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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25-05 Suivi du dossier de copropriété

Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne la vérification et le contrôle régulier de la trésorerie des copropriétés.

Elle permet un pilotage à vue de la trésorerie des copropriétés.

Elle est éditée une fois par trimestre par la comptabilité mandant pour contrôle des fonds mandants, et au 31/12 pour permettre la certification des fonds détenus par l'expert comptable pour transmission à la garantie financière.

Cette édition ne dispense pas pour autant les gestionnaires de copropriété de l’éditer plus souvent si nécessaire.

Mode opératoire pour l’éditer sous LOGIN : Ouvrir l’onglet « comptabilité », puis l’onglet « édition comptable », puis « balance consolidée ».

pour information et analyse aux :

• Responsables de sites où le métier copropriété est représenté
• Directeurs copropriétés
• Principaux et gestionnaires de copropriété.
• Responsable du contentieux copropriété
• Copie au PDG

une fois par trimestre (01/01, 01/04, 01/07 et 01/10).

Cela est impératif pour chaque gestionnaire, avant d’engager toute intervention et commande de travaux dans la copropriété, sauf « cas d’urgence », où une procédure particulière a été prévue par la loi (engagement des travaux sans tenue d’assemblée préalable, ni budget particulier).

Le comptable en charge des paiements vérifie impérativement, avant paiement des factures en souffrance, la position du compte afin d’éviter les « découverts » ; attention aussi aux « dates de valeur » sur les chèques encaissés.

L'analyse de la balance de l'immeuble doit se faire avec le compte d'exploitation. Le comptable en charges des paiements fournisseurs vérifie la position du compte banque au moment du paiement.

à savoir :

Intensifier le recouvrement par le service recouvrement des charges impayées

Adapter le paiement des fournisseurs à la trésorerie disponible (comptables)

Adapter l’engagement des actions à la trésorerie disponible (gestionnaires de copropriété)

Déterminer et affiner la notion de « créance douteuse » et « irrécouvrable » au sens du décret comptable, pour prise en compte dans le bilan comptable.

Lancer un appel de fonds de recouvrement en expliquant la situation aux copropriétaires et joignant la liste des débiteurs.

Pour permettre, outre les actions correctives indiquées ci-dessus, et le « pilotage à vue » de la copropriété, de préparer la « vérification des comptes de fin d’année » par le CONSEIL SYNDICAL, la comptabilité mandant effectue au moins une fois par mois l’état de rapprochement bancaire et l’état de la balance comptable après rapprochement.

Le rapprochement bancaire permet de vérifier la véracité des comptes tenus par le syndic de copropriété en comparant entre :

Les écritures sur les comptes tenus dans la comptabilité du syndic de copropriété (saisies sur le logiciel) Le relevé de la banque du syndic (envoyé par l'établissement bancaire du syndicat) (source: https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/rapprochement-bancaire-principes_2-352-1-0-1.php).

Afin de permettre un contrôle efficace et alimenter l'espace client le relevé bancaire qui aura été utilisé pour le rapprochement devra OBLIGATOIREMENT être mis en pièce joint du logiciel vilogi:

Ci-dessous vous trouver les lien relatifs aux procédures de rapprochement bancaire du logiciel vilogi :

Rapprochement bancaire vilogi procédure 1/2

Rapprochement bancaire vilogi procédure 2/2

Rappel : depuis le décret du 27 Mai 2004 le conseil syndical a l’obligation de rendre un rapport « écrit » (dont financier) à l’assemblée de la gestion du syndic.