Wiki Groupimo (Matriximo)

Ce process fait partie des 25 - Process copropriété

Volume 25 04 - Suivi du dossier de copropriete

Cette procédure décrit les modalités de prévision et de planification des travaux nécessaires à l’entretien du patrimoine, avec l’établissement des budgets nécessaires à leur réalisation.

Elle ne s’applique pas aux « petits travaux d’entretien courant », qui eux relèvent du budget prévisionnel qui a été prévu dans la loi du 10/07/1965, cette dernière précisant d’ailleurs que « ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel les dépenses pour travaux, dont la liste sera fixée par décret en conseil d’état » (art 14-2 de la loi) Elle ne s’applique pas non plus dans le cadre des « travaux urgents », qui nécessitent une action du syndic, rapide, réfléchie, et adaptée aux circonstances.

Le syndicat des copropriétaires a pour objet la conservation de l’immeuble et l’administration des parties communes. En application de ce principe, il y a régulièrement lieu de réaliser des travaux importants sur des parties communes des copropriétés, qu’il s’agisse de maintenir l’immeuble en bon état ou de l’améliorer pour le valoriser.

Ces travaux sont décidés par les copropriétaires réunis en assemblée générale et selon des modalités définies par la législation (règle de majorité spécifique…). Cela passe obligatoirement par l’inscription à l’ordre du jour d’une assemblée générale qui sera réunie pour statuer sur un projet en particulier.

Pour permettre aux copropriétaires d’envisager des travaux nécessaires à la conservation ou l'amélioration de l’immeuble, le gestionnaire doit avoir un état global de la copropriété sur les points suivants :

• L’état apparent des parties communes et des équipements communs

• L'état de la situation du syndicat “au regard des obligations légales et réglementaires contenues dans le Code de la construction” et l’habitation

• L'état des travaux d'entretien déjà effectué

Afin d'analyser l'état global de la copropriété et mettre en place une stratégie de gestion du patrimoine précise et efficace aussi bien sur les points technique que financier un certain nombre de document sont nécessaires

Tout immeuble en copropriété doit posséder un carnet d'entretien. Ce document répertorie des informations techniques sur la maintenance et les travaux effectués dans l'immeuble. Il doit être réalisé, tenu et mis à jour par le syndic de copropriété.

Le carnet d'entretien mentionne :

• l'adresse de l'immeuble,
• l'identité du syndic de copropriété en exercice,
• les références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat de copropriétaires, avec leurs dates d'échéance,
• les références des contrats d'assurance dommages ouvrages souscrits pour le compte du syndicat de copropriétaires dont la garantie est en cours,
• l'année de réalisation des travaux importants (par exemple, ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de chaudière, d'ascenseur ou de canalisations), et l'identité des entreprises ayant réalisé ces travaux,
• s'ils existent, les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que la date d'échéance de ces contrats,
• si le diagnostic technique global existe, la liste des travaux jugés nécessaires à la conservation de l'immeuble en précisant les équipements ou éléments du bâtiment concernés par ces travaux, ainsi que l'échéancier recommandé,
• s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé par l'assemblée générale des copropriétaires.

Informations complémentaires

Le carnet d'entretien doit également mentionner toutes les informations complémentaires que les copropriétaires décident d'y faire figurer lors d'un vote en assemblée générale à la majorité simple.

Il peut notamment s'agir d'informations relatives :

• à la construction de l'immeuble,
• aux études techniques réalisées.

Le carnet d'entretien est établi, tenu et mis à jour par le syndic de copropriété.

Si la copropriété comporte plusieurs bâtiments, un seul carnet d'entretien est prévu, mais le syndic doit y ouvrir un chapitre par bâtiment.

En présence d'un ou plusieurs syndicats secondaires, le syndic doit :

établir et tenir à jour un carnet d'entretien pour chacun d'entre eux, réserver, dans le carnet d'entretien du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats.

Il est obligatoire, et mis à jour après chaque évènement majeur (travaux importants). Il va permettre au syndic, au-delà de l’information du nouveau copropriétaire de prévoir et de planifier les travaux

La visite technique de l'immeuble est un outil de gestion précieux qui vient compléter et assister le carnet d'entretien de la copropriété

Le syndic réalise des visites régulières de la copropriété. Au terme de ses visites, il émet un rapport écrit avec des photos qui est par la suite saisi sur le logiciel redmine.

Ceci permet de visualiser les points qui nécessitent a plus ou moins long terme, des travaux et donner un avis sur l'état apparent des parties communes et des équipements communs.

La loi (ALUR) du 24 mars 2014 a crée un nouveau diagnostic sur le bâti de la copropriété pour permettre aux copropriétaires de connaître la situation générale de l’immeuble et d’envisager des travaux. Le Diagnostic technique global (DTG) précise l’état de l’immeuble avec une projection sur les dix années à venir des éventuels travaux nécessaires à sa conservation et à son entretien.

Ce diagnostic doit être réalisé depuis le 1er janvier 2017 dans tout immeuble de plus de dix ans mis en copropriété (CCH : L.731-4) et, lorsque l’assemblée générale l’autorise, dans tout immeuble en copropriété à destination partielle ou totale d’habitation (CCH : L.731-1).

Lorsqu’il existe, le DTG est communiqué aux nouveaux acquéreurs et la liste des travaux préconisés doit être mentionnée dans le carnet d’entretien.

Si le DTG montre l’absence de travaux nécessaires sur les dix ans à venir, le syndicat est dispensé de l'obligation de constituer un fonds de travaux pendant la durée de validité du diagnostic.

Le DTG est réalisé par un tiers disposant des compétences fixées par le décret du 28 décembre 2016.

Le DTG comporte les éléments suivants :

• Analyse de l'état apparent des parties communes et des équipements communs
• État de la situation du syndicat de copropriétaires au regard de ses obligations légales et réglementaires
• Analyse des améliorations possibles concernant la gestion technique et patrimoniale de l'immeuble (état de l'immeuble)
• Diagnostic de performance énergétique de l'immeuble ou un audit énergétique
• Évaluation sommaire du coût ainsi que la liste des travaux nécessaires à la conservation de l'immeuble (notamment sur les 10 prochaines années)

Le contenu du DTG doit être présenté à la 1re assemblée générale des copropriétaires qui suit sa réalisation et ce afin de voter sur l'élaboration d'un plan pluriannuel de travaux.

Cette outil est à présenté en assemblé générale pour toutes les copropriété car il s'agit du document le plus complet , qui répond aux besoins nécessaires à la planification des travaux sur une copropriété.

Chaque copropriétaire est membre du syndicat, à ce titre il peut solliciter le syndic pour inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale des travaux qu'il juge nécessaire à l'amélioration ou au maintient en bonne état de l'ensemble immobilier.

La sollicitation peut se faire par le biais d'un courrier recommandé ou en question diverse de l'assemblée générales des copropriétaires, le point sera alors débattu lors de la prochaine réunion.