Table des matières
25 05 03 - Contrôler vérifier et payer les factures fournisseurs
Ce process fait partie des Process copropriété
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de vérification, de codification et de saisie des factures de copropriété.
II. Process.
Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l'envoi.
1. Réception et contrôle de la facture par le gestionnaire / e gestionnaire de l’immeuble
1. Contrôle OS
Le gestionnaire ou le e-gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, ayant un caractère répétitif).
Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire/ e gestionnaire retourne la facture au fournisseur (nota : l’informer au préalable du processus de suivi des factures mis en place chez Groupimo).
2.Contrôle mentions légales
Voir : www.service-public.fr
Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret.
Pour les factures sur lesquelles ne figure pas les mentions légales obligatoire on ne les saisit pas et elle sont retournées au fournisseur pour modification.
Si l'ensemble des mentions légales y figurent, le gestionnaire / e gestionnaire la transmet par un ticket redmine au service comptabilité.
Projet comptabilité 'exercice en cours' de l'immeuble concerné - tracker facture, en sous tache du ticket front de demande de l'intervention.
Il doit remplir les champs suivants :
-facture (insérer le pdf)
-état facture (validée)
-clé de répartition
-montant ht
-montant tva
Nomenclature pour prestation ponctuelle libelle du ticket de l'os qui doit impérativement être mis en sous tache ou lié au ticket facture. A défaut, le comptable retourne la facture au gestionnaire / e gestionnaire + Nom du fournisseur
Nomenclature pour facture récurrente Equipement/Type d'intervention Mois
A noter que pour toute facture récurrente, le ticket “facture” doit obligatoirement être en sous tache ou lié au ticket “contrat”.
Le gestionnaire/ e gestionnaire peut aussi indiquer la date de paiement de la facture si des conventions particulières de paiement ont été prises avec le fournisseur (autre que 30 jours/fin de mois).
Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire /e gestionnaire en informe :
a) le fournisseur ,par écrit, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste.
b) le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement et les diligences mises en place pour trouver une solution au litige. Dans ce cas, le champ “état facture reste sur “A valider”
2. Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée
Le comptable vérifie que sur la facture soit bien indiqué le RCS du fournisseur, et le rentre dans login au moment de la saisie si pas encore fait ou si nouveau fournisseur.
Il vérifie également que la facture pdf soit conforme aux informations du ticket (immeuble, montant, ..)
Si pas conforme au process, réassignation du ticket au gestionnaire / e gestionnaire pour mise en conformité.
3. Saisie de la facture par le comptable
La saisie doit être conforme au plan comptable de l’immeuble tel qu’il a été prévu au “décret comptable de 2004 applicable depuis le 1er Janvier 2008 (notion d’authenticité comptable)”.
Elle doit être inscrite au débit du bon compte comptable de charges et au crédit du compte fournisseur concerné.
Une fois la facture saisie, la date d'échéance est renseignée (1 mois après la date de la facture pour factures classiques - date prochaine séance de règlement pour fluides, assurances…)
La facture est assignée :
- au comptable effectuant les règlement pour les factures validée - passer état facture en “validé”
- au gestionnaire / e gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire / e gestionnaire passe le ticket facture en ” validé“ et la ré-assigne au comptable en charge des paiements
Le comptable procède à la saisie des factures fournisseurs de la copropriété selon le mode opératoire Vilogi - Enregistrer les factures fournisseur de la copropriété .
3.1 Cas particulier des factures travaux
L'enregistrement des factures du prestataire des travaux demande une attention particulière et s'opère conformément au mode opératoire Vilogi - Enregistrer les factures fournisseurs travaux.
3.2 Archivage GED des factures
L'archivage des factures se fait selon le mode opératoire Ged Scanner et annexer les factures.
4. Paiement de la facture à son échéance
Le comptable procède au paiement des factures en appliquant le mode opératoire Vilogi-écritures comptables en comptabilité de la copropriété.
En cas de manque de trésorerie, le comptable en charge des paiements le signale, sur le ticket, au gestionnaire / e gestionnaire en lui indiquant la date possible de report du paiement de la facture.
Le gestionnaire / e gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fonds exceptionnel si besoin.
Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut et par exception, le chèque. voir le process banque digitale
Pour payer les fournisseurs par virement voir les modes opératoires Vilogi :
Payer les fournisseurs par virement SEPA
Faire les virements SEPA fournisseurs
Une fois le paiement effectué , indiquer la date de paiement et clôturer le ticket.