Ce process fait partie des 25 - Process copropriété

Volume 25 04 - Suivi du dossier de copropriete

Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des différentes procédures pour le suivi des de contrat de syndic.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004. Il est néanmoins précisé que les règles sont nettement moins contraignantes pour les ASL ou les ASP que pour les syndicats de copropriétaires.

Afin de ne pas faire nous faire révoquer, il est nécessaire de tenir les AG avant la date de fin de contrat. Il a été décidé de suivre les process suivants : Le responsable administratif ou comptable régulièrement, dans le logiciel de gestion commerciale Redmine un extract du logiciel administratif (login) pour suivi et analyse.

Quand le Responsable comptable établit son planning des remises des comptabilités aux gestionnaires, il tient compte des dates de fin de contrat et indique ces dates sur le planning.

Par ailleurs, à chaque réunion hebdomadaire du service copropriété un point sera fait sur les dates d'échéances des contrats et sera indiqué sur le logiciel de gestion commerciale, la date de l'assemblée générale visant à renouveler le contrat.

Dans le logiciel commercialRedmine , le gestionnaire ou son assistant(e) fait sa demande de tarification d'un contrat en vue du renouvellement du mandat à échoir

En réponse à la demande faite sur le logiciel commercial, une fois par semaine le responsable met à disposition le contrat sur le logiciel précité.

En cas d'absence ou d’indisponibilité du responsable c'est son assistant(e) ou le responsable comptable qui mettra à disposition le contrat

Le gestionnaire ou son assistant(e) indique sur le logiciel commercial que le contrat a été signé et indique sur la fiche de liaison la date de fin de contrat votée en assemblée générale.

Le comptable met à jour le logiciel (login) en y indiquant la nouvelle date de signature et la durée du contrat

Afin de répondre aux obligations du Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne , le contrat de syndic signé sera enregistré dans le dossier électronique de l'ensemble immobilier afin qu'il soit consultable dans l'espace client.

a. Sur logiciel de gestion 99 05 06 – Le Redmine Groupimo créer une demande en y mettant une copie du ou des contrats concurrents

b. Informer largement l’ensemble des services du groupe, de cette mise en concurrence afin de :

• pouvoir identifier au mieux les causes de la mise en concurrence

• Préparer la représentation des mandats de gestion lors de l’assemblée générale

• Établir une stratégie permettant de renouveler le contrat

Pour la bonne représentation des mandats de gestion groupe, veillez à appliquer le process 60 03 04 05 - Représentation A.G.

Cette rencontre est d’autant plus nécessaire si le conseil est à l’initiative de la mise en concurrence Objectif de la réunion avec le conseil syndical :

1. Comprendre la cause de la mise en concurrence

2. Trouver des solutions pour palier au manquement du syndic

3. Proposition de geste commercial (remise sur honoraire nécessaire si contrat concurrent moins élevé)

4. Sensibiliser sur le fait que plutôt de changer de syndic, un changement de gestionnaire pourrait apporter une amélioration à la prestation.

En cas mise en concurrence il est nécessaire de mettre en avant les actions menées par le syndic tout au long de l’année

Aussi les documents suivants devront être annexés à la convocation :

• Un rapport d’activité, avec un point détaillé sur les points bloquants, le recouvrement des charges étant un point sensible ce point devra être traité avec le plus grand soin dans le rapport.

• Un rapport de visite d’immeuble

* le rapport contentieux

Soyez clair!

Vous devez être maître de votre discours, n'utilisez que des termes clairs, n’hésitez pas à demander l’assistance du responsable de service si nécessaire.

Dans le cas où un copropriétaire manifeste son mécontentement, il est important de savoir l'écouter afin d'adapter son discours et surtout, Parler calmement.

Ne pas critiquer les confrères, ni les collègues, vous ne gagnerez jamais en abaissant les autres mais en vous imposant comme le choix évident. Il faut défendre votre bilan, vous en êtes fier !

Votre objectif est de renouveler le contrat. Restez concentré sur l'objectif.

Si le contrat est renouvelé , pensez à remercier les copropriétaires pour la confiance qu'ils vous accordent.

Toutefois, Si malgré tout vos efforts le contrat n’est pas renouvelé appliquer la procédure de Gestion des départs

Bien que la perte d’un contrat ne soit jamais une bonne nouvelle et peut engendrer remise en cause, perte de confiance, sentiment d’injustice, doute, etc…

Il faut rebondir tout de suite et tirer des leçons de ses erreurs.

Votre prochain objectif est de rentrer de nouvelle copropriété