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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25-05 Suivi du dossier de copropriété

Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne les appels de charges consécutifs à la tenue de l’assemblée générale qui a voté le budget de fonctionnement pour l’année à venir et (ou) qui a voté des travaux nécessitant un ou plusieurs appels de fonds spécifiques.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

La périodicité requise pour appeler les charges est la suivante:

- 1 fois par trimestre

Les charges de copropriété sont les dépenses courantes que doivent payer collectivement les copropriétaires.

Il existe 2 grandes catégories de charges :

• les charges générales relatives à l'administration, la conservation et l'entretien des parties communes

• et les charges particulières qui sont induites des services collectifs et équipements communs.

La participation de chaque copropriétaire varie selon la nature des charges (générales ou particulières). Certaines charges, qu'elles appartiennent à l'une ou l'autre catégorie, peuvent être distinguées par bâtiment s'il en existe plusieurs dans la copropriété. On parle alors de charges spéciales.

Les charges générales concernent les frais liés à :

• l'administration de l'immeuble (par exemple, honoraires du syndic, frais de tenue des assemblées générales)

• l'entretien de l'immeuble (par exemple, nettoyage des parties communes, frais d'enlèvement des ordures ménagères)

• et la conservation de l'immeuble (par exemple, ravalement des façades, réfection des toitures).

Tous les copropriétaires doivent participer au paiement des charges générales à hauteur de leur quote-part, même si la dépense ne présente aucune utilité directe pour leur lot de copropriété.

Les charges particulières concernent les frais liés aux :

• services collectifs (par exemple, gardiennage, service de nettoyage, système de sécurité)

• équipements communs (par exemple, entretien de la chaudière collective, de l'ascenseur, installation d'une antenne de télévision).

Ces charges sont payées en fonction de l'utilité et de la possibilité pour les copropriétaires d'utiliser ces services ou équipements. Par exemple, pour les frais d'ascenseur, les copropriétaires des lots de copropriété situés en rez-de-chaussée n'ont pas à supporter ces frais, sauf si l'ascenseur dessert la cave ou le parking.

Chaque année, les copropriétaires votent un budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes (charges générales ou particulières).

Ces dépenses couvrent la maintenance, le fonctionnement et l’administration des parties communes et équipements communs.

Les travaux d'entretien courant réalisés en vue de maintenir l'état de l'immeuble ou de prévenir la défaillance d'un élément d'équipement entrent dans le budget des travaux de maintenance. Exemple : remplacement d'éléments de la chaudière ou de l'ascenseur lorsque le prix du remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d'entretien.

Les copropriétaires peuvent également participer à des dépenses exceptionnelles non prévues par le budget prévisionnel.

Ces dépenses doivent faire l'objet au cas par cas d'un vote des copropriétaires.

Il s'agit notamment :

• des travaux d'amélioration (transformation de l'existant, adjonction d'un nouvel élément d'équipement, aménagement ou création de locaux à usage commun, surélévation de bâtiment…),

• des études techniques (diagnostics, consultations…).

En pratique, ces dépenses sont votées en même temps que les travaux.

Chaque copropriétaire doit assumer le paiement des charges votées à hauteur de sa quote-part.

Les charges prévues au budget prévisionnel sont financées par le versement de provisions. Ces provisions sont versées par les copropriétaires au syndic de copropriété.

Elles sont égales au 1/4 du budget voté, sauf décision contraire de l'assemblée générale.

La provision doit être réglée :

• le 1er jour de chaque trimestre

• ou le 1er jour de la période fixée par l'assemblée générale.

Avant la date d'exigibilité, le syndic de copropriété adresse un appel de charges à chaque copropriétaire indiquant le montant de sa provision.

Lors du vote des dépenses exceptionnelles, l'assemblée générale fixe le montant de la dépense et la date d'exigibilité des provisions correspondantes.

En pratique, ces dépenses sont votées en même temps que les travaux. Pour ces dépenses, le syndic peut exiger le versement d'avances de trésorerie.

Avant la date d'exigibilité fixée par l'assemblée générale, le syndic de copropriété adresse un appel de fonds à chaque copropriétaire indiquant l'objet de la dépense et le montant de la somme exigible.

Le copropriétaire qui constate que sa quote-part est supérieure de plus 1/4 à ce qu'elle devrait être peut contester cette répartition en faisant un recours devant le tribunal de grande instance (TGI).

Cette action est également possible si un copropriétaire estime que la quote-part d'un autre copropriétaire est inférieure de plus 1/4 à ce qu'elle devrait être.

Le recours doit être engagé :

• dans les 5 ans qui suivent la publication du règlement de copropriété au fichier immobilier,

• ou dans les 2 ans qui suivent la 1ère revente du lot de copropriété intervenue après la publication du règlement de copropriété au fichier immobilier.

Si la plainte du copropriétaire est fondée, le juge établit une nouvelle répartition des charges qui s'applique seulement pour l'avenir.

Attention : en dehors de ces cas de contestation des charges, modifier la répartition des charges nécessite un vote à l'unanimité des copropriétaires.

Pour arriver à l'édition des appels de fonds, un certain nombre de prérequis sont disponibles sur les mode opératoires du logiciel de gestion vilogi comme la création de l'exercice

https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/creer-un-exercice-comptable-video_49-238-1-0-1.php

• S’il s’agit de saisir le « budget de fonctionnement », préalablement saisi par le gestionnaire, il faut le modifier par nature de charges, comme cela est précisé sur la 25 05 08 - La fiche de liaison ,transmise par le gestionnaire de copropriété.

• S’il s’agit de saisir des « avances ou des provisions », il faut se référer aussi à la 25 05 08 - La fiche de liaison qui aura précisé le type de répartition (ex : 01 : charges générales)

• S’il s’agit de saisir un « budget travaux », il faut se référer aux indications portées sur fiche de liaison travaux et appel, selon la nature des travaux envisagés, sans omettre tous les honoraires annexes aux travaux, si nécessaire (frais de SPS, d’architecte, de DO……) et d’honoraires syndic.

à faire selon le mode op vilogi https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/faire-le-budget-de-la-copropriete_21-243-1-0-1.php

• Pour les travaux : Doivent être paramétrés en fonctions des dates prévues par le procès verbal.

• Pour le budget de fonctionnement : préparer un appel trimestriel égal au ¼ du budget annuel voté

• But : vérifier que la répartition totale cumulée correspond bien au montant de l’appel de fonds à l’arrondi près.

• Y joindre un texte explicatif du pourquoi de l’appel

• Y joindre éventuellement une note d’information à l’attention des copropriétaires si nécessaire (pour les informer, par exemple d’un changement de numéro de téléphone, de gestionnaire ….)

selon le mode opératoire vilogi https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/appels-de-fonds_20-162-1-0-1.php

Par voie dématérialisée de préférence.

• Ne pas oublier de vérifier l'envoi aux mandataires éventuels qui peuvent gérer certains appartements afin qu’ils règlent les appels de fonds en lieu et place des propriétaires.

selon le mode opératoire vilogi https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/envoyer-les-appels-de-fonds-par-email-pour-tous-vos-immeubles-d-un-coup_64-574-1-0-1.php

Afin de répondre aux obligations du Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne , les appels de fonds sont enregistrés dans le dossier électronique du copropriétaire afin qu'il soit consultable dans l'espace client.

voir process 25-05-05 Gerer les encaissements