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25 05 05 01 - Règlements des copropriétaires par carte bancaire
Ce process fait partie des 25 - Process copropriété
Volume 25 05 - Suivi de dossier de copropriete administratif (back office)
I. Objet de la procédure.
Ce process décrit les modalités d'encaissement et de traitement des règlements par carte bancaire.
II. Process.
Les règlements par carte bancaire effectués par les copropriétaires depuis l'espace client, section paiement en ligne (https://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,epaiement.html) sont crédités sur un compte SCELLIUS ouvert à la banque postale intitulé COMAPHI.
Les transaction nous sont signalées par mail via expéditeur : contact contact et ont pour sujet : “paiement Scellius ok” ou “Paiement Scellius Erreur”.
Seuls les “paiements Scellius ok” doivent être traités. Les “paiement Scellius erreur” doivent être conservés quelques mois en cas d'interrogation des clients.
Pour des raisons liées au réseau internet (coupures) il peut arriver qu'un règlement par carte bancaire soit effectué par le client et que l'email d'information “paiement Scellius ok” ne nous soit pas transmis.
Il est donc nécessaire de contrôler l'ensemble des transactions effectuées/traitées à l'aide d'un tableau (transaction.xls) envoyé par : “so_send_journal_fond@sips-atos.com” qui a pour sujet : liste des paiements traités.
Il suffit donc de s'assurer que toutes les transactions listées sur tableau, colonne AA, avec pour libellé 3D SUCCESS ont bien été prises en compte. Dans le cas contraire, traiter la transaction manquante.
Ce tableau n'étant pas quotidien et les informations liées à la référence du client n'étant pas toujours complètes, ce tableau ne sert que de contrôle.
La saisie comptable de la transaction s'effectue selon le mode opératoire saisie des règlements des copropriétaires par carte bancaire.