Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2020/05/28 16:21] – mlangoz
+++ process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2023/02/02 09:11] (Version actuelle) – 01_a16_14-groupimo.com
@@ Ligne 1: / Ligne 1: @@
-===== 25 05 03 -  Contrôler et vérifier les factures =====
+===== 25 05 03 -  Contrôler vérifier et payer les factures fournisseurs=====
 Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|Process copropriété]]
 Volume [[process:25-copropriete:25-05-suivi_du_dossier_de_copropriete_lca|25-05 Suivi du dossier de copropriété]]
 ===== I.	Objet de la procédure. =====
 Cette procédure décrit les modalités de vérification, de codification  et de saisie des factures de copropriété.
@@ Ligne 12: / Ligne 15: @@
 Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l'envoi.
-====1.	Réception et contrôle de la facture par le gestionnaire de l’immeuble====
+====1.	Réception et contrôle de la facture par le gestionnaire / e gestionnaire de l’immeuble====
 . Contrôle OS
-Le gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, ayant un caractère répétitif).
+Le gestionnaire ou le e-gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, ayant un caractère répétitif).
-Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire retourne la facture au fournisseur (nota : l’informer au préalable du processus de suivi des factures mis en place chez Groupimo).
+Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire/ e gestionnaire retourne la facture au fournisseur (nota : l’informer au préalable du processus de suivi des factures mis en place chez Groupimo).
-.Contrôle mentions légales (https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808)
+.Contrôle mentions légales
+Voir : [[https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808| www.service-public.fr]]
 Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret.
@@ Ligne 26: / Ligne 31: @@
 Pour les factures sur lesquelles ne figure pas les mentions légales obligatoire on ne les saisit pas et elle sont retournées au fournisseur pour modification.
-Si l'ensemble des mentions légales y figurent, le gestionnaire la transmet par un ticket redmine au service comptabilité.
+Si l'ensemble des mentions légales y figurent, le gestionnaire / e gestionnaire la transmet par un ticket redmine au service comptabilité.
-Projet comptabilité 'exercice en cours' de l'immeuble concerné - tracker facture
+Projet comptabilité 'exercice en cours' de l'immeuble concerné - tracker facture, en sous tache du ticket front de demande de l'intervention.
 Il doit remplir les champs suivants :
@@ Ligne 35: / Ligne 40: @@
 -facture (insérer le pdf)
--état facture (à saisir)
+-état facture (validée)
--validation facture (bon à payer)
 -clé de répartition
@@ Ligne 45: / Ligne 48: @@
 -montant tva
-__Nomenclature pour prestation ponctuel__
+__Nomenclature pour prestation ponctuelle__
-Nom du fournisseur + libelle du ticket de l'os qui doit impérativement être lié en sous tache du ticket facture.
+libelle du ticket de l'os qui doit impérativement être mis en sous tache ou lié au ticket facture.
-A défaut, le comptable retourne la facture au gestionnaire
+A défaut, le comptable retourne la facture au gestionnaire /  e gestionnaire + Nom du fournisseur
 __Nomenclature pour facture récurrente__
-Nom du fournisseur+Equipement/Type d'intervention rattaché à la facture+Mois.
+Equipement/Type d'intervention Mois
-A noter que pour toute facture récurrente, le ticket facture doit obligatoirement être lié au ticket contrat.
-Le gestionnaire peut aussi indiquer la date de paiement de la facture si des conventions particulières de paiement ont été prises avec le fournisseur (autre que 30 jours/fin de mois).
+A noter que pour toute facture récurrente, le ticket "facture" doit obligatoirement être en sous tache ou lié au ticket "contrat".
-Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire en informe :
+Le gestionnaire/ e gestionnaire  peut aussi indiquer la date de paiement de la facture si des conventions particulières de paiement ont été prises avec le fournisseur (autre que 30 jours/fin de mois).
+Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire /e gestionnaire en informe :
 a) le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste.
-b) le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement et les diligences mises en place pour trouver une solution au litige.Dans ce cas, le champs "validation facture" doit être mis à contesté
+b) le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement et les diligences mises en place pour trouver une solution au litige. Dans ce cas, le champ "état facture reste sur "A valider"
 ====2.	Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée====
-Le comptable vérifie que sur la facture soit bien indiqué le RCS du fournisseurs et le rentre dans login au moment de la saisie si pas encore fait ou si nouveau fournisseur.
+Le comptable vérifie que sur la facture soit bien indiqué [[process:99-services-generaux:99-01-04-01-nomenclature-formats-fichiers|le RCS du fournisseur]], et le rentre dans login au moment de la saisie si pas encore fait ou si nouveau fournisseur.
-Il vérifie également que la facture pdf soit conforme aux informations du ticket (immeuble, frs..)
+Il vérifie également que la facture pdf soit conforme aux informations du ticket (immeuble, montant, ..)
-Si pas conforme au process, retour au gestionnaire pour mise en conformité.
+Si pas conforme au process, réassignation du ticket au gestionnaire / e gestionnaire pour mise en conformité.
@@ Ligne 77: / Ligne 81: @@
 Elle doit être inscrite au débit du bon compte comptable de charges et au crédit du compte fournisseur concerné.
-Une fois la facture saisie, le ticket est passé en état "saisie" et la date d'échéance est renseignée (1 mois après la date de la facture pour factures classiques - date prochaine séance de règlement pour fluides, assurances...)
+Une fois la facture saisie, la date d'échéance est renseignée (1 mois après la date de la facture pour factures classiques - date prochaine séance de règlement pour fluides, assurances...)
 La facture est assignée :
-- au comptable effectuant les règlement pour les factures en "bon à payer"
+- au comptable effectuant les règlement pour les factures validée - passer état facture en "validé"
+- au gestionnaire / e gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire / e gestionnaire passe le ticket facture en " validé" et la ré-assigne au comptable en charge des paiements
+Le comptable procède à la saisie des factures fournisseurs de la copropriété selon le mode opératoire [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/enregistrer-une-facture-fournisseur_49-268-1-0-1.php|Vilogi - Enregistrer les factures fournisseur de la copropriété ]].
+===3.1 Cas particulier des factures travaux===
+L'enregistrement des factures du prestataire des travaux demande une attention particulière et s'opère conformément au mode opératoire [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/enregistrer-les-factures-fournisseurs-travaux_37-249-1-0-1.php|Vilogi - Enregistrer les factures fournisseurs travaux]].
-- au gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire passe le ticket facture en "bon à payer" et la ré-assigne au comptable
+===3.2 Archivage GED des factures===
+L'archivage des factures se fait selon le mode opératoire [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/ged-scanner-et-annexer-les-factures_1-270-1-0-1.php|Ged Scanner et annexer les factures]].
 ====4.	Paiement de la facture à son échéance====
-Le règlement des fournisseurs se fait une fois par semaine, sauf accords particuliers pris avec certains fournisseurs, et sauf paiement de l’eau et de l’Edf.
+Le comptable procède au paiement des factures en appliquant le mode opératoire [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/payer-une-facture-fournisseur_42-269-1-0-1.php|Vilogi-écritures comptables en comptabilité de la copropriété]].
+En cas de manque de trésorerie, le comptable en charge des paiements le signale, sur le ticket, au gestionnaire / e gestionnaire en lui indiquant la date possible de report du paiement de la facture.
-En cas de manque de trésorerie, le comptable en charge des paiements le signale, sur le ticket, au gestionnaire en lui indiquant la date possible de report du paiement de la facture.
+Le gestionnaire /  e gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fonds exceptionnel si besoin.
-Le gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fonds exceptionnel si besoin.
+Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut et par exception, le chèque. [[process:99-services-generaux:99-03-04-banque-digitale-was-seance-de-signature|voir le process banque digitale]]
-Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut et par exception, le chèque.
+Pour payer les fournisseurs par virement voir  les modes opératoires Vilogi :
-Pour l'ordre de virement, il est accompagné d'un avis de virement en pdf qui sort de login, que le comptable envoie au fournisseur pour information. Pour le chèque, il faut l’agrafer avec la lettre de paiement.
+ [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/payer-les-fournisseurs-par-virement-sepa_16-229-1-0-1.php | Payer les fournisseurs par virement SEPA]]
-Une fois le paiement effectué ,  indiquer la date de paiement, passer l'état facture à "payée" et clôturer le ticket.
+[[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/faire-les-virements-sepa-fournisseurs_16-474-1-0-1.php|Faire les virements SEPA fournisseurs]]
+Une fois le paiement effectué ,  indiquer la date de paiement et clôturer le ticket.
 {{tag>copropriété}}