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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 05 - Suivi de dossier de copropriete administratif (back office)

Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne les modalités de suivi des ventes de lots depuis la réception de la note d’information jusqu’à la notification de la vente et la réception de l’avis de mutation.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

La voie normale de l'application de ce process est la poursuite de la vente après l'édition et l'envoi d' un pré état daté. Le e-gestionnaire ou le comptable doit donc réouvrir ce ticket pour poursuivre le dossier de mutation. A défaut de ticket pré existant il faut redoubler de vigilance car cela appelle une situation anormale et potentiellement dangereuse.

Dans les 48h suivant la réception des fonds, le comptable établit le pré état daté selon le mode opératoire Vilogi

vilogie édition pré état daté

Lors de l'envoi, un ticket est créé avec le pré état daté et l'ensemble des documents annexes(règlement de copropriété, état descriptif de division, procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, décompte de charges annuel).

Ce ticket sera créé dans le projet de l'immeuble, tracker “Mutations”, avec comme nomenclature [Vente NOM DU VENDEUR/NOM DE L ACQUÉREUR].

Une fois l'envoi , via le ticket espace client, il passe le ticket en résolu.

Envoyée par le notaire elle comprend :

- Un état daté (art 5 du décret)

- Une demande de renseignements complémentaires sur la copropriété

- Un formulaire pour le certificat exigé par l’art 20 de la loi attestant que le vendeur est à jour de ses charges

- Une demande d'attestation de l'article 20 II de la loi du 10 juillet 1965 (concerne l'acquéreur)

A réception de la demande par le comptable, vérifier l'existence d'un ticket pour la vente concernée.

S'il n'existe pas, un ticket avec comme nomenclature [Vente NOM DU VENDEUR/NOM DE L ACQUÉREUR] est créé dans le projet redmine de l'immeuble .

Ce ticket sera crée avec le tracker “Mutations”

Le collaborateur en charge du dossier adresse en retour un mail dans lequel il indique : “Cher Maître, Nous avons bien reçu votre demande référencée , et l'avons enregistrée en interne sous notre référence . Afin de ne pas refaire inutilement aux frais du vendeur, les calculs pour les ajuster au jour de la vente effective, l'état daté ne sera finalisé que quelques heures avant la vente (il doit inclure les sommes dues au moment de la vente et doit donc être parfaitement a jour). Nous transmettons donc cette pièce au dernier moment, après que vous nous ayez confirmé (par mail/espaceclient (espaceclient.groupimo.fr)) la date certaine du rendez vous de vente. Si vous souhaitez plus d'information sur cette procédure, vous pouvez consulter le process correspondant ( http://l.groupimo.fr/processmutation). Veuillez agréer, Cher Maître, l'expression de nos respectueuses salutations. Le Syndic”

Puis il prépare le dossier

• Etablir un état de la situation comptable (même approximative) du copropriétaire vendeur comprenant : (document référencé 25doc28 de la base documentaire)

modope opératoire vilogi : édition état daté

L’état des sommes restant dues au syndicat à savoir :

- Les provisions déjà appelées sur budget

- Les provisions déjà appelées hors budget (travaux de l’art 14-1 de la loi)

- Les charges impayées des exercices précédents

- Les avances impayées de l’exercice en cours

Le total des sommes restant dues devra obligatoirement être indiqué dans le champs “ Total des sommes restant dues” du ticket.

- Les provisions sur budget pour les périodes postérieures à la vente, lorsque le vendeur, mauvais payeur, a été condamné par une décision de justice à les payer, à la suite d’une procédure engagée par le syndicat sur le fondement de l’article 19-2 de la loi du 10 Juillet 1965.

L’état des sommes que le syndicat resterait devoir au vendeur

Le détail des sommes dont le paiement incombera à l’acquéreur à savoir :

- Les provisions du budget non encore appelées au jour de la vente

- Les provisions non encore exigibles des dépenses non comprises au budget prévisionnel (travaux de l’art 14-1 de la loi)

- Les avances remboursées au vendeur (voir la recommandation n° 24 du 8 décembre 2004 de la commission relative à la copropriété)

En annexe de l’état daté, et pour les deux exercices précédant la vente, la somme correspondant à la quote-part du lot vendu aussi bien pour le budget prévisionnel que pour les travaux réalisés.

L’état des procédures en cours

• L’assurance de l’immeuble

• L’état de l’immeuble (carnet d’entretien)

• Les travaux effectués ou en prévision

• RC et l’état descriptif de division (date d’établissement, nom du notaire, date d’enregistrement au bureau des hypothèques…….)

• A établir par le comptable si le vendeur est à jour de ses charges (ne pas oublier d’inclure les honoraires du syndic et frais de mutations) (document référencé 25doc09 de la base documentaire)

• Ne pas établir (ou établir un certificat négatif) dans le cas contraire et attendre l’avis de mutation pour faire opposition (voir ci-après)

Attention : Le certificat de l'article 20 ne doit pas être renvoyé sauf si vraiment le compte du vendeur est à jour.

L'attestation de l'article 20-II de la loi du 10 juillet 1965 concerne l'acquéreur.

Ce document doit être daté d'un mois.

• A établir par le comptable, cette attestation précise : (document référencé 25doc27 de la base documentaire)

1° Soit que l'acquéreur ou les mandataires sociaux et les associés de la société se portant acquéreur, leurs conjoints ou partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité ne sont pas copropriétaires de l'immeuble concerné par la mutation ;

2° Soit, si l'une de ces personnes est copropriétaire de l'immeuble concerné par la mutation, qu'elle n'a pas fait l'objet d'une mise en demeure de payer du syndic restée infructueuse depuis plus de quarante-cinq jours.

Si l'une ou l'autre de ces conditions n'est pas remplie , l'attestation ne pourra pas être délivré, le comptable devra en informer le notaire.

A réception de cette information, le notaire doit notifier aux parties l'impossibilité de conclure la vente.

Dans l'hypothèse où un avant-contrat de vente a été signé préalablement à l'acte authentique de vente, l'acquéreur ou les mandataires sociaux et les associés de la société se portant acquéreur, leurs conjoints ou partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, dont les noms ont été notifiés par le notaire, disposent d'un délai de trente jours à compter de cette notification pour s'acquitter de leur dette vis-à-vis du syndicat.

Si aucun certificat attestant du règlement des charges n'est produit à l'issue de ce délai, l'avant-contrat est réputé nul et non avenu aux torts de l'acquéreur.

Une fois que l’état daté , le certificat de l’article 20 (seulement si le copropriétaire est parfaitement a jour de ses charges AU MOMENT DE LA VENTE (cas exceptionnel),) et l'attestation de l'article 20-II sont établis , il seront mis sur le ticket de la vente afin que le gestionnaire les valident sous un délai maximum de 48h.

- Il faut joindre aux éléments comptables, les éléments suivants :

• Les procès verbaux des AG des 2 dernières années

• Le Carnet d'entretien

• La fiche synthétique du registre national de la copropriété

Ces documents sont disponibles le projet redmine de l'immeuble, chacun des éléments ayant un ticket dédié.

Après sa validation le gestionnaire réassigne la comptabilité.

Le comptable attend l'information du notaire pour la date réelle de vente et transmet les documents au notaire et l'indique sur le ticket.

A ce stade le ticket peut être passé en résolu.

• La notification de vente est transmise à la comptabilité syndic par le notaire ou l'avocat, c’est elle et seulement elle, qui donne la qualité de « nouveau propriétaire » à l’acquéreur

Elle est forcément transmise par courrier recommandé avec AR à nos services et donne la date réelle et la condition de la vente (mutation).

Il est formellement interdit de modifier les fichiers sans ce document. Attention : une notification n'est valablement faite par le notaire qu'en LR avec AR à l'exception de tout autre moyen (fax, email, courrier simple,…). L'enregistrement d'une vente et la modification du fichier est un acte extrêmement lourd de conséquences.

• Le comptable saisit la vente en informatique

1) Sur REDMINE, le comptable réouvre le ticket de la mutation ou l'état daté avait été traité, et enregistre la notification de vente sur le ticket.

2) Sur VILOGI , le comptable suit les étapes pour procéder à la mutation des lots et des mouvements comptables du vendeur vers l'acquéreur afin de créer le compte comptable de l’acquéreur et débiter des avances et provisions remboursées au vendeur au titre de l’article 45-1 du décret, et des appels de fonds sur budget ou sur travaux qui arriveraient à échéance.

Vous trouverez également une vidéo explicative sur ces étapes ici :

tutoriel vidéo vente intégrale de lots vilogi

A ce stade il est ESSENTIEL de rentrer l'adresse email du copropriétaire. Si elle n'est pas sur l'avis de mutation il faut la demander au notaire.

En cas d'erreur dans la saisie de la mutation vous avez encore la possibilité d'annuler la vente en vous référant au mode opératoire ci-dessous :

vilogi annuler la mutation des lots vendus

Pour les cas particulier le comptable doit se référer aux modes opératoires de vilogi :

vilogi vente partielle de lots

vilogi mutation en cours d'exercice

vilogi vente de la loge de gardien par la copropriété

vilogi vente de lots en indivision à une nouveau propriétaire

• Il envoie ensuite au nouveau copropriétaire le "courrier d’accueil " lui souhaitant la bienvenue dans la copropriété, accompagné de son extrait de compte, et de la plaquette Groupimo faisant état de nos différents métiers (cynergetik). L'envoi se fait depuis l'espace client uniquement.

• Le courrier d’accueil contient une demande de vérification des informations que le nouveau copropriétaire peut corriger sur l'espace client, à réception les informations de vilogi seront mises à jours et la fiche sera enregistrée sur le ticket de la vente puis fermé par le comptable.

Le ticket peut ensuite être passé en résolu

• L’avis de mutation est envoyé par le notaire dans les cas suivant :

o Quand le certificat de l’article 20 n’a pas été délivré par le syndic

o Quand le certificat de l’article 20 a été délivré « négativement »

o Quand le certificat de l’article 20 délivré, date de plus d’un mois au jour de la signature de l’acte

Attention : Ne doit pas être confondu avec la notification de la vente ci-dessus qui donne la qualité de nouveau propriétaire à l’acquéreur, alors que l’avis de mutation ouvre un délai d’opposition sur le montant des sommes à verser au vendeur par le notaire, la confusion venant du fait que les deux actes sont souvent signifiés en même temps.

• La comptabilité dispose d’un délai de 15 Jours à compter du jour de la réception de l’avis de mutation, pour faire opposition s'il reste un montant dû par le vendeur, auprès du notaire qui a passé les actes.

• L’opposition doit se faire « obligatoirement » par acte extra judiciaire (exploit d’huissier), seul mode prévu par la loi

• L’opposition se fait aux frais du vendeur (Article 10-1 de la loi du 10 Juillet 1965)

• L’opposition est automatique, le comptable informe le gestionnaire sur le ticket redmine, toutefois il n'attend pas son retour afin d’éviter d’être forclos dans sa réclamation.

Attention : Le non respect de ce point est constitutif d'un risque financier très important pour le syndicat et donc pour le syndic. Vous devez impérativement veiller au respect des délais et de cette procédure, à défaut, cela serait considéré comme une faute lourde.

Voir module 25 05 05 02 - Contentieux syndic

Quizz Formation https://forms.gle/2nj2vjawLiMFQ8HV9