Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-05-05-02-01-mise-en-place-et-suivi-des-procedures-de-recouvrement [2020/06/29 08:44] – splaissy
+++ process:25-copropriete:25-05-05-02-01-mise-en-place-et-suivi-des-procedures-de-recouvrement [2023/02/14 14:46] (Version actuelle) – 01_a16_14-groupimo.com
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 =====II.  Process. =====
-Pour mémoire, ce sont les gestionnaires qui gèrent les contentieux et le suivi. Ce sont eux qui doivent informer les copropriétaires du process et de la nécessité de régler leurs charges. Ce sont eux aussi qui doivent répondre aux demandes des clients. Seul un disfonctionnement ou un non respect des process doit générer une demande au service contentieux.
+Pour mémoire, comme pour tous les sujets en mandant, ce sont les gestionnaires qui gèrent les contentieux et le suivi s'agissant de l'interaction avec les copropriétaires (y compris avec les conseils syndicaux). Ce sont eux qui doivent informer les copropriétaires du process, et de la nécessité de régler leurs charges. Ce sont eux aussi qui doivent répondre aux demandes des clients. Seul un dysfonctionnement ou un non respect des process doit générer une demande au service contentieux.
 ====1.	La phase pré-contentieuse ====
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 Pour rappel  les appels de fonds sont exigibles au 1er jour du mois du trimestre.
-Une mise en demeure payante est envoyée 45 jours après la date d'exigibilité.
+Une mise en demeure payante est envoyée 45 jours après la date d'exigibilité. Le modèle type est disponible sur la base documentaire référencé 25doc25.[[https://espaceco.groupimo.fr/base2/remplir/150476/Copropri%C3%A9t%C3%A9+%2825%29]]
 ===a.A 45 jours de retard-La mise en demeure AR (payante)===
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 A ce stade le gestionnaire contentieux **devra créer le dossier en recouvrement sur le logiciel [[process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete|redmine]]**, ce qui permettra de suivre les évolutions et échanger avec le gestionnaire sur les actions à mener.
-La référence du ticket crée devra être inscrite sur la fiche du copropriétaire sur log'in, au niveau du champ "Affiché en consultation" selon exemple ci-dessous:
+La référence du ticket crée devra être inscrite sur la fiche du copropriétaire sur Vilogi, au niveau du champ "Description" :
-{{:process:copropriete:ref-_ticket_contentieux.jpg?400|}}
+{{:process:25-copropriete:capture_d-ecran_2023-02-13_130558.png|}}
+Pour y accéder, se rendre sur la fiche du copropriétaire puis cliquer sur "MODIFIER LE PRORPRIETAIRE"
 **NB : Les procédures qui suivent s'appliquent hors [[process:25-copropriete:25-05-05-02-03-representation-gestion-dossiers-surendettement|dossier de surendettement]]**
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 ===A. Le commandement de payer ===
-A 70 jours de retard, constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice (Huissier)
+A 70 jours de retard, constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice (Huissier). Le courrier type de demande du commandement de payer à l'huissier est disponible sur la base documentaire référencé 25doc29. [[https://espaceco.groupimo.fr/base2/remplir/165224/Copropri%C3%A9t%C3%A9+%2825%29]]
 le gestionnaire contentieux **devra informer le gestionnaire de la copropriété du commandement de payer, ce dernier aura un délai de 48h pour formuler ses observations sur le logiciel [[process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete|redmine]]**
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 ===C. Mise en place du protocole===
+Le modèle type est disponible sur la base documentaire référencé 25doc06. [[https://espaceco.groupimo.fr/base2/remplir/72622/Copropri%C3%A9t%C3%A9+%2825%29]]
   * Le chargé de contentieux peut accepter un échéancier sur une période de 6 mois maximum. Au delà, et dans la limite de 12 mois, la validation du gestionnaire ou du responsable de service est requise. Pour un délai d’étalement supérieur à 12 mois, SEUL LE CLIENT (syndicat) peut donner son accord en assemblée générale.
   * Les échéanciers signés doivent OBLIGATOIREMENT être accompagnés des chèques ou d'une autorisation de prélèvement afin d’engager le débiteur.
+  * Dès la conclusion du protocole d'accord accompagné des règlements, le chargé de recouvrement créé une sous-tâche CONTROLE CLOTURE ECHEANCIER, à ce moment sur VILOGI, une exclusion pour les relances peut alors être ajoutée.
+Pour ce faire sur la fiche du copropriétaire cliquer sur le bouton "Ajouter une exclusion"
+Définir le motif de l'exclusion et définir la date de début et de fin de l'exclusion.
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 === Choix de la procédure===
-a) [[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1746|L'injonction de payer]] : c’est une procédure rapide, peu couteuse (dépôt du dossier au greffe, pas d’obligation d’avocat), et génératrice d’un titre exécutoire permettant de saisir les biens mobiliers du débiteur (saisie conservatoire ou saisie exécution).
+a) [[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1746|L'injonction de payer]] : c’est une procédure rapide, peu coûteuse (dépôt du dossier au greffe, pas d’obligation d’avocat), et génératrice d’un titre exécutoire permettant de saisir les biens mobiliers du débiteur (saisie conservatoire ou saisie exécution).
-Pour les dettes inférieures à 10 000€,  [[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1746|le tribunal compétent est le TI de Fort de France ]]
+La requête en injonction de payer doit être adressée au [[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1746|Président du Tribunal Judiciaire ou au Président du Tribunal de Commerce ]] en fonction de la nature de la créance.
-Pour les dettes supérieures à 10 000 €, [[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1746| le tribunal compétent est le TGI de Fort de France]]
+Jusqu'à l'instance à compter du 1er janvier 2021 d'une juridiction nationale de traitement dématérialisé des injonctions de payer.
 **Attention :**
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   * Les garanties spéciales :
-a) L’hypothèque légale : ( [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?cidTexte=JORFTEXT000000880200&idArticle=LEGIARTI000006471641&dateTexte=&categorieLien=cid|art 19 de la loi]] )  : Son montant est fixé par le syndic après sommation de payer par huissier restée infructueuse ; conformément au [[process:60-diagnostic:60-03-06-prise-hypotheque|process 60-03-06-prise-hypotheque]] ,elle est inscrite **AUTOMATIQUEMENT** par le service contentieux au bureau des hypothèques afin de « prendre rang », mais le débiteur peut en demander la « main-levée » en référé s’il offre une garantie autre, suffisante (gage).
+a) L’hypothèque légale : ( [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?cidTexte=JORFTEXT000000880200&idArticle=LEGIARTI000006471641&dateTexte=&categorieLien=cid|art 19 de la loi]] )  : Son montant est fixé par le syndic après sommation de payer par huissier restée infructueuse ; conformément au [[process:50-courtage:52-01-prise-hypotheque|process 60-03-06-prise-hypotheque]] ,elle est inscrite **AUTOMATIQUEMENT** par le service contentieux au bureau des hypothèques afin de « prendre rang », mais le débiteur peut en demander la « main-levée » en référé s’il offre une garantie autre, suffisante (gage).
 **ATTENTION !**
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 ====5.	L’information aux copropriétaires====
-  * Le gestionnaire contentieux doit tenir à jour sur le logiciel de gestion ou autre l’évènementiel contentieux, et doit transmettre l'information sur le logiciel [[process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete|redmine en 2018]] , par ailleurs une fois par an à la réédition des comptes , le gestionnaire contentieux devra communiquer sur redmine , en sous tache du [[process:25-copropriete:25-05-08-verifier-et-arreter-les-comptes-annuels| bilan de santé financière]]un point contentieux qui sera en premier lieu transmis au conseil syndical avant d'être annexé à la convocation de l'assemblée générale annuelle.
+  * Le gestionnaire contentieux doit tenir à jour sur le logiciel de gestion ou autre l’évènementiel contentieux, et doit transmettre l'information sur le logiciel [[process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete|redmine en 2018]] , par ailleurs une fois par an à la réédition des comptes , le gestionnaire contentieux devra communiquer sur redmine , en sous tache du [[process:25-copropriete:25-05-06-verifier-et-arreter-les-comptes-annuels|bilan de santé financière]] un point contentieux qui sera en premier lieu transmis au conseil syndical avant d'être annexé à la convocation de l'assemblée générale annuelle.
   * Lors de la tenue du CS préparatoire à l’assemblée, et dans les documents annexés à la convocation de l’assemblée générale, la comptabilité mandant  et le service contentieux si il en existe un doit donner un état détaillé des débiteurs qui doit être joint ainsi qu’un état des procédures engagées (dans  [[https://wiki.groupimo.fr/process/copropriete/25-04-01-communiquer-a-intervalles-reguliers-avec-les-coproprietaires-et-le-cs?s[]=rapport&s[]=activit%C3%A9#le-rapport-d-activite-du-syndic|le rapport d’activité du syndic]]) afin de recouvrer les impayés.
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 Conformément au [[https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decret/2015/3/26/JUSC1502013D/jo/texte|Décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières]]
-les honoraires du suivi du dossier transmis à l'avocat  doivent être facturés annuellement, via le module de relance automatique du logiciel log in en 2019.
+les honoraires du suivi du dossier transmis à l'avocat  doivent être facturés annuellement, via le module de relance automatique du logiciel métier (vilogi en 2023).
+====8 - Annulation des frais de relances ou contentieux :====
+Les frais de relances et de contentieux peuvent faire l'objet d'une demande d'annulation par ticket redmine uniquement, en sous tache du ticket de contentieux s'il est existant, ou en créant un nouveau ticket lorsqu'il s'agit de frais de relance. Toute demande d'annulation devra porter le titre "DEMANDE D'ANNULATION FRAIS dossier LOC/PROP)
+La demande d'annulation doit être transmise à l'emetteur de la relance ou des frais, donc au service contentieux.
+La demande d'annulation doit être automatiquement justifiée (traitement comptable retardé, défense portefeuille, accord trouvé avec débiteur.....)
+Le service contentieux étudie la demande et répond dans les 8 jours ouvrés pour statuer.
+En cas d'accord d'annulation, le service contentieux informe le demandeur par le ticket, celui ci est transmis à la comptabilité par le gestionnaire syndic pour comptabiliser l'annulation.
+En cas de refus d'annulation, le service contentieux informe et motive le demandeur par le ticket, le service syndic peut alors transmettre sa demande à la DG s'il persiste à réclamer l'annulation et motive de nouveau sa demande". Le résultat de cette nouvelle requête sera traité comme une 1ere demande d'annulation.
+Modop pour procéder à l'annulation dans vilogi :
+Si les frais de relance sont en forme de brouillon (les factures non-validées), vous pouvez juste les supprimer en cliquant sur la petite poubelle à côté dans "FINANCES" puis "Des factures".
+S'il s'agit des factures déjà validées, pour les annuler, vous devez cliquer sur la facture puis sur le bouton "Annulation" comme ci-dessous :
+{{:process:25-copropriete:telecharger.png|}}
 {{tag>copropriété formation}}