | Une fois le contrat validé le service juridique renseigne le numéro de mandat sur le ticket. |
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| • Le numéro de mandant est à saisir dans le champ "référence mandat", en prenant le dernier numéro disponible dans le registre . |
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| A cette étape le service juridique réassigne le ticket au gestionnaire / e gestionnaire pour suivi de la date de fin du contrat |
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| ===f.Comment accéder au registre des mandats numérique=== |
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Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet "A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic" ou "A21-25-Copropriété - Fontenoy" et cliquer sur le rapport personnalisé "Registre des mandats" | Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet "A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic" ou "A21-25-Copropriété - Fontenoy" et cliquer sur le rapport personnalisé "Registre des mandats" |
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| ci dessous les liens des registres: |
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| le registre syndic de MIG |
| https://redmine.groupimo.fr/projects/copropriete-guyane/issues?query_id=6034 |
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| le registre syndic de Fontenoy Immobilier Martinique |
| https://redmine.groupimo.fr/projects/copropriete-fontenoy/issues?query_id=2572 |
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| le registre syndic de #Martinique Syndic |
| https://redmine.groupimo.fr/projects/juridique25/issues?query_id=2614 |
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===f. Sécurisation et sauvegarde=== | ===g. Sécurisation et sauvegarde=== |
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Afin d'assurer un fonctionnement conforme au texte, une sauvegarde est effectuée chaque jour par le service informatique. Par ailleurs, une sauvegarde permanente est accessible en ligne depuis 1j (https://wiki.groupimo.fr/process/services-generaux/99-01-04-06-le-redmine-groupimo#suppression-intempestive-d-un-ticket-sauvegarde-verification-fichiersregistres-1jredminegroupimofr ) (ca marche plus ticket ouvert relancer webdev + raccourcisseur url) | Afin d'assurer un fonctionnement conforme au texte, une sauvegarde est effectuée chaque jour par le service informatique. Par ailleurs, une sauvegarde permanente est accessible en ligne depuis 1j (https://wiki.groupimo.fr/process/services-generaux/99-01-04-06-le-redmine-groupimo#suppression-intempestive-d-un-ticket-sauvegarde-verification-fichiersregistres-1jredminegroupimofr ) (ca marche plus ticket ouvert relancer webdev + raccourcisseur url) |