process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures
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process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2020/03/30 14:59] – [3.Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée] splaissy | process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2023/02/01 09:19] – cmj | ||
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- | ===== 25 05 03 - Contrôler | + | ===== 25 05 03 - Contrôler vérifier |
Ce process fait partie des [[process: | Ce process fait partie des [[process: | ||
Volume [[process: | Volume [[process: | ||
- | ===== I. Objet de la procédure. ===== | ||
+ | ===== I. Objet de la procédure. ===== | ||
+ | |||
+ | Cette procédure décrit les modalités de vérification, | ||
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Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l' | Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l' | ||
- | ====1. Réception de la facture par le gestionnaire de l’immeuble==== | + | ====1. Réception |
- | Le gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, | + | 1. Contrôle OS |
- | Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire | + | Le gestionnaire ou le e-gestionnaire |
- | ====2. | + | Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire/ e gestionnaire retourne |
+ | |||
+ | 2.Contrôle mentions légales (https:// | ||
Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret. | Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret. | ||
- | Si la facture n'est pas conforme, le gestionnaire la retourne au fournisseur. | + | Pour les factures sur lesquelles ne figure pas les mentions légales obligatoire on ne les saisit pas et elle sont retournées au fournisseur pour modification. |
+ | |||
+ | Si l'ensemble des mentions légales y figurent, le gestionnaire / e gestionnaire la transmet par un ticket redmine au service comptabilité. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Projet comptabilité ' | ||
+ | |||
+ | Il doit remplir les champs suivants : | ||
+ | |||
+ | -facture (insérer le pdf) | ||
+ | |||
+ | -état facture (validée) | ||
+ | |||
+ | -clé de répartition | ||
+ | |||
+ | -montant ht | ||
+ | |||
+ | -montant tva | ||
+ | |||
+ | __Nomenclature pour prestation ponctuelle__ | ||
+ | libelle du ticket de l'os qui doit impérativement être mis en sous tache du ticket facture. | ||
+ | A défaut, le comptable | ||
+ | |||
+ | __Nomenclature pour facture récurrente__ | ||
+ | Equipement/ | ||
+ | |||
+ | A noter que pour toute facture récurrente, | ||
- | Si la facture est conforme le gestionnaire la transmet [[https:// | + | Le gestionnaire/ e gestionnaire |
- | Le gestionnaire peut aussi indiquer | + | Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement |
- | Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu | + | a) le fournisseur |
- | 1.le fournisseur | + | b) le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement et les diligences mises en place pour trouver une solution au litige. |
- | 2.le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement de la facture. | ||
+ | ====2. Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée==== | ||
+ | Le comptable vérifie que sur la facture soit bien indiqué [[process: | ||
+ | Il vérifie également que la facture pdf soit conforme aux informations du ticket (immeuble, montant, ..) | ||
+ | Si pas conforme au process, réassignation du ticket au gestionnaire / e gestionnaire pour mise en conformité. | ||
- | ====3. Vérification | + | ====3. Saisie de la facture |
- | Suppose que le gestionnaire a apposé son « Bon à payer, » accompagné de la date de validation, du nom ou du numéro de la copropriété concernée, du RCS du fournisseur, | + | La saisie doit être conforme au plan comptable |
- | Si pas conforme | + | Elle doit être inscrite |
- | ====4. Saisie | + | Une fois la facture saisie, la date d' |
- | La saisie doit être conforme au plan comptable de l’immeuble tel qu’il a été prévu au " | + | La facture est assignée : |
- | Elle doit être inscrite en crédit et sur le bon compte | + | - au comptable |
+ | - au gestionnaire / e gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire / e gestionnaire passe le ticket facture en " validé" | ||
- | ====5. Classement | + | Le comptable procède à la saisie des factures fournisseurs |
+ | ===3.1 Cas particulier des factures travaux=== | ||
- | Elle est classée par « date d’ordre de paiement », le paiement se fait lors des séances de signature en fin de semaine, sauf conventions contraires prises avec certains | + | L' |
+ | ===3.2 Archivage GED des factures=== | ||
- | ====6. Paiement de la facture à son échéance==== | + | L' |
- | Le règlement des fournisseurs se fait une fois par semaine, sauf accords particuliers pris avec certains fournisseurs, | + | ====4. Paiement |
- | En cas de manque de trésorerie, | + | Le comptable procède au paiement des factures en appliquant le mode opératoire [[https:// |
- | Le gestionnaire prend les dispositions nécessaire pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fond exceptionnel. | + | |
+ | En cas de manque de trésorerie, | ||
- | Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut | + | Le gestionnaire / e gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer |
- | Apposer sur la facture originale la référence du virement ou à défaut le numéro du chèque, la date de paiement, et le nom de celui qui à établi le règlement. | + | Préparer l’ordre de virement |
+ | Pour payer les fournisseurs par virement SEPA on utilise les modes opératoires [[https:// | ||
- | ====7. Classement de la facture dans le classeur des « factures payées » de la copropriété concernée==== | ||
- | Avant la clôture de l’exercice : va permettre de retrouver plus facilement la facture pour consultation, la facture étant classée par « ordre ou numéro | + | Une fois le paiement effectué |
- | A la clôture de l’exercice : va permettre de préparer rapidement | + | |
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process/25-copropriete/25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures.txt · Dernière modification : 2023/02/02 09:11 de 01_a16_14-groupimo.com