process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures
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process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2020/03/30 14:56] – [2. Contrôle par le gestionnaire de la conformité de la facture avec l’ordre de service] splaissy | process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2023/02/01 08:47] – cmj | ||
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- | ===== 25 05 03 - Contrôler | + | ===== 25 05 03 - Contrôler vérifier |
Ce process fait partie des [[process: | Ce process fait partie des [[process: | ||
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Volume [[process: | Volume [[process: | ||
===== I. Objet de la procédure. ===== | ===== I. Objet de la procédure. ===== | ||
- | + | Cette procédure décrit les modalités de vérification, | |
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Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l' | Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l' | ||
- | ====1. Réception de la facture par le gestionnaire de l’immeuble==== | + | ====1. Réception |
- | Le gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, | + | 1. Contrôle OS |
- | Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire | + | Le gestionnaire ou le e-gestionnaire |
- | ====2. | + | Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire/ e gestionnaire retourne |
+ | |||
+ | 2.Contrôle mentions légales (https:// | ||
Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret. | Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret. | ||
- | Si la facture n'est pas conforme, le gestionnaire la retourne | + | Pour les factures sur lesquelles ne figure pas les mentions légales obligatoire on ne les saisit pas et elle sont retournées au fournisseur pour modification. |
+ | |||
+ | Si l'ensemble des mentions légales y figurent, le gestionnaire / e gestionnaire la transmet par un ticket redmine | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Projet comptabilité ' | ||
+ | |||
+ | Il doit remplir les champs suivants : | ||
+ | |||
+ | -facture (insérer le pdf) | ||
+ | |||
+ | -état facture (validée) | ||
+ | |||
+ | -clé de répartition | ||
+ | |||
+ | -montant ht | ||
- | Si la facture est conforme le gestionnaire la transmet [[https:// | + | -montant tva |
- | Le gestionnaire peut aussi indiquer la date de paiement | + | __Nomenclature pour prestation ponctuelle__ |
+ | libelle du ticket | ||
+ | A défaut, le comptable retourne | ||
- | Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire en informe : | + | __Nomenclature pour facture |
+ | Equipement/ | ||
- | 1.le fournisseur ,**par écrit**, | + | A noter que pour toute facture récurrente, |
- | 2.le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement de la facture. | + | Le gestionnaire/ |
+ | Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire /e gestionnaire en informe : | ||
+ | a) le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste. | ||
+ | b) le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement et les diligences mises en place pour trouver une solution au litige. Dans ce cas, le champ "état facture reste sur "A valider" | ||
+ | ====2. Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée==== | ||
- | ====3. Vérification par le comptable que la facture | + | Le comptable |
- | Suppose | + | Il vérifie également |
- | Si pas conforme au process, | + | Si pas conforme au process, |
- | ====4. Saisie de la facture par le comptable ==== | ||
- | La saisie doit être conforme au plan comptable | + | ====3. Saisie |
- | Elle doit être inscrite en crédit et sur le bon compte | + | La saisie |
+ | Elle doit être inscrite au débit du bon compte comptable de charges et au crédit du compte fournisseur concerné. | ||
- | ====5. Classement | + | Une fois la facture saisie, la date d' |
+ | La facture est assignée : | ||
- | Elle est classée par « date d’ordre de paiement », le paiement se fait lors des séances de signature en fin de semaine, sauf conventions contraires prises avec certains fournisseurs, | + | - au comptable |
+ | - au gestionnaire / e gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire / e gestionnaire passe le ticket facture en " validé" | ||
- | ====6. Paiement de la facture à son échéance==== | ||
- | Le règlement des fournisseurs se fait une fois par semaine, sauf accords particuliers pris avec certains fournisseurs, | + | ====4. Paiement |
- | En cas de manque de trésorerie, | ||
- | Le gestionnaire prend les dispositions nécessaire pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fond exceptionnel. | ||
- | Préparer l’ordre | + | En cas de manque de trésorerie, |
- | Apposer sur la facture originale la référence du virement | + | Le gestionnaire / e gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur et/ou avertit |
+ | Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut et par exception, le chèque. [[process: | ||
- | ====7. Classement | + | Pour l' |
- | Avant la clôture de l’exercice : va permettre de retrouver plus facilement la facture pour consultation, la facture étant classée par « ordre ou numéro | + | Une fois le paiement effectué |
- | A la clôture de l’exercice : va permettre de préparer rapidement | + | |
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process/25-copropriete/25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures.txt · Dernière modification : 2023/02/02 09:11 de 01_a16_14-groupimo.com