Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2020/03/30 14:59] – [3.Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée] splaissy
+++ process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2023/02/02 09:11] (Version actuelle) – 01_a16_14-groupimo.com
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-===== 25 05 03 -  Contrôler et vérifier les factures =====
+===== 25 05 03 -  Contrôler vérifier et payer les factures fournisseurs=====
 Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|Process copropriété]]
 Volume [[process:25-copropriete:25-05-suivi_du_dossier_de_copropriete_lca|25-05 Suivi du dossier de copropriété]]
-===== I.	Objet de la procédure. =====
+===== I.	Objet de la procédure. =====
+Cette procédure décrit les modalités de vérification, de codification  et de saisie des factures de copropriété.
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 Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l'envoi.
-====1.	Réception de la facture par le gestionnaire de l’immeuble====
+====1.	Réception et contrôle de la facture par le gestionnaire / e gestionnaire de l’immeuble====
-Le gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, ayant un caractère répétitif).
+. Contrôle OS
-Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire retourne la facture au fournisseur (nota : l’informer au préalable du processus de suivi des factures mis en place chez Groupimo).
+Le gestionnaire ou le e-gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, ayant un caractère répétitif).
-====2.  Contrôle par le gestionnaire de la conformité de la facture avec l’ordre de service====
+Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire/ e gestionnaire retourne la facture au fournisseur (nota : l’informer au préalable du processus de suivi des factures mis en place chez Groupimo).
+.Contrôle mentions légales
+Voir : [[https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808| www.service-public.fr]]
 Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret.
-Si la facture n'est pas conforme, le gestionnaire la retourne au fournisseur.
+Pour les factures sur lesquelles ne figure pas les mentions légales obligatoire on ne les saisit pas et elle sont retournées au fournisseur pour modification.
+Si l'ensemble des mentions légales y figurent, le gestionnaire / e gestionnaire la transmet par un ticket redmine au service comptabilité.
+Projet comptabilité 'exercice en cours' de l'immeuble concerné - tracker facture, en sous tache du ticket front de demande de l'intervention.
+Il doit remplir les champs suivants :
+-facture (insérer le pdf)
+-état facture (validée)
+-clé de répartition
+-montant ht
+-montant tva
+__Nomenclature pour prestation ponctuelle__
+libelle du ticket de l'os qui doit impérativement être mis en sous tache ou lié au ticket facture.
+A défaut, le comptable retourne la facture au gestionnaire /  e gestionnaire + Nom du fournisseur
+__Nomenclature pour facture récurrente__
+Equipement/Type d'intervention Mois
+A noter que pour toute facture récurrente, le ticket "facture" doit obligatoirement être en sous tache ou lié au ticket "contrat".
+Le gestionnaire/ e gestionnaire  peut aussi indiquer la date de paiement de la facture si des conventions particulières de paiement ont été prises avec le fournisseur (autre que 30 jours/fin de mois).
-Si la facture est conforme le gestionnaire la transmet [[https://redmine.groupimo.fr/projects/facture-a-ne-pas-payer?jump=welcome|par un ticket redmine]], avec l’OS si besoin, au service comptabilité copropriété après visa "bon a payer" sur le ticket, et indication de la clé de répartition.
+Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire /e gestionnaire en informe :
-Le gestionnaire peut aussi indiquer la date de paiement de la facture si des conventions particulières de paiement ont été prises avec le fournisseur (autre que 30 jours/fin de mois).
+a) le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste.
-Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire en informe :
+b) le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement et les diligences mises en place pour trouver une solution au litige. Dans ce cas, le champ "état facture reste sur "A valider"
-.le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste.
-.le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement de la facture.
+====2.	Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée====
+Le comptable vérifie que sur la facture soit bien indiqué [[process:99-services-generaux:99-01-04-01-nomenclature-formats-fichiers|le RCS du fournisseur]], et le rentre dans login au moment de la saisie si pas encore fait ou si nouveau fournisseur.
+Il vérifie également que la facture pdf soit conforme aux informations du ticket (immeuble, montant, ..)
+Si pas conforme au process, réassignation du ticket au gestionnaire / e gestionnaire pour mise en conformité.
+====3.	Saisie de la facture par le comptable====
-====3.	Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée====
+La saisie doit être conforme au plan comptable de l’immeuble tel qu’il a été prévu au “décret comptable de 2004 applicable depuis le 1er Janvier 2008 (notion d’authenticité comptable)”.
-Suppose que le gestionnaire a apposé son « Bon à payer, » accompagné de la date de validation, du nom ou du numéro de la copropriété concernée, du RCS du fournisseur, et de l’identité du gestionnaire qui a visé la facture.
+Elle doit être inscrite au débit du bon compte comptable de charges et au crédit du compte fournisseur concerné.
-Si pas conforme au process, retour au gestionnaire pour mise en conformité.
+Une fois la facture saisie, la date d'échéance est renseignée (1 mois après la date de la facture pour factures classiques - date prochaine séance de règlement pour fluides, assurances...)
-====4.	Saisie de la facture par le comptable ====
+La facture est assignée :
-La saisie doit être conforme au plan comptable de l’immeuble tel qu’il a été prévu au "décret comptable de 2004 applicable depuis le 1er Janvier 2008 (notion d’authenticité comptable)".
+- au comptable effectuant les règlement pour les factures validée - passer état facture en "validé"
-Elle doit être inscrite en crédit et sur le bon compte comptable de charges en débit dans le compte fournisseur concerné.
+- au gestionnaire / e gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire / e gestionnaire passe le ticket facture en " validé" et la ré-assigne au comptable en charge des paiements
+Le comptable procède à la saisie des factures fournisseurs de la copropriété selon le mode opératoire [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/enregistrer-une-facture-fournisseur_49-268-1-0-1.php|Vilogi - Enregistrer les factures fournisseur de la copropriété ]].
-====5.	Classement de la facture dans le facturier « factures à payer » pour paiement====
+===3.1 Cas particulier des factures travaux===
+L'enregistrement des factures du prestataire des travaux demande une attention particulière et s'opère conformément au mode opératoire [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/enregistrer-les-factures-fournisseurs-travaux_37-249-1-0-1.php|Vilogi - Enregistrer les factures fournisseurs travaux]].
-Elle est classée par « date d’ordre de paiement », le paiement se fait lors des séances de signature en fin de semaine, sauf conventions contraires prises avec certains fournisseurs, dont devra être informé le comptable en charge des paiements.
+===3.2 Archivage GED des factures===
+L'archivage des factures se fait selon le mode opératoire [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/ged-scanner-et-annexer-les-factures_1-270-1-0-1.php|Ged Scanner et annexer les factures]].
-====6.	Paiement de la facture à son échéance====
+====4.	Paiement de la facture à son échéance====
-Le règlement des fournisseurs se fait une fois par semaine, sauf accords particuliers pris avec certains fournisseurs, et sauf paiement de l’eau et de l’Edf.
+Le comptable procède au paiement des factures en appliquant le mode opératoire [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/payer-une-facture-fournisseur_42-269-1-0-1.php|Vilogi-écritures comptables en comptabilité de la copropriété]].
+En cas de manque de trésorerie, le comptable en charge des paiements le signale, sur le ticket, au gestionnaire / e gestionnaire en lui indiquant la date possible de report du paiement de la facture.
-En cas de manque de trésorerie, le comptable en charge des paiements le signale au gestionnaire en lui indiquant la date possible de report du paiement de la facture.
+Le gestionnaire /  e gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fonds exceptionnel si besoin.
-Le gestionnaire prend les dispositions nécessaire pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fond exceptionnel.
-Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut le chèque et l’agrafer au double de la facture qui sera envoyé au fournisseur.
+Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut et par exception, le chèque. [[process:99-services-generaux:99-03-04-banque-digitale-was-seance-de-signature|voir le process banque digitale]]
-Apposer sur la facture originale la référence du virement ou à défaut le numéro du chèque, la date de paiement, et le nom de celui qui à établi le règlement.
+Pour payer les fournisseurs par virement voir  les modes opératoires Vilogi :
+ [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/payer-les-fournisseurs-par-virement-sepa_16-229-1-0-1.php | Payer les fournisseurs par virement SEPA]]
-====7.	Classement de la facture dans le classeur des « factures payées » de la copropriété concernée====
+[[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/faire-les-virements-sepa-fournisseurs_16-474-1-0-1.php|Faire les virements SEPA fournisseurs]]
-Avant la clôture de l’exercice : va permettre de retrouver plus facilement la facture pour consultation, la facture étant classée par « ordre ou numéro de compte de charge » du plan comptable copropriété.
+Une fois le paiement effectué ,  indiquer la date de paiement et clôturer le ticket.
-A la clôture de l’exercice : va permettre de préparer rapidement le dossier comptable que le conseil syndical pourra ensuite vérifier (cf. process [[process:25-copropriete:25-05-02-assurer-la-verification-des-comptes-par-le-conseil-syndical|vérification des comptes par le conseil syndical]]
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