Table des matières
25 05 05 02 02 - Constitution d'un fonds de procédure permettant le recouvrement des charges
Ce process fait partie des Process copropriété
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de mise en place d'un fonds permettant le financement des procédures de recouvrement en contentieux syndic hors procédure d'execution du jugement. Ceci permet donc de financer la garantie de créance du syndicat, et d'obtenir un titre executoire. En effet la pratique de la gestion des copropriétés nous prouve que les procédures sont longues et couteuses. Il est obligatoire de prévoir le financement de ces procédures en cas de défaillance d'un copropriétaire pour avancer les fonds.
II. Process.
L'une des missions du syndic est de veiller au respect de l’obligation qu’ont les copropriétaires de participer aux dépenses communes.
A ce titre il doit contrôler en permanence le paiement effectif des avances, provisions et charges dont le paiement est demandé. Il doit
· adresser une lettre de relance amiable ;
· puis une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception. Elle fait courir les intérêts au profit du syndicat et constitue le premier acte dont les frais sont reconnus comme nécessaires et imputables au débiteur.
· puis faire délivrer par huissier la mise en demeure spéciale prévue par l’article L 19 pour permettre l’inscription de l’hypothèque légale.
A défaut de paiement de la dette, il doit effectuer le recouvrement judiciaire de la créance du syndicat.
Toutefois que ce soient les honoraires d'inscription d'hypothèque, d’un avocat ou d’un huissier de justice ou ceux d’un cabinet de recouvrement de créances, ces frais sont supportés par le donneur d’ordre (le “créancier”), c'est à dire le syndicat des copropriétaires ou l'association syndicale.
En effet, Dans son article L 111-8, le Code des procédures civiles d’exécution impose que « les frais de recouvrement entrepris, sans titre exécutoire, restent à la charge du créancier ».
Il n'est pas admis par les tribunaux, pour un créancier, de réclamer au débiteur le paiement des frais de recouvrement (le débiteur ne payera pas). Seul un titre exécutoire (jugement ou ordonnance rendu par un tribunal) peut obliger un débiteur à supporter ces frais.
Dans ce contexte et afin d'assurer une gestion saine, il est obligatoire de prévoir un fonds de procédure
1. Inscrire le fond de procédure à l'ordre du jour de l'assemblée générale
Attention!
Il n’y a pas lieu de donner « au syndic de façon permanente les pouvoirs nécessaires pour procéder au recouvrement des provisions et charges dues par les copropriétaires débiteurs » puisqu’il détient ces pouvoirs sans être astreint à la formalité prévue par l’article 55 du décret du 17 mars 1967 . La question ici concerne le financement des procédures de recouvrement.
En fait, il s'agit donc de soumettre au vote le financement pour la mise en place des procédures de recouvrement.
Sans financement des procédures, le syndic ne peut mener a bien sa mission de recouvrement.
Le gestionnaire a l'obligation d'inscrire le vote de la résolution type intégré logiciel de gestion Constitution d'un fonds de procédure permettant le recouvrement des charges dès lors qu'il constate que la copropriété risque de se trouver en cessation de paiement , incluant un lien vers le présent document.
2. Le montant du fonds de procédure
Le fonds de procédure étant nécessaire pour couvrir l'ensemble des frais exposés il doit être au minimum de 4400 € par dossier de recouvrement + 5800 € pour arriver jusqu'à la saisie du lot (valeur 2022), ce montant se décompose comme suit (les sommes ci dessous sont des provisions, les factures réelles viendront au fur et à mesure de procédure) :
1) Première phase : Procédure en paiement de charges de copropriété impayées
. 1300 € inscription hypothèque légale
. Honoraires avocats 1 200 €
. Supplément si défendeur 600 €
. Honoraires contractuels du syndic 900 €
. Honoraires et frais commissaire de justice (ex Huissier) 400 € (commandement de payer, assignation, signification d'actes, provision exécution jugement)
Total 4 400 €
2) Seconde phase : Procédure saisie immobilière
.Emoluments avocats 3 000 €
.Honoraires contractuels du syndic 1 500 €
.Emoluments Huissier 1 300 € (commandement de payer, assignation, signification d'actes, provision exécution jugement)
Total 5 800 €
Le gestionnaire joint a la convocation la liste des dossiers individuels pour quantifier le besoin en fonds de procédure.
Exemple : si 7 copropriétaires ne payent pas après mise en demeure, il faut faire voter un fonds de procédure de : 7 x 10.200 = 71.400 euros. Ce montant, même si il n'est pas dépensé immédiatement mais au fur et à mesure de la procédure, permet de régler les charges impayées durant la procédure qui continueront à s'accumuler du fait du non paiement. Il faut aussi intégrer que le débiteur ne paiera certainement pas non plus sa présente quote-part dans l'appel de procédure.
3. Le vote du fonds de procédure
Afin de faire voter le fonds de procédure, le gestionnaire aura au préalable dressé un bilan de la santé financière de la copropriété
Ce bilan qui aura mis en exergue la santé financière de la copropriété , aura également indiqué la nécessité de créer / augmenter le fonds de procédure
La résolution votant ce point devra faire apparaitre :
•Le montant du fonds de procédure
•Les modalités de financement
•Le calendrier de financement
Ensuite chaque année ce point figure a nouveau à l'ordre du jour et le fonds de procédure est actualisé.
4. Information du service contentieux
Suite à l'assemblée générale, le gestionnaire informe dans la 25 05 08 - La fiche de liaison que le fonds de procédure a été créé et crée la fiche de liaison travaux si la création ou l'augmentation du fonds se fait par des appels de fonds spécifiques.