Ce process fait partie des 25 - Process copropriété

Volume 25 04 05 Diagnostics, Rapports et Carnet d'entretien

Cette procédure décrit les modalités de mise en place du carnet d'entretien

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

Tout immeuble en copropriété doit posséder un carnet d'entretien. Ce document répertorie des informations techniques sur la maintenance et les travaux effectués dans l'immeuble. Il doit être réalisé, tenu et mis à jour par le syndic de copropriété.

Ce document doit être tenu à la disposition de tout copropriétaire ou futur acquéreur qui en fait la demande.

Le carnet d'entretien mentionne obligatoirement :

1° L'adresse de l'immeuble

2° L'identité du syndic en exercice

3° Les références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat des copropriétaires, avec leurs dates d'échéance

4° L'année de réalisation des gros travaux (ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement piscine, d'ascenseur ou de canalisations par exemple), et ceux apparaissant nécessaires au vu du diagnostic technique global (DTG),l'identité des entreprises qui ont réalisé ces travaux

5° La référence des contrats d'assurance dommage-ouvrage dont la garantie est en cours, s'ils existent

6° Les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs (ascenseur, portail…) avec leurs dates d'échéances.

7° L’échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé en assemblée générale.

Le carnet d'entretien doit également mentionner toutes les informations complémentaires que les copropriétaires décident d'y faire figurer lors d'un vote en assemblée générale à la majorité simple.

Il peut notamment s'agir d'informations relatives :

à la construction de l'immeuble, aux études techniques réalisées,…

Au moins une fois an, après l'assemblée générale approuvant les comptes de l'exercice clos, le carnet d'entretien est établi, détenu et mis à jour par le gestionnaire ou son assistant(e) si il en a un(e). Voir ci dessous paragraphe e). Par ailleurs, le carnet d'entretien doit être enregistré dans REDMINE.

Si la copropriété comporte plusieurs bâtiments, un seul carnet d'entretien est prévu, mais le syndic doit y ouvrir un chapitre par bâtiment.

En présence d'un ou plusieurs syndicats secondaires, le syndic doit :

établir et tenir à jour un carnet d'entretien pour chacun d'entre eux,réserver, dans le carnet d'entretien du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats.

Le carnet d'entretien est consultable, sur demande par tout candidat à l'achat auprès :

du syndic,ou du vendeur.

Le syndic doit permettre la consultation du carnet d'entretien :

1. A tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente ou d'un acte de vente portant sur un lot de copropriété

2. A tout copropriétaire qui peut le consulter au bureau du syndic ou sur son espace client.

Une copie du carnet d'entretien peut être remise par le syndic de copropriété à tout copropriétaire qui en fait la demande par tous moyens, aux frais de ce dernier.

1) Cliquer sur l'onglet Fichiers puis Immeubles , sélectionner l'immeuble.

2) Une fois sur la page de l'immeuble , cliquer sur “courrier” et Choisir le courrier « carent2.doc ».

Important! afin que les informations du Carnet d'entretien soient toujours à jour il vous faut réaliser les actions suivantes:

1) il vous faut aller dans la fiche de l'immeuble et renseigner les éléments manquants dans la fiche Jur. Adm.

2) il vous faut aller dans fichiers / contrat immeuble et cocher la case « Parution sur carnet d'entretien » sur chaque contrat enregistré.

3) concernant des travaux :

- Vieux travaux (non saisis sous LOGIN) : Onglet Appels de fonds / Descriptif travaux / Sélection de l'imm. / Création / Renseigner les éléments de la fiche travaux.

- Travaux (enregistré sous LOGIN) : Onglet appels de fonds / Appels de fonds – Op. Excep. / Sélection de l'imm. / Sélection du chantier / Descriptif / Renseigner les éléments de la fiche travaux

4) Attention, après avoir effectué des modifications au niveau de ces informations, et pour que celles-ci s'affichent sur le carnet d'entretien, il vous faut d'abord supprimer celui qui s'est généré précédemment :

- Rentrer dans votre COPACU (microlog/copacu)

- Ouvrir le fichier « entretien »

- Choisir le document concernant votre immeuble (CAEN + numéro immeuble)

5) enregistrer une copie dans REDMINE