process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures
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process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2020/11/19 08:33] – cmariejoseph | process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2023/02/02 09:11] (Version actuelle) – 01_a16_14-groupimo.com | ||
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- | ===== 25 05 03 - Contrôler | + | ===== 25 05 03 - Contrôler vérifier |
Ce process fait partie des [[process: | Ce process fait partie des [[process: | ||
Volume [[process: | Volume [[process: | ||
+ | |||
+ | |||
===== I. Objet de la procédure. ===== | ===== I. Objet de la procédure. ===== | ||
+ | |||
Cette procédure décrit les modalités de vérification, | Cette procédure décrit les modalités de vérification, | ||
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Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l' | Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l' | ||
- | ====1. Réception et contrôle de la facture par le gestionnaire de l’immeuble==== | + | ====1. Réception et contrôle de la facture par le gestionnaire / e gestionnaire de l’immeuble==== |
1. Contrôle OS | 1. Contrôle OS | ||
- | Le gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, | + | Le gestionnaire ou le e-gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, |
- | Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire retourne la facture au fournisseur (nota : l’informer au préalable du processus de suivi des factures mis en place chez Groupimo). | + | Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire/ |
- | 2.Contrôle mentions légales | + | 2.Contrôle mentions légales |
+ | |||
+ | Voir : [[https:// | ||
Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret. | Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret. | ||
Ligne 26: | Ligne 31: | ||
Pour les factures sur lesquelles ne figure pas les mentions légales obligatoire on ne les saisit pas et elle sont retournées au fournisseur pour modification. | Pour les factures sur lesquelles ne figure pas les mentions légales obligatoire on ne les saisit pas et elle sont retournées au fournisseur pour modification. | ||
- | Si l' | + | Si l' |
- | Projet comptabilité ' | + | Projet comptabilité ' |
Il doit remplir les champs suivants : | Il doit remplir les champs suivants : | ||
Ligne 44: | Ligne 49: | ||
__Nomenclature pour prestation ponctuelle__ | __Nomenclature pour prestation ponctuelle__ | ||
- | Réf immeuble+ | + | libelle du ticket de l'os qui doit impérativement être mis en sous tache ou lié au ticket facture. |
- | A défaut, le comptable retourne la facture au gestionnaire + Nom du fournisseur | + | A défaut, le comptable retourne la facture au gestionnaire / e gestionnaire + Nom du fournisseur |
__Nomenclature pour facture récurrente__ | __Nomenclature pour facture récurrente__ | ||
- | Réf immeuble +Equipement/ | + | Equipement/ |
- | A noter que pour toute facture récurrente, | + | A noter que pour toute facture récurrente, |
- | Le gestionnaire peut aussi indiquer la date de paiement de la facture si des conventions particulières de paiement ont été prises avec le fournisseur (autre que 30 jours/fin de mois). | + | Le gestionnaire/ e gestionnaire |
- | Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire en informe : | + | Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire /e gestionnaire en informe : |
a) le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste. | a) le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste. | ||
Ligne 67: | Ligne 72: | ||
Il vérifie également que la facture pdf soit conforme aux informations du ticket (immeuble, montant, ..) | Il vérifie également que la facture pdf soit conforme aux informations du ticket (immeuble, montant, ..) | ||
- | Si pas conforme au process, réassignation du ticket au gestionnaire pour mise en conformité. | + | Si pas conforme au process, réassignation du ticket au gestionnaire / e gestionnaire pour mise en conformité. |
Ligne 82: | Ligne 87: | ||
- au comptable effectuant les règlement pour les factures validée - passer état facture en " | - au comptable effectuant les règlement pour les factures validée - passer état facture en " | ||
- | - au gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire passe le ticket facture en " validé" | + | - au gestionnaire / e gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire / e gestionnaire passe le ticket facture en " validé" |
+ | Le comptable procède à la saisie des factures fournisseurs de la copropriété selon le mode opératoire [[https:// | ||
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+ | ===3.1 Cas particulier des factures travaux=== | ||
+ | |||
+ | L' | ||
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+ | ===3.2 Archivage GED des factures=== | ||
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+ | L' | ||
====4. Paiement de la facture à son échéance==== | ====4. Paiement de la facture à son échéance==== | ||
- | Le règlement | + | Le comptable procède au paiement |
+ | |||
+ | En cas de manque de trésorerie, le comptable en charge des paiements le signale, sur le ticket, au gestionnaire / e gestionnaire en lui indiquant la date possible de report du paiement de la facture. | ||
+ | |||
+ | Le gestionnaire / e gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur | ||
- | En cas de manque de trésorerie, le comptable en charge des paiements | + | Préparer l’ordre |
- | Le gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fonds exceptionnel si besoin. | + | Pour payer les fournisseurs par virement voir les modes opératoires Vilogi : |
- | Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut et par exception, | + | |
- | Pour l' | + | [[https:// |
Une fois le paiement effectué , indiquer la date de paiement et clôturer le ticket. | Une fois le paiement effectué , indiquer la date de paiement et clôturer le ticket. |
process/25-copropriete/25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures.1605789193.txt.gz · Dernière modification : 2020/11/19 08:33 de cmariejoseph