process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures
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process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2020/05/18 14:13] – splaissy | process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2023/02/02 09:11] (Version actuelle) – 01_a16_14-groupimo.com | ||
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Ligne 1: | Ligne 1: | ||
- | ===== 25 05 03 - Contrôler | + | ===== 25 05 03 - Contrôler vérifier |
Ce process fait partie des [[process: | Ce process fait partie des [[process: | ||
Volume [[process: | Volume [[process: | ||
- | ===== I. Objet de la procédure. ===== | ||
+ | ===== I. Objet de la procédure. ===== | ||
+ | |||
+ | Cette procédure décrit les modalités de vérification, | ||
Ligne 13: | Ligne 15: | ||
Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l' | Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l' | ||
- | ====1. Réception de la facture par le gestionnaire de l’immeuble==== | + | ====1. Réception |
- | Le gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, | + | 1. Contrôle OS |
- | Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire | + | Le gestionnaire ou le e-gestionnaire |
- | ====2. | + | Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire/ e gestionnaire retourne |
+ | |||
+ | 2.Contrôle mentions légales | ||
+ | |||
+ | Voir : [[https:// | ||
Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret. | Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret. | ||
- | Si la facture n' | + | Pour les factures sur lesquelles ne figure |
- | Si la facture est conforme | + | Si l' |
+ | |||
+ | |||
+ | Projet comptabilité ' | ||
- | Projet comptabilité ' | ||
Il doit remplir les champs suivants : | Il doit remplir les champs suivants : | ||
-facture (insérer le pdf) | -facture (insérer le pdf) | ||
- | -état facture (validée | + | |
+ | -état facture (validée) | ||
-clé de répartition | -clé de répartition | ||
+ | |||
-montant ht | -montant ht | ||
- | -montant tva. | ||
- | Le gestionnaire peut aussi indiquer la date de paiement de la facture si des conventions particulières de paiement ont été prises avec le fournisseur (autre que 30 jours/fin de mois). | + | -montant tva |
+ | |||
+ | __Nomenclature pour prestation ponctuelle__ | ||
+ | libelle du ticket de l'os qui doit impérativement être mis en sous tache ou lié au ticket facture. | ||
+ | A défaut, le comptable retourne la facture au gestionnaire / e gestionnaire + Nom du fournisseur | ||
+ | |||
+ | __Nomenclature pour facture récurrente__ | ||
+ | Equipement/ | ||
+ | |||
+ | A noter que pour toute facture récurrente, | ||
+ | |||
+ | Le gestionnaire/ e gestionnaire | ||
- | Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire en informe : | + | Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire /e gestionnaire en informe : |
- | 1.le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste. | + | a) le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste. |
- | 2.le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement | + | b) le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement |
+ | ====2. Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée==== | ||
+ | Le comptable vérifie que sur la facture soit bien indiqué [[process: | ||
+ | Il vérifie également que la facture pdf soit conforme aux informations du ticket (immeuble, montant, ..) | ||
+ | Si pas conforme au process, réassignation du ticket au gestionnaire / e gestionnaire pour mise en conformité. | ||
- | ====3. Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée==== | ||
- | Suppose que le gestionnaire a apposé son « Bon à payer, » accompagné | + | ====3. Saisie |
- | Si pas conforme au process, retour | + | La saisie doit être conforme au plan comptable de l’immeuble tel qu’il a été prévu |
- | ====4. Saisie de la facture par le comptable | + | Elle doit être inscrite au débit du bon compte |
- | La saisie | + | Une fois la facture |
- | Elle doit être inscrite en crédit et sur le bon compte comptable de charges en débit dans le compte fournisseur concerné. | + | La facture est assignée : |
+ | - au comptable effectuant les règlement pour les factures validée - passer état facture en " | ||
- | ====5. Classement de la facture dans le facturier « factures à payer » pour paiement==== | + | - au gestionnaire / e gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire / e gestionnaire passe le ticket facture en " validé" |
+ | Le comptable procède à la saisie des factures fournisseurs de la copropriété selon le mode opératoire [[https:// | ||
- | Elle est classée par « date d’ordre de paiement », le paiement se fait lors des séances de signature en fin de semaine, sauf conventions contraires prises avec certains fournisseurs, | + | ===3.1 Cas particulier |
+ | L' | ||
- | ====6. Paiement de la facture à son échéance==== | + | ===3.2 Archivage GED des factures=== |
- | Le règlement | + | L' |
- | En cas de manque de trésorerie, | + | ====4. Paiement |
- | Le gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer | + | Le comptable procède au paiement des factures |
+ | |||
+ | En cas de manque de trésorerie, | ||
- | Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut | + | Le gestionnaire / e gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur |
- | Pour l'ordre de virement, | + | Préparer |
- | Sur le ticket indiquer la date de paiement, et cloturer le ticket. | + | Pour payer les fournisseurs par virement voir les modes opératoires Vilogi : |
+ | | ||
- | ====7. Classement de la facture dans le classeur des « factures payées » de la copropriété concernée==== | + | [[https:// |
- | Avant la clôture de l’exercice : va permettre de retrouver plus facilement la facture pour consultation, la facture étant classée par « ordre ou numéro | + | Une fois le paiement effectué |
- | A la clôture de l’exercice : va permettre de préparer rapidement | + | |
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process/25-copropriete/25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures.1589825591.txt.gz · Dernière modification : 2020/05/18 14:13 de splaissy