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25 04 04 01 - Gestion des travaux dans le cadre de l'assemblée générale en copropriété

Ce process fait partie des process copropriété

Volume 25 04 04 - Travaux

I. Objet de la procédure.

Cette procédure décrit les modalités de préparation et d’exécution des travaux nécessaires à l’entretien du patrimoine. Elle ne s’applique pas aux « petits travaux d’entretien courant », qui eux relèvent du budget prévisionnel qui a été prévu dans la loi du 10/07/1965, cette dernière précisant d’ailleurs que « ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel les dépenses pour travaux, dont la liste sera fixée par décret en conseil d’état » (art 14-2 de la loi) Elle ne s’applique pas non plus dans le cadre des « travaux urgents », qui nécessitent une action du syndic, rapide, réfléchie, et adaptée aux circonstances.

II Process

1. Expression du besoin de travaux

Les besoins de travaux en copropriété peuvent arriver de plusieurs sources différentes :

- un ou plusieurs copropriétaires ;

- le conseil syndical ;

- le syndic ;

- une assemblée générale ;

- un tiers (mairie, préfecture, voisin,…).

2. Réunir le conseil syndical

Le rôle du conseil syndical s’avère fondamental dans l’approche d’un projet gros travaux. Il doit :

assurer un dialogue et une information auprès de l’ensemble des copropriétaires sur le projet de travaux (enquête, bulletin d’information, réunion d’information, lettre, compte-rendu…) ;

constituer une commission « travaux » avec des membres du Conseil syndical ou d’autres copropriétaires ayant des compétences techniques ;

renforcer la représentativité des copropriétaires, en inscrivant le conseil syndical dans l’opération projetée, vis-à-vis du syndic et des entreprises qui interviendront dans les futurs travaux (réunion de travail et de chantier, élaboration du projet et du cahier des charges, ouverture des plis, entretien avec les entreprises).

Le conseil syndical doit aussi prendre en compte plusieurs critères concernant les conditions de faisabilité du projet :

  • la taille de la copropriété ;
  • le vieillissement du bâti, qui a souvent une incidence sur l’ampleur et les techniques des travaux à envisager ;
  • le nombre d’immeubles qui composent la copropriété ;
  • le fonctionnement même de la copropriété (syndic et conseil syndical) ;
  • la motivation des copropriétaires à agir pour préserver et valoriser leur patrimoine.

Il doit aussi assurer des responsabilités régulières dans le cadre de la consultation pour travaux, notamment si l'assemblée générale a déterminé un montant à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire.

Dans ce cas, son avis doit être transmis obligatoirement en même temps que les documents relatifs au devis et aux conditions essentielles des contrats.

3. Le processus de décision

Dans la pratique, bien souvent, les travaux importants ne peuvent être entrepris qu’après une étude technique nécessitant généralement le recours à un maître d’œuvre (architecte, bureau d’études,…), sachant que l’assemblée générale ne peut être saisie pour approuver les travaux qu’une fois achevée cette première phase préparatoire.

L’assemblée générale doit donc donner son accord pour confier une étude des travaux à un maître d’œuvre (ne pas oublier, dès ce stade de réflexion, qu’il faut faire jouer la concurrence, bien définir le cadre de la mission et faire établir le coût de la prestation et les modalités de règlement).

Cette pratique a le mérite de clarifier le processus, car le coût des travaux n’est pas encore fixé (seulement l’étude) et la décision de l’assemblée ne constitue, en aucun cas, un engagement définitif pour les travaux, mais uniquement pour l’étude.

Cette méthode évite les « décisions de principe » qui, juridiquement, n’engagent à rien, mais perturbent, bien souvent, la compréhension qu’ont les copropriétaires du fonctionnement des assemblées générales et du syndicat des copropriétaires.

Une opération « gros travaux » s’effectue en deux temps :

a. une première assemblée générale ordinaire qui décide une étude de faisabilité (la première année)

b. une seconde assemblée générale qui décide de la réalisation des travaux (l’année suivante)

1°) l’assemblée générale décide d’avoir recours à un maître d’œuvre chargé de réaliser un avant-projet sommaire (A.P.S.) et d’établir un cahier des charges avec un descriptif de consultation des entreprises (D.C.E.) avec notamment comme mission :

  • d'établir un diagnostic
  • d'établir une préconisation
  • d'établir un cahier des charges (technique et administratif)
  • de consulter des entreprises
  • de présenter des propositions

Pour le choix du maître d’œuvre, il faut faire jouer la concurrence et faire voter, en assemblée, le coût de cette mission ainsi que les modalités de règlement (date d’exigibilité).

2°) L’assemblée générale vote les travaux, une fois la phase étude terminée, et décide de confier également une mission de suivi des travaux à un maître d’œuvre. Cette mission pourrait être :

  • suivi du chantier
  • surveillance et contrôle du cahier des charges
  • coordination entre les différents intervenants
  • établissement de la situation mensuelle
  • présence aux réunions de chantier
  • réception des travaux

Le choix du maître d’œuvre pour la phase « travaux » reste libre. Il est possible de renouveler un mandat avec celui qui vous a établi votre APS, de consulter les entreprises ou d'en changer. Avantage dans le premier cas, il connaît bien votre dossier et peut assurer une certaine continuité. Il semble peu opportun de choisir un maître d’œuvre pour la phase étude et un autre pour la phase réalisation. Il faut savoir que ce sont des dépenses conséquentes.

Cette deuxième partie de la mission du maître d’œuvre exige la signature d’un contrat avec un engagement financier et doit être notifiée aux copropriétaires, en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée générale qui devra se prononcer sur la réalisation des travaux, mais avec un vote distinct entre la mission du maître d’œuvre ainsi que son coût et la décision des travaux.

Si besoin, confirmer à l’architecte ou au sachant la mission confiée par le conseil syndical (qui peut s’adjoindre le technicien de son choix sans en référer à l’assemblée) à savoir : demander des devis, faire un comparatif technique et financier, analyser les délais d’exécution des travaux, et préconiser un premier choix d'entreprises.

Si le conseil syndical et/ou l'importance de travaux n'exige pas de maître d'oeuvre, le syndic fait sa demande de devis en direct sur le logiciel redmine.

A réception et après analyse, présenter les coûts de l’assurance « dommages ouvrages », et des « frais annexes aux travaux (SPS, frais d’occupation du domaine public, d’honoraires du syndic pour suivi des travaux, de montage financier de l’opération, etc.……).

Indiquer la quote part prévisionnelle des travaux pour chaque copropriétaire calculée sur la base de l’entreprise la mieux disante.

Recevoir les entreprises, si des précisions complémentaires aux devis sont jugées nécessaires.

4. De l’avant-projet à la décision

La phase de l’étude consiste à prévoir une liste de travaux, nécessaires ou souhaitables, pour préserver et/ou améliorer le patrimoine. A cette étape, il s’agit d’un échange d’idées où toutes les suggestions sont possibles entre d’une part, le syndicat des copropriétaires (maître d’ouvrage) et d’autre part, l’architecte ou autre (maître d’œuvre), avec, toutefois, une limite en ce qui concerne le montant des dépenses supportables par les copropriétaires.

Il faut savoir qu’il est tout à fait possible de faire apparaître, dans cette phase d’étude, des variantes et options qui pourront éventuellement être retenues ensuite pour le projet final. L’ensemble de cette étude va se concrétiser sous forme d’un document qui sera l’avant projet sommaire (A.P.S.) et qui, à son terme, deviendra l’avant-projet définitif (A.P.D.).

Pour être complet, il faudra réaliser, durant cette phase, un dossier de consultation des entreprises (D.C.E.) pour cibler, au plus près, la nature et le coût des travaux envisagés. Egalement, pour bien définir les droits et obligations des parties concernées (syndicat des copropriétaires et entreprises), il faudra rédiger un cahier des clauses techniques particulières et administratives (C.C.T.P.).

Concrètement, il faut régler les points suivants :

  • objet du marché ;
  • date prévisionnelle du commencement des travaux ;
  • durée prévisionnelle des travaux ;
  • appel d’offres ouvert ;
  • date de limite de réception des offres ;
  • adresse où elles doivent être transmises ;
  • propositions sous plis fermés ;
  • désigner une personne “contact” pour fournir des renseignements complémentaires (syndic, membre du conseil syndical…) ;
  • prestations divisées en lots (façade – métallerie – menuiserie) ;
  • critères d’attribution du marché ;
  • délai minimum de validité des offres.

Ce n’est qu’au terme de ces phases que pourra être présenté, en assemblée générale, le projet de réalisation des travaux. D’où la nécessité absolue de définir un vrai planning dès le début des opérations (exemple : 2009 = étude, 2010 = assemblée générale, 2011 = travaux), sachant que le véritable engagement sera pris lors de la signature du marché, après validation de l’assemblée générale, d’où la nécessité d’avoir des propositions de coût avec une validité relativement longue.

Enfin, pour jouer pleinement son rôle, le conseil syndical doit avoir la possibilité de rencontrer les entreprises qui seront retenues ou du moins celles dont les propositions sont les plus intéressantes, pour pouvoir donner ensuite un avis « éclairé » au syndicat des copropriétaires. Dans la pratique, ces entretiens sont riches d’enseignement pour la décision finale.

5. Assurance dommage ouvrage et Vigilance obligatoire! du syndic avant présentation des devis en assemblée générale

a.Assurance dommage ouvrage

L’assurance dommages-ouvrage est une assurance obligatoire que doit souscrire tout maître d’ouvrage, notamment, le particulier qui fait construire sa maison ou procède à une rénovation importante (extension, surélévation, etc.). Cette assurance doit être souscrite avant l’ouverture du chantier (article L.242-1 du Code des assurances).

C’est une assurance qui a pour objet d’intervenir en préfinancement des dommages de la nature décennale. Elle permet de procéder aux remboursements ou à l’exécution de toutes les réparations faisant l’objet de la garantie décennale, sans attendre une décision de justice statuant sur les responsabilités de chacun.

Par la suite, l’assureur de dommages fait jouer l’assurance en responsabilité obligatoire, afin de recouvrer l’indemnité versée au maître d’ouvrage, en fonction des responsabilités incombant à chaque constructeur qui a contribué à l’acte de construire.

Ce système d’assurance obligatoire est à double détente :

  • d’une part, tout constructeur (entrepreneur, maître d'œuvre, architecte, ou autre personne liée au maître de l’ouvrage par un contrat de louage d’ouvrage) est soumis à un régime de responsabilité. La loi de 1978 (articles 1792 et suivants du Code civil) dispose qu’il est assujetti à une obligation d’assurance de responsabilité décennale. La loi oblige donc le constructeur à souscrire une assurance décennale pour couvrir la garantie décennale qu’il doit à son client, le maître d’ouvrage ;
  • d’autre part, une assurance obligatoire doit également être souscrite par le maître d'ouvrage, dite assurance de dommages (« dommages-ouvrage »).

Attention !

Ne sont pas couverts par l’assurance de dommages-ouvrage :

  • les sinistres survenant pendant les travaux qui relèvent de l’assurance professionnelle de l’entrepreneur (exemple : incendie) ;
  • le non-achèvement des travaux dans les délais prévus, qui est prévu et couvert par d’autres garanties.

Afin de souscrire à l'assurance dommage ouvrage concernant les travaux il convient de se reporter au process courtage dommage ouvrage de COMAPHI

b. Attestation d'immatriculation et de vigilance

Pour tout contrat d’un montant minimum de 5 000 € hors taxes (montant global de la prestation même si celle-ci fait l’objet de plusieurs paiements ou facturations), le donneur d’ordre est tenu de vérifier, lors de sa conclusion, puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de son exécution, que son cocontractant s’acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations à l’égard de l’Urssaf.

Sont concernés, les contrats portant sur l’exécution d’un travail, la fourniture d’une prestation de services ou l’accomplissement d’un acte de commerce : contrats de production, de fabrication, de transformation, de réparation, de construction, de fourniture, de vente, de travaux agricoles, de prestations de services, matérielles, intellectuelles ou artistiques, de transport, de sous-traitance industrielle ou de travaux.

Dans le cadre de son obligation de vigilance le donneur d’ordre doit ainsi exiger:

un document attestant de l’immatriculation du sous-traitant (extrait K bis ou carte répertoire des métiers),

une attestation de vigilance, délivrée par l’URSSAF. Ce document mentionne dans tous les cas:

l’identification de l’entreprise (dénomination sociale et adresse du siège social,ainsi que laliste des établissements concernés avec leur numéro siret), que l’employeur est à jour de ses obligations sociales à la date d’exigibilité de la dernière période traitée (les 6derniersmois échus).

Lorsque le cocontractant emploie des salariés, l’attestation indique :

le nombre de salariés,

le montant total des rémunérations déclarées sur le dernier bordereau récapitulatif des cotisations URSSAF qui mentionne le nombre de salariés et letotal des rémunérations que le sous-traitant a déclaré lors de sa dernière échéance. Ce document atteste également de son respect des obligations de déclaration et de paiement des charges sociales.

En cas de contrôle de l’URSSAF, l’inspecteur vous demandera de présenter toutes ces pièces. Le donneur d’ordre doit également s’assurer de leur validité

Il lui suffit pour cela de se munir du numéro de sécurité mentionné sur l’attestation et d’en vérifier l’authenticité à l’aide du module de vérification des attestations sur www.urssaf.fr

c. Attestations d'assurances

Pour garantir , les conséquences pécuniaires et la réparation des dommages qui se produisent durant et après la réception des travaux (fin officielle du chantier), sans attendre une décision de justice.

le donneur d’ordre doit ainsi exiger:

Une attestation d'assurance responsabilité civile travaux

Une attestation d'assurance de responsabilité décennale

6. Convoquer l’assemblée générale (ordinaire ou spéciale)

Convoquer tous les copropriétaires (si travaux généraux), ou groupe de copropriétaires (si travaux spéciaux ou portant sur des éléments d’équipement collectifs).

Reprendre les modalités de convocation des AG (voir processus « préparation et convocation des assemblées générales »)

Joindre la quote part prévisionnelle des travaux (sous login), pour chaque copropriétaire et en général l’ensemble des devis et avis techniques de l’architecte ou du sachant.

Attention au contenu des résolutions selon la nature des travaux envisagés (communs, privatifs, mixtes, ou d’amélioration)(voir modèles de résolution)

L’assemblée générale devra décider :

  • du choix des travaux,
  • du montant des travaux,
  • du choix de l’entreprise,
  • de la période des travaux,
  • du montant des appels de provisions et des dates d’exigibilité,
  • du placement des fonds recueillis au profit du syndicat (si nécessaire),
  • de l’affectation des intérêts produits par le placement des fonds (si nécessaire),
  • éventuellement d’une délégation de pouvoir

En plus des travaux, il faudra décider au cours de la même assemblée :

  • du contrat et de la mission du maître d’œuvre pour la phase « suivi des travaux » (nature et coût),
  • de choisir éventuellement un bureau de contrôle (mission et coût),
  • de choisir éventuellement un contrôleur S.P.S. (mission et coût),
  • de souscrire une assurance dommage ouvrage si nécessaire (coût),
  • de définir les honoraires du syndic au titre des travaux

Pour chacun de ces points, il est nécessaire de faire jouer la concurrence (sauf pour le syndic puisqu’il y a un contrat) et de bien faire préciser leur mission et les limites de leurs interventions. Il est important d’évaluer correctement les coûts des intervenants (environ +ou- 15 % sur le montant des travaux) et de faire voter en assemblée les dates d’exigibilité correspondantes à chaque intervention.

7. Les honoraires du syndic

Conformément à l'article 7.2.5 ,du contrat type de syndic de copropriété ,certains travaux peuvent faire l'objet d'honoraires spécifiques. Il s’agit :

  • des travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ou d'entretien courant ;
  • des travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance ;
  • des travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;
  • des études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;
  • des travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble.

La rémunération du syndic doit être fixée dans le projet de résolution soumis au vote de l'assemblée générale. Elle est exprimée en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon l'importance des travaux préalablement à leur exécution

Par ailleurs, les honoraires sont exigibles au fur et à mesure des travaux. En ce sens, ils doivent être facturés et payés parallèlement aux paiements des autres prestataires.

8. Le financement des travaux

Il est impératif de prévoir les modalités de financement pour pouvoir répondre précisément lors de l'assemblée aux questions individuelles des copropriétaires.

Aussi ,plusieurs formules sont envisageables pour le financement de travaux importants :

a) Le financement direct par des appels de fond**

Chaque copropriétaire qui fait son affaire du paiement de sa quote-part sous les formes qu’il souhaite (prêt traditionnel). Suivant la nature des travaux, il existe actuellement des crédits d’impôt.

Attention à bien expliquer qu'un décalage dans les appels de fonds va générer un décalage dans les travaux.

b) Le recours au fonds de réserve pour travaux

Un fonds de travaux doit être mis en place dans les copropriétés pour anticiper le financement de travaux.

Ce fonds sert à faire face aux dépenses des travaux :

  • obligatoires,
  • ou décidés par l'assemblée générale des copropriétaires hors budget prévisionnel.

Toutefois, ce fonds de travaux n'est pas obligatoire :

lorsque l'immeuble comporte moins de 10 lots de copropriété et que le syndicat de copropriétaires décide à l'unanimité de ne pas constituer le fonds par un vote en assemblée générale,

ou lorsque le diagnostic technique global (DTG) ne fait apparaître aucun besoin de travaux pour les 10 années à venir. La dispense ne vaut alors que pour 10 ans.

Le fonds de travaux doit au minimum représenter 5 % du budget prévisionnel de l'année. Ce fonds est alimenté par une cotisation annuelle obligatoire versée par chaque copropriétaire sur la base des tantièmes (valeur de chaque lot) prévus par le règlement de copropriété.

Le syndic doit ouvrir un compte spécifique pour y verser les cotisations. En effet, ce compte doit être différent de celui destiné aux charges courantes.

Attention : Les sommes versées au fonds ne sont pas récupérables par le copropriétaire en cas de vente de son lot de copropriété.

Le cumul des appel de fond et fond de réserve pour travaux est possible si le fond de réserve n'est pas suffisant

c) L'emprunt collectif

Un prêt bancaire peut être souscrit au nom du syndicat de copropriétaires pour financer :

  • des travaux votés sur les parties communes,
  • des travaux d'intérêt collectif sur les parties privatives (par exemple, mise en place de compteurs individuels pour apprécier la quantité de chauffage consommée dans chaque appartement),
  • l'acquisition de biens,
  • ou le préfinancement des subventions publiques (par exemple, travaux subventionnés par l'Agence nationale de l'habitat s'ils portent sur les parties communes ou privatives et qu'ils sont d'intérêt collectif).

A noter :

L'emprunt collectif est souscrit au nom du syndicat des copropriétaires pour le compte :

  • de l'ensemble des copropriétaires,
  • ou des seuls copropriétaires qui décident d'y participer.

Le recours à l'emprunt collectif est soumis à certaines règles de formes.

Le contrat de prêt doit être conforme aux conditions générales et particulières qui ont été jointes à l'ordre du jour de l'assemblée générale.

La signature du prêt doit être faite par le syndic agissant au nom du syndicat des copropriétaires.

Elle s'effectue après le délai de 2 mois à partir de la notification de la décision d'assemblée générale concernant le recours à l'emprunt collectif.

Seuls les copropriétaires bénéficiant du prêt sont tenus de rembourser son montant, ses intérêts et honoraires dans la limite de leur quote-part des dépenses.

En cas d'impayé de remboursement du prêt, le syndic doit adresser une mise en demeure au copropriétaire défaillant.

En cas d'échec de cette mise en demeure, et à l'expiration d'un délai de 30 jours, le syndic peut appeler la caution à rembourser les impayés du copropriétaire.

La caution peut ensuite se retourner contre le copropriétaire défaillant pour obtenir le remboursement du paiement.

Ordre du jour

Les conditions générales et particulières du projet de contrat de prêt doivent être jointes à l'ordre du jour de l'assemblée générale au cours de laquelle le recours à l'emprunt collectif doit être voté.

Règles de vote

La décision de souscrire un emprunt collectif doit faire l'objet d'un vote à l'unanimité des copropriétaires, excepté dans 2 cas :

lorsque le prêt sert à préfinancer les subventions publiques accordées au syndicat pour la réalisation des travaux,

ou lorsque la souscription est faite au bénéfice des seuls copropriétaires qui décident de participer aux frais.

Dans ces 2 cas, l'emprunt peut être voté à la même majorité que celle nécessaire au vote des travaux concernés.

Notification de participation

Les copropriétaires qui participent à l'emprunt doivent notifier leur décision au syndic, par tous moyens, en précisant le montant qu'ils souhaitent demander dans la limite de leur quote-part des dépenses.

Cette notification doit être faite dans un délai de 2 mois :

  • à partir de la notification du procès-verbal d'assemblée générale, pour les copropriétaires opposants ou défaillants,
  • ou à partir de la tenue de l'assemblée générale, pour les autres copropriétaires.

9. Après l’assemblée établir et envoyer au service comptable la fiche de liaison travaux et appel

fiche de liaison travaux et appel

Ne pas oublier de préciser la nature des travaux votés, communs, mixtes, ou d’amélioration afin de préparer les appels de fonds.

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