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Ce process fait partie des 25 - Process copropriété

Volume 25 05 - Suivi de dossier de copropriete administratif (back office)

Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne la vérification des comptes avant leur présentation au conseil syndical.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

La comptabilité doit consulter le Planning des assemblées générales et produire les documents comptables nécessaires à la convocation au plus tard 2 mois avant la date de l'assemblée générale.

Dans l'éventualité où le délais ne peut pas être respecté , la comptabilité en informe le gestionnaire sur le ticket de l'assemblée générale.

Ce dernier en informe le conseil syndical, si cela génère un report de la date de l'assemblée générale.

IMPORTANT ! Chaque copropriété doit avoir un ticket BSFC ouvert, ce ticket doit obligatoirement indiquer la date de fin de l'exercice comptable afin de permettre d'organiser le planning de préparation des comptes.

Au moment de la préparation des comptes, le ticket bsfc devra être complété avec les éléments suivants :

• Etat des dépenses courantes (sur budget voté au sens de l’article 14-1 de la loi), avec factures justificatives classées par poste comptable et dans l’ordre des écritures

• Etat des travaux hors budget (annexe 5)

• Etat des dettes et des créances (fournisseurs, copropriétaires etc…)

• Détail des comptes « attente » (les comptes d'attente sont interdits chez Groupimo, dans la pratique (reprise compte précédent syndic,…) ils doivent être analysés, détaillés (un ticket redmine/compte), et soldés dès la prochaine A.G.))

Voir spécifiquement le BSFC

• Contrôle de « l’authenticité comptable » des écritures passées c'est-à-dire vérification de la réalité des dépenses saisies (existence d’un Ordre de Service) et affectées conformément aux nouvelles règles du décret comptable (affectation dans le bon compte de dépenses).

• Contrôle de l’inscription des dépenses non seulement dans le bon compte de charges, mais aussi sous la bonne clé de répartition des dépenses telle que prévue au RC

• Le gestionnaire doit indiquer les écritures à rectifier ou à réaffecter si besoin, pour conformité au RC ou aux décrets comptables

• Le comptable dédié à la copropriété (et lui seul) doit passer les rectifications demandées, dans le respect de « l’authenticité comptable », en refusant de passer toute écriture qui ne respecterait pas ce principe.

• Supprimer les « comptes d’attente » non justifiés.

Vérifier que les écritures à modifier ont bien été passées par le comptable, avant présentation de la comptabilité au conseil syndical

NB : Ce processus s’ajoute à l’obligation de diffusion au conseil syndical d’une situation financière régulière

voir module suivant : « Assurer la vérification des comptes par le Conseil Syndical »

Une fois les comptes vérifié par le conseil syndical et en application de l'art. 2 du décret du 14 mars 2005 il convient de les présenter au syndicat des copropriétaires pour qu'il les approuve ,lors de l'assemblée générale annuelle.

La présentation des comptes à l'assemblée générale prendra la forme d'un bilan de santé financière.

Pour ce faire plusieurs informations sont à relever à la clôture des comptes

Sur chaque copropriété existe un ticket “BSFC ” intitulé “Bilan santé financière (BSFC)” sur lequel la comptabilité joint chaque année :

• Etat des dépenses courantes

• Annexe 1 à 5 du Décret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires

• Récapitulatif de la répartition de charge par copropriétaires

Est également en sous tache de ce ticket , le ticket “ Relevé bancaire ” où nous retrouvons les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires

Il est remis a la copropriété une fois par an (lors de l'assemblée générale) pour synthétiser l'état de la comptabilité de la copropriété, il comporte :

a. Le solde bancaire (montant disponible en banque au moment de l'arrêté des comptes)

b. Le montant dû aux fournisseurs (total des factures reçues et comptabilisées pas encore payées aux fournisseurs)

c. Le solde de charges

d. Le montant total des copropriétaires débiteurs

e. Le montant du fonds de procédure (s'il existe)

f. Le montant de l'avance permanente de trésorerie (anciennement fonds de roulement)

g. Le montant du budget annuel (voté par les précédentes assemblées générales)

h. Le nombre (par unité) de copropriétaires débiteur de + de 52 jours

et les résultats des équations suivantes :

Équation 1 : Comparatif fournisseurs a payer (b) /tresorerie disponible (a) (redmine = “Sdc Équilibre financier”)

si a<b = feu rouge (“l'équilibre financier n'est pas atteint le sdc est virtuellement en état cessation paiement”)

si a>b = feu vert (ok)

Équation 2 : Comparatif du solde de charges ( c) + total des copropriétaires débiteurs(d))/avance de trésorerie (f) et comparatif budget annuel (g) /avance de trésorerie (f)

si (c+d)>f et f<(g/6) = feu rouge (“l'avance permanente de trésorerie n'est pas suffisante”)

si (c+d)<f et f<(g/6) = feu orange (“l'avance permanente n'est pas au plafond du 1/6 du budget autorisé mais permet de faire face aux imprévus financier”)

si (c+d)<f et f=(g/6) = feu vert (ok)

Équation 3 : Comparatif montant total des débiteurs (d)/budget annuel (g) et montant du fonds de procédure (e) avec le nombre de débiteurs (h) et le cout total d'une procédure de recouvrement longue (cout d'une procédure en valeur 2018(¹))

si d>(g/4) et si e<(h*cout d'une procédure en valeur 2018(¹)) = feu rouge (“le syndic ne peut mener a bien les procédures de recouvrement”)

si d>(g/4) et si e>(h*cout d'une procédure en valeur 2018(¹)) = feu orange (“il existe des impayés importants mais la copropriété a voté un fonds de procédure suffisant pour faire payer les débiteurs”)

si d<(g/4) et si e<(h*cout d'une procédure en valeur 2018(¹)) = feu vert (ok)

(¹)10065 euros

En fonction du résultat des équations 3 types de bilan peuvent être posés

Si + d'1 Equation affiche un feu rouge ou orange = Santé financière “Mauvaise, à corriger”

Si 1 Equation est au rouge ou orange = Santé financière “A surveiller”

Si les 3 équations sont au vert = Santé financière “Bonne”

Une fois le BSFC établit, le comptable, sur le ticket BSFC, indique nos préconisations, soit :

- augmenter/ créer l'avance permanente de trésorerie (ne peut pas excéder 1/6 du budget), pour permettre de payer les fournisseurs

- augmenter/ créer le fonds de procédure

le gestionnaire doit faire un point précis sur les dossiers contentieux, rappeler les modalités de recouvrement (hypothèque, saisie de lot,...)

Il est important de rappeler au syndicat des copropriétaires, sur la convocation et le procès verbal, que conformément à l'article 29-1 de la loi du 10 Juillet 1965 , Si l'équilibre financier du syndicat des copropriétaires est gravement compromis ou si le syndicat est dans l'impossibilité de pourvoir à la conservation de l'immeuble, le juge statuant comme en matière de référé ou sur requête peut désigner un administrateur provisoire du syndicat.

A noter, si le syndicat des copropriétaires refuse d'appliquer nos préconisations, le syndic ne pourra pas gérer convenablement l'immeuble, payer les fournisseurs, procéder aux interventions courantes, poursuivre les débiteurs,…. Il est donc nécessaire de le notifier sur le procès verbal de l'assemblée générale afin de dégager notre responsabilité.

Si cette notification n'apparait pas sur le procès verbal, la comptabilité doit rejeter la fiche de liaison et demander au gestionnaire de faire un addendum.