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process:25-copropriete:25-04-03-04-contrat-element-equipement-commun

25 04 03 04 - Contrat élément d'équipement commun

I. Objet de la procédure

Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des différents contrat d'entretien et de maintenance des ensembles immobilier, sur les éléments d'équipement communs. Pour n'omettre aucun élément d'équipement commun, il faut se référer au règlement de copropriété ,à la visite de l'ensemble immobilier et au D.I.U.O (dossier d’intervention ultérieur sur l’ouvrage). Il faut aussi ne pas omettre de souscrire un contrat d'entretien lors de l'installation d'un nouvel équipement commun.

II. Champ et domaine d’application

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004. Il est néanmoins précisé que les règles sont nettement moins contraignantes pour les ASL ou les ASP que pour les syndicats de copropriétaires.

III. Procédure

Si l’immeuble en copropriété doit être maintenu en bon état de conservation, ses équipements doivent également faire l’objet d’un entretien. Obligatoires, conseillés ou superflus ,il convient de définir quels sont les contrats d’entretien que peuvent/doivent passer les copropriétés ?

IV. Les contrats d’entretien obligatoires

a.L’installation de chauffage collectif (et de froid collectif) : un entretien obligatoire

En vertu des dispositions de l’arrêté du 15 septembre 2009, le syndicat des copropriétaires a pour obligation de faire procéder à l’entretien de la chaudière collective si la copropriété en est équipée.

Le contrat d’entretien de type P2 (simple) passé avec un chauffagiste doit obligatoirement comprendre les différents éléments liés à la maintenance des installations : vérification du fonctionnement des appareils de mesure et de contrôle, du rendement de la chaudière et de la régulation, ramonage du conduit de fumée, tenue du livret, prévention de l’embouage, etc.

Le contrat peut prévoir des prestations annexes : garantie et renouvellement du matériel (P3), financement (P4), voire fourniture d’énergie (P1).

b. L’ascenseur : entretien et contrôle exigés

L’article L. 125-2-2 du Code de la construction et de l’habitation modifié par la loi Urbanisme et habitat n°2003-590 du 2 juillet 2003 introduit une obligation d’entretien des ascenseurs à la charge de leur propriétaire : « Les ascenseurs font l'objet d'un entretien propre à les maintenir en état de bon fonctionnement et à assurer la sécurité des personnes. »

Par ailleurs, ce même article prévoit que : « Cette obligation incombe au propriétaire de l'ascenseur. Celui-ci confie ou délègue l'entretien de l'ascenseur à un prestataire de services dans le cadre d'un contrat écrit. Toutefois, s'il dispose des capacités techniques nécessaires, il peut y pourvoir par ses propres moyens.“

Dans la pratique, le recours à un contrat de maintenance par un prestataire extérieur prédomine. Celui-ci doit réaliser une visite d’entretien a minima toutes les 6 semaines et remplir à cette occasion le carnet d’entretien de l’ascenseur.

L’ascenseur doit par ailleurs être mis aux normes et faire l’objet d’un contrôle technique tous les 5 ans, par un organisme certifié indépendant du prestataire de service agissant pour l’entretien.

c.Les portes et portails automatiques de garage et parking

Les portails et les portes automatiques doivent obligatoirement faire l’objet d’un contrat d’entretien pour des raisons de sécurité. Le prestataire doit vérifier le bon fonctionnement de la porte et le respect des normes de sécurité. Il remplit le carnet d’entretien à chaque intervention semestrielle et le laisse sur place pour consultation.

d.Les équipements de sécurité incendie

L’entretien des extincteurs est obligatoire selon une périodicité annuelle. Les extincteurs ne sont pas obligatoires (2019) sur tous les immeubles.

e.Assainissement des eaux usées

Le propriétaire d'un immeuble ou d'une maison situé dans une zone d'assainissement non collectif (ndlr : lire “non raccordé au tout à l'égout”) a l'obligation de mettre en œuvre sa propre installation d'assainissement (par la mise en place, par exemple, d'une fosse septique).

Pour installer son dispositif, le propriétaire (syndicat des copropriétaires ou ASL) peut faire appel à une entreprise spécialisée en assainissement. Le propriétaire peut également choisir de l'installer lui-même en particulier s'il fait le choix d'adopter une filière écologique. Il est toutefois recommandé (surtout en copropriété…) de se tourner vers une entreprise spécialisée. Celle-ci sera apte à mener l'ensemble des travaux requis (terrassement, creusage, plomberie, raccordements…).

La commune examine sa conception et son exécution. Cet examen est réalisé par le Service public d'assainissement non collectif (SPANC).

Les installations non conformes doivent faire l'objet de travaux de mise en conformité dans un délai de 4 ans en cas de danger sanitaire ou de risque environnemental avéré. Ce délai est ramené à 1 an en cas de vente de l'immeuble ou de la maison.

Le propriétaire (syndicat des copropriétaires ou ASL) doit entretenir régulièrement son installation (entretien, vidange). Le SPANC vérifie le bon fonctionnement et l'entretien de l'installation au maximum tous les 10 ans.

V. Les contrats facultatifs mais conseillés

La VMC (Ventilation Mécanique Controlée)

Si l’entretien de la VMC n’est pas obligatoire au regard de la loi, il est largement conseillé, afin de conserver un niveau de performance suffisant, et de ne pas surconsommer d’énergie, d’éviter les risques d’incendie en cas de dysfonctionnement et de surchauffe, mais aussi pour des raisons d’hygiène et de renouvellement de l’air. D’ailleurs certains règlements sanitaires départementaux peuvent le rendre obligatoire pour cette dernière raison.

Le contrat d’entretien de la VMC comprend généralement le nettoyage du caisson et des bouches d’air, le ramonage des conduits, la vérification de la pompe, éventuellement le curages des fosses.

Rappelons ici un petit test très simple pour vérifier sur votre VMC fonctionne : placer une feuille de papier A4 devant la bouche de VMC située dans votre appartement. Si la feuille reste collée a la bouche de VMC, votre installation fonctionne. Si elle tombe, elle est Hors service et vous devez le signaler a votre syndic (utiliser l'espace client).

Le nettoyage des parties communes

Bien que facultatif, le nettoyage des parties communes est une nécessité pour de simples raisons d’hygiène mais aussi pour donner une bonne image de la copropriété.

S’il n’est pas réalisé par un employé ou le gardien d’immeuble, il peut être confié à un prestataire extérieur. Le contrat conclu doit préciser le nombre d’interventions par semaine, le nombre d’heures effectuées, le moment des passages et la listes de tâches à réaliser.

Certains contrats d’entretien couplent le nettoyage des parties communes et l’entretien des espaces verts.

Les Vide-ordures

Facultatif, le contrat d’entretien des vide-ordures permet de remplir l’obligation fixée par le règlement sanitaire départemental d’un ramonage et du nettoyage des conduits deux fois par an au moins. S'ils ont été condamnés, le contrat n’a plus lieu d’être.

Lors de ses visites, le prestataire réalise un décapage des parois, un nettoyage des trémies, des locaux de réception, des vidoirs, la désinfection et la désinsectisation.

L’entretien des espaces verts

Toutes les copropriétés ne sont pas concernées par les espaces verts.

Si les espaces verts au sein de la copropriété sont restreints : une haie, un carré de pelouse et trois massifs de fleurs, leur entretien peut tout simplement entrer dans les attributions du gardien d’immeuble ou être confié à un employé, engagé spécialement pour cette tâche.

Dès lors que les espaces verts sont plus étendus et nécessitent un entretien régulier sous peine de donner une mauvaise image de la copropriété, le recours à un prestataire extérieur via un contrat est préférable et garantit à la copropriété de garder un aspect valorisant. Le contrat d‘entretien peut inclure un ensemble de tâches régulières hebdomadaires, mensuelles ou annuelles, comme les plantations, la tonte du gazon, la taille de la haie ou l’élagage des arbres, l’arrosage et l’évacuation des déchets.

Il faudra veiller au respect de l'article 673 du code civil qui édicte que la copropriété doit entretenir ses plantations pour ne pas géner ses voisins.

VI. Les autres contrats facultatifs

De nombreux autres contrats peuvent être souscrits par la copropriété. Leur intérêt dépend souvent de la taille de cette dernière, de sa localisation, de ses équipements et besoins. Parfois, des prestations ponctuelles sont préférables au contrat d ‘entretien.

La désinsectisation et dératisation

Si le règlement sanitaire départemental rend obligatoire le fait de dératiser et de désinsectiser, le recours à une entreprise n’est pas nécessaire tant que la présence des nuisible n’est pas constatée. La pose de pièges ou de granulés peut être réalisée sans recourir à un prestataire.

L’entretien des compteurs d’eau , des robinetteries et poste de relevage

Leur entretien permet notamment d‘éviter les fuites d’eau et de réaliser des économies, et assurer la continuité de la distribution en eau dans le cas du poste de relevage Le nombre de visite et le coût global doit être évalué pour réaliser la balance entre bénéfice et coût.

La maintenance des claviers à code (digicodes)

Le nombre d’interventions prévues au contrat détermine l’intérêt de ce dernier. Pour une installation neuve et sous garantie, le contrat de maintenance peut se révéler superflu.

La maintenance des blocs d’éclairage de sécurité

La vérification de l’autonomie des blocs doit être faite chaque trimestre, celle de leur bon fonctionnement chaque mois. Elle peut être intégrée à un contrat d’entretien spécifique ou être regroupée avec d’autres postes de sécurité, par exemple celui concernant la vérification des extincteurs.

Entretien des piscines et des aires de jeux

Si la majorité des copropriétés n’est pas concernée par ces équipements, quand ils sont présents, mieux vaut souscrire un contrat d’entretien pour des raisons de sécurité et de responsabilité. Un pisciniste prendra en charge la gestion de l’eau et de sa qualité mais également l’hivernage de l’équipement.

Les aires de jeu doivent faire l’objet d ‘un contrat pour vérifier la solidité des éléments qui y sont présents ainsi que l’absence de défauts ou de détérioration susceptibles de blesser les enfants.

Sources: Baticopro

VII. Cas Particulier des ERP et des IGH (Établissement recevant du public/Immeuble de Grande Hauteur)

Les ERP et les IGH sont soumis à des contrôles stricts par les autorités investies du pouvoir de police (maire, préfet,…), conseillées par les commissions de sécurité.

ERP

Selon l'art. R 123-19 du C.C.H. Les ERP sont classés en 5 catégories

1ère catégorie Effectif supérieur à 1500 personnes 2ème catégorie Effectif de 701 personnes à 1500 personnes 3ème catégorie Effectif de 301 à 700 personnes 4ème catégorie Effectif de 300 personnes et en dessous sauf établissements classés en 5ème catégorie 5ème catégorie Effectif inférieur aux seuils d'assujettissement =Établissements dans lesquels l'effectif du public n'atteint pas le chiffre minimum fixé par le règlement de sécurité pour chaque type d'exploitation.

Les ERP sont également classés par type (symbolisé par une lettre), en fonction de leur activité ou la nature de leur exploitation. voir différents types : ici

en plus des contrats indiqué précédemment il obligatoire de tenir compte pour les ERP de certaines obligations règlementaires :

Code de la construction et de l’habitation : les articles R 123-3 et 43 qui en fixent les principes

l’article R 123-48 précise que la commission de sécurité, lors de son prochain passage, devra s’assurer que ces vérifications ont bien été effectuées

en outre, les articles R 123-22 et 23 concernent tous travaux qui peuvent soit être soumis au Code de l’urbanisme (permis de construire ou déclaration de travaux), soit de simples travaux de réaménagements intérieurs ou de remplacement d’équipements techniques.Dans les deux cas, vous devez demander une autorisation au maire de votre commune qui consultera la commission de sécurité afin de valider la conformité de votre projet avant sa réalisation. Ces procédures font l’objet d’une autre fiche que nous tenons à votre disposition.

Règlement de sécurité pour la protection contre les risques d’incendie et de panique dans les ERP (arrêté du 25 juin 1980) :

définit la nature et la périodicité des vérifications techniques à faire réaliser

l’article GE 6§1 indique que les vérifications techniques prévues par l'article R 123-43 du Code de la construction et de l'habitation doivent être effectuées soit par des personnes ou organismes agréés par le Ministre de l'intérieur, soit par des techniciens compétents. Les derniers procès-verbaux et rapports de visite de la commission de sécurité doivent être présentés à ces personnes.

l’article GE 7§2 précise que l'exploitant d'un établissement du 1er groupe peut être mis en demeure, après avis de la commission de sécurité, de faire procéder à des vérifications techniques par des personnes ou des organismes agréés lorsque des non-conformités gravesont été constatées en cours d'exploitation.

l’article GE 9 souligne que les rapports de vérifications techniques :

a.doivent préciser, dans l'ordre des articles du règlement, la conformité ou la non-conformité des installations ou des équipements aux dispositions applicables au moment de la construction ou de l'aménagement.

b.Ces rapports sont remis au constructeur ou à l'exploitant, à charge pour lui de les tenir à la disposition de la commission de sécurité et de l'administration

IGH

Le statut d’immeuble de grande hauteur (IGH) a un sens juridique. En effet, quand une construction relève de cette catégorie bien spécifique, des règles particulières s’appliquent — elles concernent aussi bien la construction que l’occupation ou la sécurité

L’IGH, qu’est-ce que c’est ?

Tout immeuble d’habitation dépassant les 50 mètres de hauteur et toute autre construction de plus de 25 mètres relève d’un immeuble de grande hauteur (IGH). La mesure est effectuée en partant du plancher bas du dernier niveau de l’immeuble et en descendant jusqu’au niveau le plus haut du sol extérieur.

Attention, dès lors qu’un immeuble atteint cette hauteur, il n’entre pas pour autant dans la classification IGH, car un dernier critère reste incontournable : il faut que la construction accueille au moins une personne par 100 m² de surface sur chaque niveau.

Les dispositions particulières

La réglementation des IGH est très stricte. Elle se base sur de nombreuses obligations, mais les principales sont les suivantes :

  • L’obligation de construire l’édifice à moins de 3 km d’un centre de secours
  • La nécessité de demander des autorisations pour réaliser des travaux sur l’existant
  • La mise en place de normes de sécurité spécifiques (sécurité incendie, alarmes, électricité).

Il existe de très nombreuses autres règles inhérentes à la construction d’un IGH. Par exemple, la voie d’accès pompier se doit d’être à moins de 30 mètres de l’édifice. En outre, entre l’IGH et les constructions voisines, on doit respecter un espace de protection de 8 mètres minimum. Les différents types d’IGH

Il existe plusieurs catégories d’immeubles de grande hauteur. Pour chacune d’entre elles, une réglementation différente s’applique : GHA pour l’habitation, GHO pour l’hôtel, GHR pour l’enseignement, GHS pour le dépôt d’archives, GHU pour les usages sanitaires, GHW1 et GHW2 pour les bureaux (selon la hauteur de l’édifice) et GHZ pour les usages mixtes.

Sources: securiteincendie.fr

VIII. Syndic, suivi et saisie des contrats

Afin de maintenir à jour le carnet carnet d'entretien

Les contrats devront être saisis sous le logiciel log'in selon la procédure suivante :

1. Se rendre dans le module gestion des contrats immeuble du logiciel

2. Sélectionner votre immeuble.

A ce stade vous êtes automatiquement en mode “Mise à jour”. Pour créer un contrat appuyez sur le bouton CREATION

3. Créer le contrat

Dans la zone Références contrat : Zone de 30 caractères alpha numérique, sélection du fournisseur soit au moyen de la zone numérique soit par le nom. Il faut que votre fournisseur soit lié avec votre immeuble

A noter la numérotation : Automatique

4.Sélectionner la nature du contrat Au moyen du menu déroulant “nature ”, sélectionnez la nature du contrat.

Si la Nature n’est pas créée, sélectionnez CREATION et donner un code à votre nouvelle nature (3 caractères) et un libellé (20 caractères)

5.Sélectionner la qualification du contrat

Au moyen du menu déroulant “qualité” sélectionnez la qualification du contrat.

Si la Qualification n’est pas créée, sélectionnez CREATION et donner un code à votre nouvelle nature (3 caractères) et un libellé (20 caractères)

6.Parution sur le carnet d'entretien

Afin de faire apparaitre le contrat sur le carnet d'entretien il suffit de cochez la casse “Parution sur carnet d'entretien”

7. Dans le champ “montant” saisissez le montant annuel du contrat

8. Si vous avez un avez un correspondant particulier indiquer son nom et ses coordonnées téléphonique et @.

9. Date de signature : vous saisissez la date de la signature du contrat entre le syndic et le fournisseur

10. Durée du contrat : vous saisissez en MOIS la durée initiale du contrat

11. Nombre de mois de préavis : saisir le nombre de mois de préavis pour résilier le contrat. La date déchéance du contrat se saisie automatiquement grâce à la date de signature.

12. Fréquence de révision : mettre la périodicité de révision du contrat

13. Date de prochaine révision : saisie automatiquement par le programme, mais à corriger si vous saisissez un contrat ancien

14. Contrat avec tacite reconduction : cochez la case si le contrat se renouvelle par tacite reconduction

Possibilité de saisir un commentaire interne (50 caractères)

15. Si nécessaire remplacer ,Intitulé de la facture : 40 caractères.

16. Code observation : permet de faire apparaître une observation commerciale. Contrat à renégocier par exemple.

17. Montant de l'échéance : ce montant se calcule automatiquement en fonction du montant total du contrat et de la fréquence de paiement.

IX. Archivage et Consultations des contrats

Afin de répondre aux obligations du Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne , les contrats d'entretien et de maintenance seront enregistrés dans la GED l'ensemble immobilier afin qu'il soit consultable dans l'espace client.

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