Ce process fait partie des 25 - Process copropriété

Volume 25 04 05 Diagnostics, Rapports et Carnet d'entretien

Cette procédure décrit les modalités de planification et établissement du rapport de visite d'une copropriété

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

Aux termes du contrat de syndic type :

« Le forfait convenu entre les parties comprend toutes les prestations fournies par le syndic au titre de sa mission, à l’exclusion des prestations limitativement énumérées à l’annexe 2 du décret du 17 mars 1967. A ce titre, il effectue les visites et vérifications périodiques de la copropriété impliquées par la mission relative à l’administration, à la conservation, à la garde et à l’entretien de l’immeuble.

« Il est convenu la réalisation, au minimum, de x visite(s) et vérifications périodiques de la copropriété, d’une durée minimum de x heure(s), avec rédaction d’un rapport/sans rédaction d’un rapport et en présence du président du conseil syndical/hors la présence du président du conseil syndical (rayer les mentions inutiles) ».

Nos contrats prévoient la réalisation d'une visite minimum par an d'une durée minimum d'une heure hors la présence du président du conseil syndical avec rédaction d’un rapport, toutefois si l'assemblée générale / le conseil syndical le demande le nombre de visite contractuel peut être augmenté.

Le gestionnaire planifie sa visite , la planification se formalise par la création d'un ticket sur le projet REDMINE de l'immeuble

Le ticket aura pour sujet “Rapport de visite”

Tracker Diagnostics

La référence du ticket devra être reporté en description du rapport de visite

Ce ticket sera celui sur lequel l'ensembles des rapports de visite de l'immeuble seront mis

Le rapport de visite ne consiste pas à établir un état des lieux exhaustif de l'ensemble immobilier avec un descriptif et la qualification de l’état de conservation des bâtiments, des équipements et des revêtements, pour ce type de rapport détaillé la copropriété devra établir un diagnostic technique global .

Nous effectuons une vérification visuelle de l’état d’entretien de toutes les parties communes et nous faisons figurer dans le rapport que les anomalies. (défaut d'entretien, les risques sécuritaires et sanitaires, sinistres…)

Afin d'établir le rapport nous avons fait le choix de l'app VTI VILOGI , cliquer ici pour un détail sur le fonctionnement de l'application

Une fois le rapport établit, il sera enregistré sur le ticket de visite d'immeuble, ce qui permettra la consultation du rapport sur l'espace client par les membre du cs , il sera également diffusé par mail à l'ensemble des copropriétaires.

Afin d'analyser l'état global de la copropriété et mettre en place une stratégie de gestion du patrimoine précise et efficace le rapport de visite sera un outil précieux qui viendra compléter ,le carnet d'entretien de la copropriété et le DTG.

Dans ce cadre , le rapport de visite doit être travaillé, en effet il ne s'agit pas d'établir un rapport sans résoudre les dysfonctionnements constatés sur l'ensemble immobilier .

Une fois le rapport établit plusieurs types de ticket en sous tâches ou lié aux ticket “visite d'immeuble” peuvent être crées , nous retrouverons le plus souvent:

• Un ticket “Travaux” si il y a une opération d'entretien courant ou d'urgence à réalisé

• Un ticket “devis” si il y a des travaux à réaliser qui ne sont pas urgents et peuvent attendre l'avis du conseil syndical ou de l'assemblée générale

• Un ticket “sinistre”

• Un ticket “note d'information” pour rappeler à l'ordre sur les infractions aux règlements de copropriété

Il faut donc vérifier les tickets pré existants et les lier au rapport de visite, voir créer des sous taches. Ne surtout pas laisser de ticket orphelin.