Table des matières
25 05 06 01 - Régulariser les charges
Ce process fait partie des Process copropriété
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne les modalités de régularisation définitive des charges après la tenue de l’assemblée générale annuelle qui a examiné les comptes de l’exercice.
II. Process.
A réception de la 25 05 08 - La fiche de liaison
1. Si les comptes ont été adoptés sans modification ni réserves
Le comptable doit établir, éditer et envoyer:
- L’arrêté définitif des comptes.
- Les comptes individuels aux copropriétaires.
2. Si les comptes ont été adoptés sous réserve de régularisation
- Procéder à la régularisation des écritures concernées.
- Puis établir, éditer et envoyer l’arrêté définitif des comptes, et les comptes individuels aux copropriétaires.
3. Si les comptes n’ont pas été adoptés
Ne pas clôturer l'immeuble sur login.
Ne pas passer ticket redmine fiche de liaison en “résolu”.
Le ré-assigner au gestionnaire (après traitement des autres points éventuels) avec en commentaire demande date de la prochaine AG qui approuvera les comptes
En parallèle, ouvrir un ticket dans le projet immeuble, tracker “approbation des comptes” avec comme nomenclature [Suivi approbation comptes (exercice)] et l'assigner au RS syndic.
Ce ticket permettra aux RS compta mandant et syndic d'échanger avec le gestionnaire et le comptable sur ce qui bloque, actions à mener et ainsi trouver rapidement une solution afin de re-convoquer dans les meilleurs délais une AG permettant l'approbation des comptes
Lier ce ticket au ticket fiche de liaison initial.
Après tenue de la nouvelle AG et approbation des comptes procéder normalement à l'arrêté définitif des comptes.
4. Clôturer l’exercice comptable:
- Il est conseillé pour ce faire, d’attendre l’extinction du délai de recours en annulation d’assemblée générale de l’article 42 de la loi, soit 2 mois après l’envoi du PV aux opposants et aux défaillants.
5. Archivage et Consultation
Afin de répondre aux obligations du Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne , et afin qu'ils soient consultables dans l'espace client, l'ensemble des documents de clôture suivants sera mis sur le ticket redmine “Documents de clôture” déjà existant en sous tâche du BSFC:
- Un grand livre
- Une balance générale de clôture
- Une copie de la répartition des charges
- Une copie du compte individuel de chaque copropriétaire établi avant basculement de l’exercice…
- Et tous documents permettant de satisfaire aux obligations de l’article 18.2 de la loi du 10 juillet 1965.