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Ce process fait partie des 25 - Process copropriété

Volume 25 05 - Suivi de dossier de copropriete administratif (back office)

Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne la gestion des encaissements consécutifs à l’envoi des appels de charges sur budget annuels ou travaux.

Afin de procéder au règlement des charges 4 moyens sont mis à la disposition de nos clients :

-Le paiement par chèque

-Le prélèvement automatique par échéancier suite procédure, il est nécessaire d'établir un protocole d'accord

-Le paiement en par Carte Bancaire qui peut être effectué :

Soit enligne (frais 0,35% )

Soit sur le TPE de l'ensemble immobilier si il en est équipé

-Le paiement par virement , nos clients peuvent trouver le RIB de leur ensemble immobilier sur L'espace client groupimo

Afin de mettre à la dispositions de nos clients les rib, le service comptable devra créer un ticket par ensemble immobilier dans le projet RIB-SYNDIC et y enregistrer le rib de l'ensemble immobilier concerné.

- Le prélèvement automatique

IMPORTANT !

Pour des questions de sécurité et pour une meilleur traçabilité des paiements, nous n'acceptons pas de règlement en espèce.

Ces modes de gestion ne nécessitent pas de procédure particulière, sauf à vérifier à réception de chaque relevé bancaire que les prélèvements et les virements des copropriétaires ont bien été effectués, et que les frais de mouvement prévus au contrat de syndic sont bien facturés par le centre administratif.

Pour ce faire il convient d'appliquer le process importer les écritures des fichiers bancaires

La vérification des prélèvements et virements se fait lors de l’établissement du rapprochement bancaire.

1. Gestion des prélèvements

- Prélèvement sur échéancier de procédure :

__Attention, les prélèvements ne sont mis en place que dans le cadre d'un protocole d'accord

- Prélèvement au premier jour du trimestre des charges et appels :

A compter du 1/1/24 il est possible de mettre en place des prélèvements de charges de copropriété (et des appels travaux). Pour ce faire il faut suivre ce process vilogi et donc dans un premier temps faire signer une autorisation de prélèvement. Plusieurs points, tout d'abord le prélèvement s'entend au premier jour du trimestre pour les charges du trimestre. Le paiement fractionné n'est possible qu'en a échoir et pas en échu (la copropriété n'a pas les moyens de faire crédit, donc si le propriétaire veut payer par mois, il doit payer son trimestre en trois fois à M-3, M-2 et M-1).

De plus, le prélèvement est fait par compte bancaire, il faut donc prévoir deux autorisations de prélèvement s'il y a un compte travaux et des appels travaux, sinon seules les charges courantes seront prélevées. N'hésitez pas à transmettre copie de ce process au copropriétaire lors de sa demande de mise en place de prélèvement pour que l'information soit claire pour lui).

1.1 Saisir les coordonnées bancaires pour gérer les prélèvements

Se reporter au mode opératoire https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/coordonnees-bancaires-des-coproprietaires-pour-le-prelevements-sepa_2-282-1-0-1.php

1.2 procéder aux prélèvements

Se reporter au mode opératoire https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/proceder-aux-prelevements-sepa_2-353-1-0-1.php

Lorsque le règlement est remis directement au gestionnaire ou à l’agence de proximité, celui-ci doit être déposé pour enregistrement en comptabilité mandant dans les 24 heures maximum.

1 Classer les chèques par résidence

• Ne pas omettre de joindre « le papillon » (coupon codifié située au bas de l’appel de fonds) qui permettra une saisie plus rapide du règlement.

2. Saisir les chèques

• Pour les chèques accompagnés du papillon : rentrer directement le code copropriétaire afin d’y affecter le règlement.

• Pour les chèques non accompagnés du papillon : rechercher avant saisie, à quelle résidence et à quel propriétaire le règlement doit être affecté (risque de pluralités d’appartements, dans des résidences différentes, et homonymie de propriétaires).

• Faire attention au règlement des charges de plusieurs appartements par un chèque unique.

3. Sortir les bordereaux de saisie

• Un bordereau par résidence récapitulant tous les règlements reçus.

• But : vérifier que la saisie effectuée récapitule bien tous les règlements faits par chèques et sont bien affectés à chaque copropriétaire.

4. Joindre à chaque bordereau les chèques saisis correspondants

• But : Eviter de les perdre et permet de préparer la remise en banque.

5. Remplir le bordereau de « remise en banque »

• C’est un document à entête de la banque sur lequel doivent être portés : la date de remise, la référence du compte bancaire de la résidence, le nombre de chèques, l’identification du tireur, du tiré, le montant de chaque chèque, avec le total cumulé.

6. Faire une « liasse » par immeuble

• Regroupe par immeuble : le bordereau de saisie, les chèques et « l’exemplaire client » du bordereau de « remise banque ».

7. Regrouper le tout dans une enveloppe ===

• A déposer dans la bannette de « départ courrier ».

8. Classer les doubles

• Classer le double du bordereau de saisie, et de remise dans le classeur « banque » de chaque copropriété dans l’attente du rapprochement bancaire mensuel et du « contrôle de la trésorerie des immeubles » (voir module suivant).

9. Retour chèque

• En cas d'anomalie sur le chèque nécessitant le retour de ce dernier (illisible, compte soldé, pas signé….), retourner le chèque au copropriétaire accompagné du courrier suivant présent dans la basedoc :

https://espaceco.groupimo.fr/base2/remplir/124331/Copropri%C3%A9t%C3%A9+%2825%29

10. Cas de la remise de chèque multicopropriétés

Se fait conformément au mode opératoire https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/procedure-de-remise-a-l-encaissement-des-cheques_2-154-1-0-1.php.

Les règlements par carte bancaire effectués par les copropriétaires depuis l'espace client espace-client, section paiement en ligne , ou le TPE, sont crédités sur un compte SCELLIUS ouvert à la banque postale intitulé COMAPHI.

Les transactions nous sont signalées soit: - par mail via expéditeur : contact contact et ont pour sujet : “paiement Scellius ok” ou “Paiement Scellius Erreur”.

A noter que seuls les “paiements Scellius ok” doivent être traités. Les “paiement Scellius erreur” doivent être conservés quelques mois en cas d'interrogation des clients.

- par ticket redmine dans le projets paiement CB.

Pour des raisons liées au réseau internet (coupures) il peut arriver qu'un règlement par carte bancaire soit effectué par le client et que l'email d'information “paiement Scellius ok” ne nous soit pas transmis.

Il est donc nécessaire de contrôler l'ensemble des transactions effectuées/traitées à l'aide d'un tableau (transaction.xls) envoyé par : “so_send_journal_fond@sips-atos.com” qui a pour sujet : liste des paiements traités. Il suffit donc de s'assurer que toutes les transactions listées sur tableau, colonne AA, avec pour libellé 3D SUCCESS ont bien été prises en compte. Dans le cas contraire, traiter la transaction manquante.

Ce tableau n'étant pas quotidien et les informations liées à la référence du client n'étant pas toujours complètes, ce tableau ne sert que de contrôle.

La saisie comptable de la transaction s'effectue selon le mode opératoire saisie des règlements des copropriétaires par carte bancaire.

Il convient ensuite d'enregistrer le règlement du copropriétaire par l'un de ces moyens de paiement en suivant le mode opératoire https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/encaisser-le-reglement-d-un-coproprietaire_2-271-1-0-1.php