process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures
Différences
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process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2020/06/05 09:12] – splaissy | process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2023/02/02 09:11] (Version actuelle) – 01_a16_14-groupimo.com | ||
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Ligne 1: | Ligne 1: | ||
- | ===== 25 05 03 - Contrôler | + | ===== 25 05 03 - Contrôler vérifier |
Ce process fait partie des [[process: | Ce process fait partie des [[process: | ||
Volume [[process: | Volume [[process: | ||
+ | |||
+ | |||
===== I. Objet de la procédure. ===== | ===== I. Objet de la procédure. ===== | ||
+ | |||
Cette procédure décrit les modalités de vérification, | Cette procédure décrit les modalités de vérification, | ||
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Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l' | Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l' | ||
- | ====1. Réception et contrôle de la facture par le gestionnaire de l’immeuble==== | + | ====1. Réception et contrôle de la facture par le gestionnaire / e gestionnaire de l’immeuble==== |
1. Contrôle OS | 1. Contrôle OS | ||
- | Le gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, | + | Le gestionnaire ou le e-gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, |
- | Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire retourne la facture au fournisseur (nota : l’informer au préalable du processus de suivi des factures mis en place chez Groupimo). | + | Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire/ |
- | 2.Contrôle mentions légales | + | 2.Contrôle mentions légales |
+ | |||
+ | Voir : [[https:// | ||
Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret. | Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret. | ||
Ligne 26: | Ligne 31: | ||
Pour les factures sur lesquelles ne figure pas les mentions légales obligatoire on ne les saisit pas et elle sont retournées au fournisseur pour modification. | Pour les factures sur lesquelles ne figure pas les mentions légales obligatoire on ne les saisit pas et elle sont retournées au fournisseur pour modification. | ||
- | Si l' | + | Si l' |
- | Projet comptabilité ' | + | Projet comptabilité ' |
Il doit remplir les champs suivants : | Il doit remplir les champs suivants : | ||
Ligne 35: | Ligne 40: | ||
-facture (insérer le pdf) | -facture (insérer le pdf) | ||
- | -état facture (à saisir) | + | -état facture (validée) |
- | + | ||
- | -validation facture (bon à payer) | + | |
-clé de répartition | -clé de répartition | ||
Ligne 46: | Ligne 49: | ||
__Nomenclature pour prestation ponctuelle__ | __Nomenclature pour prestation ponctuelle__ | ||
- | Nom du fournisseur + libelle du ticket de l'os qui doit impérativement être lié en sous tache du ticket facture. | + | libelle du ticket de l'os qui doit impérativement être mis en sous tache ou lié au ticket facture. |
- | A défaut, le comptable retourne la facture au gestionnaire | + | A défaut, le comptable retourne la facture au gestionnaire |
__Nomenclature pour facture récurrente__ | __Nomenclature pour facture récurrente__ | ||
- | Nom du fournisseur+Equipement/ | + | Equipement/ |
- | A noter que pour toute facture récurrente, | + | A noter que pour toute facture récurrente, |
- | Le gestionnaire peut aussi indiquer la date de paiement de la facture si des conventions particulières de paiement ont été prises avec le fournisseur (autre que 30 jours/fin de mois). | + | Le gestionnaire/ e gestionnaire |
- | Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire en informe : | + | Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire /e gestionnaire en informe : |
a) le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste. | a) le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste. | ||
- | b) le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement et les diligences mises en place pour trouver une solution au litige. Dans ce cas, le champ "validation | + | b) le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement et les diligences mises en place pour trouver une solution au litige. Dans ce cas, le champ "état facture |
====2. Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée==== | ====2. Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée==== | ||
- | Le comptable vérifie que sur la facture soit bien indiqué [[: | + | Le comptable vérifie que sur la facture soit bien indiqué [[process: |
- | Il vérifie également que la facture pdf soit conforme aux informations du ticket (immeuble, | + | Il vérifie également que la facture pdf soit conforme aux informations du ticket (immeuble, |
- | Si pas conforme au process, | + | Si pas conforme au process, |
Ligne 78: | Ligne 81: | ||
Elle doit être inscrite au débit du bon compte comptable de charges et au crédit du compte fournisseur concerné. | Elle doit être inscrite au débit du bon compte comptable de charges et au crédit du compte fournisseur concerné. | ||
- | Une fois la facture saisie, | + | Une fois la facture saisie, la date d' |
La facture est assignée : | La facture est assignée : | ||
- | - au comptable effectuant les règlement pour les factures en "bon à payer" | + | - au comptable effectuant les règlement pour les factures |
+ | |||
+ | - au gestionnaire / e gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire / e gestionnaire passe le ticket facture en " validé" | ||
+ | |||
+ | Le comptable procède à la saisie des factures fournisseurs de la copropriété selon le mode opératoire [[https:// | ||
+ | |||
+ | ===3.1 Cas particulier des factures travaux=== | ||
+ | |||
+ | L' | ||
- | - au gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire passe le ticket facture en "bon à payer" et la ré-assigne au comptable | + | ===3.2 Archivage GED des factures=== |
+ | L' | ||
====4. Paiement de la facture à son échéance==== | ====4. Paiement de la facture à son échéance==== | ||
- | Le règlement | + | Le comptable procède au paiement |
+ | |||
+ | En cas de manque de trésorerie, le comptable en charge des paiements le signale, sur le ticket, au gestionnaire / e gestionnaire en lui indiquant la date possible | ||
- | En cas de manque de trésorerie, | + | Le gestionnaire / e gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer |
- | Le gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fonds exceptionnel si besoin. | + | Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut et par exception, le chèque. [[process: |
- | Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut et par exception, le chèque. | + | Pour payer les fournisseurs |
- | Pour l' | + | |
- | Une fois le paiement effectué , indiquer la date de paiement, passer l' | + | [[https:// |
+ | Une fois le paiement effectué , indiquer la date de paiement et clôturer le ticket. | ||
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process/25-copropriete/25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures.1591362767.txt.gz · Dernière modification : 2020/06/05 09:12 de splaissy