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Table des matières
25 04 03 01 01 - Tenir le registre des mandats
Ce process fait partie des process copropriété
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de tenue du registre des mandats en syndic.
II. Process.
Le registre des mandats est obligatoire.
Il résulte d’une obligation de la loi HOGUET régissant le mode de fonctionnement des professions immobilières.
Il récapitule de manière chronologique, par date et numéro d’ordre, les mandats obtenus par le cabinet au fur et à mesure des dates de tenue des assemblées générales.
Il peut être contrôlé à tout moment par les services habilités et par le garant financier.
1. Le registre des mandats papiers
C'est un registre folioté.
Il doit être impérativement renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de syndic a été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du Responsable de service.
Où sont conservés les mandats papiers?
L'original du contrat sera conservé dans un classeur de mandat.
2. Le registre des mandats numérique
N.B :Le registre des mandats numérique est la solution utilisée chez Groupimo depuis 2019. Il est accessible sous forme de rapport personnalisé dans les projets 25 - Syndic » A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic et A21-25-Copropriété - Fontenoy.
Pour bien encadrer et documenter les opérations de numérisation du registre des mandats ,il est nécessaire d'avoir une procédure de numérisation stricte afin d’assurer une numérisation des documents uniforme et conforme.
Cette procédure indique les différents étapes de la numérisation
a.Quand les documents doivent-ils être numérisés ?
Conformément au process, 25 04 03 01 - Mandat/contrat syndic, dès le retour d’assemblée générale le contrat est numérisé sur logiciel de gestion. Le contrat est numérisé sur le ticket du contrat à prendre dans l'onglet dédié en format pdf dénommé Contrat.
Les informations suivantes devront obligatoirement figurer sur le ticket:
• En attendant l'intégration du contrat au registre des mandants , le tracker du ticket sera sur anomalie
• Le sujet du ticket doit obligatoirement être contrat syndic
• Le nom du président du cs si il y en a un ou du directeur de l'asl sera indiquée en commentaire
b. Qui fait la numérisation?
le gestionnaire/ e-gestionnaire
c. Comment les documents sont-ils numérisés?
1. Dans le cas où le contrat a été signé en format papier, numériser le document
Afin d’éviter un bris de matériel ou une image de mauvaise qualité il convient de retirer l’agrafe sur le document et le numériser en recto/verso.
Préférer une numérisation en couleur et 600ppp pour obtenir un résultat de meilleure qualité.
Si le document est trop pâle, changer le contraste.
Pour gagner en efficacité , la numérisation devra se faire depuis le chargeur de document.
2.Dans le cas où le contrat a été signé électroniquement:
L'EspaceCo Groupimo permet d'envoyer des contrats PDF pour signature électronique. Le document à signer peut-être généré avec les “PDF Moi” de la Basedoc.
Chaque contrat signé électroniquement est enregistré et conservé dans le projet Signatures Électroniques de Redmine.
Une fois le contrat signé par les deux parties, il doit être reporté dans le champ “Mandat” du ticket évoqué ci-dessus.
d. Qui rempli le registre ?
Une fois le contrat numérisé sur le ticket il sera assigné au responsable de service qui devra remplir le registre en saisissant sur le ticket les information suivantes:
• Le tracker du ticket doit être mis sur contrat
• L'Etat du contrat , doit être mis sur “Signé”
• L'adresse et la commune du bien géré doit être renseigné
• La date de signature du contrat
• La date de de fin du contrat (champ date de fin)
• Le montant des honoraires HT
• Le taux de tva
• Le noms du gestionnaire et du comptable
• le nombre de lot de l'ensemble immobilier
• Le numéro de mandant dans le champ “référence mandat”.
Attention si la numérisation du contrat est de mauvaise qualité ou si il n'est pas signé il sera réassigné au gestionnaire / e gestionnaire pour correction.
e.Comment accéder au registre des mandats numérique
Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet “A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic” ou “A21-25-Copropriété - Fontenoy” et cliquer sur le rapport personnalisé “Registre des mandats”
f. Sécurisation et sauvegarde
Afin d'assurer un fonctionnement conforme au texte, une sauvegarde est effectuée chaque jour par le service informatique. Par ailleurs, une sauvegarde permanente est accessible en ligne depuis 1j (https://wiki.groupimo.fr/process/services-generaux/99-01-04-06-le-redmine-groupimo#suppression-intempestive-d-un-ticket-sauvegarde-verification-fichiersregistres-1jredminegroupimofr ) (ca marche plus ticket ouvert relancer webdev + raccourcisseur url)