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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 05 05 02 - Contentieux syndic

Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des procédures de recouvrement en contentieux syndic.

Pour mémoire, comme pour tous les sujets en mandant, ce sont les gestionnaires qui gèrent les contentieux et le suivi s'agissant de l'interaction avec les copropriétaires (y compris avec les conseils syndicaux). Ce sont eux qui doivent informer les copropriétaires du process, et de la nécessité de régler leurs charges. Ce sont eux aussi qui doivent répondre aux demandes des clients. Seul un dysfonctionnement ou un non respect des process doit générer une demande au service contentieux.

Pour rappel les appels de fonds sont exigibles au 1er jour du mois du trimestre.

Une mise en demeure payante est envoyée 45 jours après la date d'exigibilité. Le modèle type est disponible sur la base documentaire référencé 25doc25.https://espaceco.groupimo.fr/base2/remplir/150476/Copropri%C3%A9t%C3%A9+%2825%29

La comptabilité mandant (ou le service contentieux s'il existe) envoie une mise en demeure en AR

Dans cette mise en demeure le copropriétaire est informé que la présente vaut SOMMATION DE PAYER entraînant l’imputation sur son compte des intérêts de retard et des frais engagés conformément à l’article 1153 du Code Civil.

Sans paiement de sa part dans un délai de 15 jours à compter de la date d’envoi de cette mise en demeure, une procédure judiciaire en recouvrement de charges de copropriété sera ouverte.

En cas d’impossibilité de règlement intégral de ses charges, il peut bénéficier d’un paiement échelonné qui ne pourra pas excéder 3 mois.

La comptabilité mandant (ou le service contentieux s'il existe) envoie un dernier avis avant huissier (25doc25).

Dans cette mise en demeure le copropriétaire doit être informé :

1.que l'absence de paiement, met en péril le fonctionnement normal de la copropriété

2.que l'avis vaut SOMMATION DE PAYER entraînant l’imputation sur son compte des intérêts de retard et des frais engagés conformément à l’article 1153 du Code Civil.

3.qu'une hypothèque légale sera inscrite sur sont lot afin de garantir la créance du syndicat.

4. que dans l'éventualité où toute tentative de conciliation échouerait, le tribunal d’instance sera sollicité

Sans règlement ou proposition concrète de règlement sous huitaine le dossier sera transmis à un huissier de justice.

A ce stade le gestionnaire contentieux devra créer le dossier en recouvrement sur le logiciel redmine, ce qui permettra de suivre les évolutions et échanger avec le gestionnaire sur les actions à mener.

La référence du ticket crée devra être inscrite sur la fiche du copropriétaire sur Vilogi, au niveau du champ “Description” :

Pour y accéder, se rendre sur la fiche du copropriétaire puis cliquer sur “MODIFIER LE PRORPRIETAIRE”

NB : Les procédures qui suivent s'appliquent hors dossier de surendettement

A 70 jours de retard, constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice (Huissier). Le courrier type de demande du commandement de payer à l'huissier est disponible sur la base documentaire référencé 25doc29. https://espaceco.groupimo.fr/base2/remplir/165224/Copropri%C3%A9t%C3%A9+%2825%29

le gestionnaire contentieux devra informer le gestionnaire de la copropriété du commandement de payer, ce dernier aura un délai de 48h pour formuler ses observations sur le logiciel redmine

• Il résulte de la volonté du copropriétaire débiteur de bonne foi de se mettre en règle.

• Il doit être « supportable » pour le copropriétaire, et de « nature à éteindre la dette » rapidement.

• Il doit être matérialisé par un document officiel : « le protocole d’accord » acte sous seing privé signé entre le service comptable du centre administratif et le débiteur.

• Le gestionnaire de la copropriété doit être informé des accords passés et peut aussi donner son avis sur l’opportunité de l’acte.

• Le non paiement d’une échéance prévue au protocole d’accord entraîne la déchéance du terme, et rend exigible l’intégralité de la dette.

Le protocole d'accord peut être rédigé dans les cas suivants :

* Paiement échelonné supérieur à 3 mois

* Accord après transmission du dossier à l’avocat hors saisie immobilière

Il génère des frais de mise en place selon grille tarifaire.

Le modèle type est disponible sur la base documentaire référencé 25doc06. https://espaceco.groupimo.fr/base2/remplir/72622/Copropri%C3%A9t%C3%A9+%2825%29

• Le chargé de contentieux peut accepter un échéancier sur une période de 6 mois maximum. Au delà, et dans la limite de 12 mois, la validation du gestionnaire ou du responsable de service est requise. Pour un délai d’étalement supérieur à 12 mois, SEUL LE CLIENT (syndicat) peut donner son accord en assemblée générale.

• Les échéanciers signés doivent OBLIGATOIREMENT être accompagnés des chèques ou d'une autorisation de prélèvement afin d’engager le débiteur.

• Dès la conclusion du protocole d'accord accompagné des règlements, le chargé de recouvrement créé une sous-tâche CONTROLE CLOTURE ECHEANCIER, à ce moment sur VILOGI, une exclusion pour les relances peut alors être ajoutée.

Pour ce faire sur la fiche du copropriétaire cliquer sur le bouton “Ajouter une exclusion”

Définir le motif de l'exclusion et définir la date de début et de fin de l'exclusion.

Rappel : le syndic n’a besoin d’aucune autorisation pour lancer une procédure en recouvrement de créances, quelle qu’elle soit, à l’exception de la saisie immobilière qui requiert l’accord de l’assemblée générale.

• Le service contentieux doit alerter le gestionnaire sur la nécessité de la mise en place d'un fonds de procédure afin de permettre le financement des actions de la phase contentieuses.

a) L'injonction de payer : c’est une procédure rapide, peu coûteuse (dépôt du dossier au greffe, pas d’obligation d’avocat), et génératrice d’un titre exécutoire permettant de saisir les biens mobiliers du débiteur (saisie conservatoire ou saisie exécution).

La requête en injonction de payer doit être adressée au Président du Tribunal Judiciaire ou au Président du Tribunal de Commerce en fonction de la nature de la créance.

Jusqu'à l'instance à compter du 1er janvier 2021 d'une juridiction nationale de traitement dématérialisé des injonctions de payer.

Attention :

La procédure d'injonction de payer n'est pas contradictoire, c'est-à-dire que le juge prend une décision au vu des seuls éléments fournis par le créancier, sans avoir pu entendre les arguments du débiteur (celui qui doit de l'argent).

Si le juge estime la requête justifiée, il rend une « ordonnance portant injonction de payer » pour la somme qu'il retient.

Si, au contraire, le juge rejette la demande, le créancier (celui qui réclame le paiement) ne dispose d'aucun recours, mais il peut engager une procédure judiciaire classique.

Le débiteur, celui qui doit payer la dette, dispose d'un mois à partir de la signification de l'ordonnance d'injonction par le créancier, pour la contester par voie d'opposition auprès du tribunal qui l'a rendue, dans ce cas le service contentieux doit saisir un avocat.

b) La procédure de l’article 19-2 de la loi du 10 Juillet 1965 : action devant le président du tribunal de grande instance statuant comme en matière de référé peut condamner le copropriétaire défaillant au versement des provisions prévues à l'article 14-1 (budget prévisionnel) et aux cotisations du fonds de travaux mentionné à l'article 14-2 (hors budget prévisionnel).

les provisions sur budget et travaux votés par l’assemblée pour l’exercice, même non échues (avocat obligatoire).

Un référé est une procédure qui permet de demander des mesures pour régler les cas urgents, à noter la dette ou l'obligation doit être incontestable.

c) La procédure en recouvrement au fond : Normalement , la saisine du TGI est faite pour tous les litiges de plus de 10 000 €, toutefois il est également compétent pour certains litiges, quelque soit leur montant : successions, famille, filiation, propriété…

Il s'agit d'une procédure contradictoire longue et couteuse (avocat obligatoire).

Pour ce qui nous concerne, nous privilégions la procédure en recouvrement au fond ,car les autres procédures ne permettent pas la saisie immobilière et donne trop souvent matière a contestation.

Une lettre de mission sera transmise à l'avocat via le modèle de la base documentaire

Le dossier devra comprendre :

- Copie des appels de fonds et répartition des charges, extrait de compte du copropriétaire depuis le premier impayé

- Relevé de propriété et / ou avis de mutation

- Copie du commandement de payer

- Copie du règlement de copropriété

- Copie du contrat de syndic en cours

- Copie des procès verbaux des assemblées générales ayant approuvé les comptes

- Copies factures frais de remise dossier pour cdt de payer et assignation (frais contractuels).

La facturation est faite conformément au barême et au contrat de syndic

• Les garanties spéciales :

a) L’hypothèque légale : ( art 19 de la loi ) : Son montant est fixé par le syndic après sommation de payer par huissier restée infructueuse ; conformément au process 60-03-06-prise-hypotheque ,elle est inscrite AUTOMATIQUEMENT par le service contentieux au bureau des hypothèques afin de « prendre rang », mais le débiteur peut en demander la « main-levée » en référé s’il offre une garantie autre, suffisante (gage).

ATTENTION !

Conformément à l'art 19 de la loi aucune inscription ou inscription complémentaire ne peut être requise pour des créances exigibles depuis plus de cinq ans.

b) Le privilège mobilier : (l'art 19 alinéa 5 de la loi ) Pas d’inscription nécessaire, il suffit de pratiquer une saisie , et il porte sur les meubles garnissant les lieux ou sur les loyers dus par le locataire (si appartement loué).

c) Le privilège immobilier

Conformément à l'article 19-1 de la loi de 65 et l'article 34 de la loi du 21 juillet 1994 sur l’habitat :

Il nait lors de la vente du lot du débiteur, il n’a pas besoin d’être inscrit, il prime toute autre créance pour les charges des 2 dernières années, vient en concours avec la banque la 3ème et la 4éme année, et avec tous les autres créanciers au-delà, d’où l’utilité d’inscrire dès le début du contentieux une hypothèque légale.

• Le gestionnaire contentieux doit tenir à jour sur le logiciel de gestion ou autre l’évènementiel contentieux, et doit transmettre l'information sur le logiciel redmine en 2018 , par ailleurs une fois par an à la réédition des comptes , le gestionnaire contentieux devra communiquer sur redmine , en sous tache du bilan de santé financière un point contentieux qui sera en premier lieu transmis au conseil syndical avant d'être annexé à la convocation de l'assemblée générale annuelle.

• Lors de la tenue du CS préparatoire à l’assemblée, et dans les documents annexés à la convocation de l’assemblée générale, la comptabilité mandant et le service contentieux si il en existe un doit donner un état détaillé des débiteurs qui doit être joint ainsi qu’un état des procédures engagées (dans le rapport d’activité du syndic) afin de recouvrer les impayés.

• Si la saisie immobilière des lots du débiteur est envisagée, la résolution de saisie doit être portée à l’ordre du jour, et justifiée par le syndic par un « historique » préliminaire au vote de la résolution.

Le fait d'avoir obtenu un jugement n'est malheureusement pas une certitude d'encaisser les fonds. Il faut donc définir une stratégie, avec l'avocat ou huissier en charge de l'exécution du jugement pour recouvrer les fonds.

l’article 503 du code de procédure civile précise que les jugements ne peuvent être exécutés contre ceux auxquels ils sont opposés qu'après leur avoir été notifiés, à moins que l'exécution n'en soit volontaire.

Ainsi, la notification du jugement par voie d'huissier de justice est une condition préalable à son exécution forcée, car une fois prononcé, un jugement n’est pas automatiquement porté à la connaissance des parties au procès par la juridiction qui en est l'auteur.

Attention! conformément au code de procédure civile des délais très précis sont à respecter :

1°) le Jugement est contradictoire: ce qui signifie que les parties se sont présentées à l’audience et/ ou étaient représentées par un Avocat:

Dans ce cas, le Jugement doit être notifié ou signifié par acte d’huissier dans un délai de deux ans à compter de son prononcé. A défaut, la partie qui a comparu n’est plus recevable à exercer un recours contentieux contre ce jugement à l’expiration de ce délai.

2°) le Jugement a été rendu par défaut ou est réputé contradictoire:

Le Jugement est rendu par défaut ou réputé contradictoire lorsque:

-le défendeur n’a pas comparu

-le Jugement statue sur un litige inférieur au taux du ressort

-la citation ou l’assignation n’a pas été délivrée à personne.

Dans ce cas, le Jugement est non avenu s’il n’est pas notifié ou signifié dans le délai de six mois à compter de son prononcé.

A défaut de notification dans ces délais, le jugement sera non avenu et de nul effet et le défendeur pourra valablement et utilement s’opposer à la tentative d’exécution forcée du jugement devant le juge de l'exécution.

A l'issue de la signification du jugement plusieurs démarches doivent être entreprises pour s'assurer du recouvrement des charges.

les procédures d’exécutions à privilégier ,dans l'ordre sont :

1.La saisie sur compte bancaire

2.La saisie sur loyer

3.La saisie sur salaire

Toutefois il existe d'autres procédures d'exécution qui ne sont pas écartées, mais moins efficace(La saisie mobilière,La saisie des véhicules à moteur saisie des droits d'associés et valeurs mobilières…)

Nous concernant, en cas d'échec des procédures d’exécutions privilégié ,nous préconisons la saisie immobilière qui doit être autorisé par l'assemblée générale des copropriétaires.

Afin de procéder à l’exécution ,il est nécessaire de fournir à huissier un certain nombre d'éléments , par exemple (liste non exhaustive) :

Date de naissance du débiteur ( pour recherche FICOBA ) Nom de l'employeur (pour saisie des rémunérations) Nom du locataire et situation précise du bien (pour saisie des loyers)

Pour ce faire le gestionnaire contentieux consulte un cabinet d'enquête civil ( ATER en 2018 ) afin d'obtenir des informations sur :

* La solvabilité du débiteur

* L'adresse du débiteur

* L'état civil du débiteur

Les frais de cette recherche reste à la charge du débiteur , s'agissant de frais d'exécution.

-Une fois les comptes bancaires identifiés , faire procéder à une saisie.

-Dans l'éventualité où la saisie sur les comptes n'est pas possible, faire procéder à une saisie des loyer ou des rémunérations

Si l'exécution s'avère impossible (insolvabilité du débiteur) , huissier devra absolument délivrer un certificat d'irrécouvrabilité, ce document sera nécessaire afin de justifier auprès du jugement d'une demande de saisie du lot.

Passé ce stade, la créance doit être considérée comme douteuse , et le gestionnaire doit informer la comptabilité afin d'établir les annexes comptables qui seront communiquées lors de l'assemblée générale des copropriétaires.

Pour la vente immobilière, après obtention de l'autorisation de l'assemblée générale, il faut immédiatement se rapprocher de l'avocat pour application de la décision.

Il s'agit d'une procédure longue et couteuse, mais qui à terme permet de retrouver une situation financière assainit.

Pour mieux comprendre le déroulé de cette procédure voir : Fiche pratique de la saisie immobilière

Conformément au Décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières

les honoraires du suivi du dossier transmis à l'avocat doivent être facturés annuellement, via le module de relance automatique du logiciel métier (vilogi en 2023).

Les frais de relances et de contentieux peuvent faire l'objet d'une demande d'annulation par ticket redmine uniquement, en sous tache du ticket de contentieux s'il est existant, ou en créant un nouveau ticket lorsqu'il s'agit de frais de relance. Toute demande d'annulation devra porter le titre “DEMANDE D'ANNULATION FRAIS dossier LOC/PROP)

La demande d'annulation doit être transmise à l'emetteur de la relance ou des frais, donc au service contentieux.

La demande d'annulation doit être automatiquement justifiée (traitement comptable retardé, défense portefeuille, accord trouvé avec débiteur…..)

Le service contentieux étudie la demande et répond dans les 8 jours ouvrés pour statuer.

En cas d'accord d'annulation, le service contentieux informe le demandeur par le ticket, celui ci est transmis à la comptabilité par le gestionnaire syndic pour comptabiliser l'annulation.

En cas de refus d'annulation, le service contentieux informe et motive le demandeur par le ticket, le service syndic peut alors transmettre sa demande à la DG s'il persiste à réclamer l'annulation et motive de nouveau sa demande”. Le résultat de cette nouvelle requête sera traité comme une 1ere demande d'annulation.

Modop pour procéder à l'annulation dans vilogi :

Si les frais de relance sont en forme de brouillon (les factures non-validées), vous pouvez juste les supprimer en cliquant sur la petite poubelle à côté dans “FINANCES” puis “Des factures”.

S'il s'agit des factures déjà validées, pour les annuler, vous devez cliquer sur la facture puis sur le bouton “Annulation” comme ci-dessous :