Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-05-07-suivre-la-mutation-d-un-lot-de-copropriete [2020/04/27 08:14] – [II. Process.] splaissy
+++ process:25-copropriete:25-05-07-suivre-la-mutation-d-un-lot-de-copropriete [2023/10/19 10:30] (Version actuelle) – [II. Process.] splaissy
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 ===== II. Process. =====
-La voie normale de l'application de ce process est la poursuite de la vente après l'édition et l'envoi d'un [[https://wiki.groupimo.fr/25-copropriete/information-de-l-acquereur?s[]=pr%C3%A9|un pré état daté]]. Le comptable doit donc réouvrir ce ticket pour poursuivre le dossier de mutation. A défaut de ticket pré existant il faut redoubler de vigilance car cela appelle une situation anormale et potentiellement dangereuse.
+La voie normale de l'application de ce process est la poursuite de la vente après l'édition et l'envoi d' [[https://wiki.groupimo.fr/25-copropriete/information-de-l-acquereur?s[]=pr%C3%A9|un pré état daté]]. Le e-gestionnaire ou le comptable doit donc réouvrir ce ticket pour poursuivre le dossier de mutation. A défaut de ticket pré existant il faut redoubler de vigilance car cela appelle une situation anormale et potentiellement dangereuse.
-====1.	Réception de la note d’information préalable====
+====0- Pré état Daté====
+Dans les 48h suivant la réception des fonds, le comptable établit le pré état daté selon le mode opératoire Vilogi
+[[https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/edition-de-pre-etat-date-ou-d-etat-date-sur-vilogi_26-655-1-0-1.php|vilogie édition pré état daté]]
+Lors de l'envoi, un ticket est créé avec le pré état daté et l'ensemble des documents annexes(règlement de copropriété, état descriptif de division, procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, décompte de charges annuel).
+Ce ticket sera créé dans le projet de l'immeuble, tracker "Mutations", avec comme nomenclature [Vente NOM DU VENDEUR/NOM DE L ACQUÉREUR].
+Une fois l'envoi , via le ticket espace client, il passe le ticket en résolu.
+====1. Le questionnaire notaire (la note d'information préalable ou l'état daté)====
+===1.1	Réception de la note d’information préalable===
 Envoyée par le notaire elle comprend :
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-A réception de la demande par le comptable, un ticket avec comme nomenclature [Vente NOM DU VENDEUR/NOM DE L ACQUÉREUR] est créé dans le projet  redmine de l'immeuble .
+A réception de la demande par le comptable, vérifier l'existence d'un ticket pour la vente concernée.
+S'il n'existe pas, un ticket avec comme nomenclature [Vente NOM DU VENDEUR/NOM DE L ACQUÉREUR] est créé dans le projet  redmine de l'immeuble .
 Ce ticket sera crée avec le tracker "Mutations"
+Le collaborateur en charge du dossier adresse en retour un mail dans lequel il indique : "Cher Maître, Nous avons bien reçu votre demande référencée ____, et l'avons enregistrée en interne sous notre référence ____ . Afin de ne pas refaire inutilement aux frais du vendeur, les calculs pour les ajuster au jour de la vente effective, l'état daté ne sera finalisé que quelques heures avant la vente (il doit inclure les sommes dues au moment de la vente et doit donc être parfaitement a jour). Nous transmettons donc cette pièce au dernier moment, après que vous nous ayez confirmé (par mail/espaceclient (espaceclient.groupimo.fr)) la date certaine du rendez vous de vente. Si vous souhaitez plus d'information sur cette procédure, vous pouvez consulter le process correspondant ( http://l.groupimo.fr/processmutation). Veuillez agréer, Cher Maître, l'expression de nos respectueuses salutations. Le Syndic"
+Puis il prépare le dossier
-====2.	Préparation de l’état daté====
+===1.2	Préparation de l’état daté===
 •	Etablir un état de la situation comptable (même approximative) du copropriétaire vendeur comprenant :
+(document référencé 25doc28 de la base documentaire)
+[[https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/edition-de-pre-etat-date-ou-d-etat-date-sur-vilogi_26-655-1-0-1.php| modope opératoire vilogi : édition  état daté]]
 L’état des sommes restant dues au syndicat à savoir :
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 -	Les avances impayées de l’exercice en cours
+Le total des sommes restant dues devra obligatoirement être indiqué dans le champs " Total des sommes restant dues" du ticket.
 -	Les provisions sur budget pour les périodes postérieures à la vente, lorsque le vendeur, mauvais payeur, a été condamné par une décision de justice à les payer, à la suite d’une procédure engagée par le syndicat sur le fondement de l’[[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?cidTexte=JORFTEXT000000880200&idArticle=LEGIARTI000028818153&dateTexte=&categorieLien=id|article 19-2 de la loi du 10 Juillet 1965]].
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 L’état des procédures en cours
-====3.	Préparation des renseignements complémentaires à l’état daté afférents à (au):====
+===1.3	Préparation des renseignements complémentaires à l’état daté afférents à (au):===
 •	L’assurance de l’immeuble
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 •	RC  et l’état descriptif de division (date d’établissement, nom du notaire, date d’enregistrement au bureau des hypothèques…….)
-====4.	Préparation du certificat de l’article 20 de la loi====
+===1.4	Préparation du certificat de l’article 20 de la loi===
-•	A établir par le comptable si le vendeur est à jour de ses charges (ne pas oublier d’inclure les honoraires du syndic et frais de mutations)
+•	A établir par le comptable si le vendeur est à jour de ses charges (ne pas oublier d’inclure les honoraires du syndic et frais de mutations) (document référencé 25doc09 de la base documentaire)
 •	Ne pas établir (ou établir un certificat négatif) dans le cas contraire et attendre l’avis de mutation pour faire opposition (voir ci-après)
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 Attention : Le certificat de l'[[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?idArticle=LEGIARTI000006471659&cidTexte=LEGITEXT000006068256|article 20]] ne doit pas être renvoyé sauf si vraiment le compte du vendeur est à jour.
-====5.	Préparation de l'attestation de l'article  20-II ====
+===1.5	Préparation de l'attestation de l'article  20-II ===
 L'attestation de [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?idArticle=LEGIARTI000006471659&cidTexte=LEGITEXT000006068256|l'article 20-II de la loi du 10 juillet 1965]]  concerne **l'acquéreur**.
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 •	A établir par le comptable, cette attestation précise :
+(document référencé 25doc27  de la base documentaire)
 ° Soit que l'acquéreur ou les mandataires sociaux et les associés de la société se portant acquéreur, leurs conjoints ou partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité ne sont pas copropriétaires de l'immeuble concerné par la mutation ;
 ° Soit, si l'une de ces personnes est copropriétaire de l'immeuble concerné par la mutation, qu'elle n'a pas fait l'objet d'une mise en demeure de payer du syndic restée infructueuse depuis plus de quarante-cinq jours.
 Si l'une ou l'autre de ces conditions n'est pas remplie , l'attestation ne pourra pas être délivré, le comptable devra en informer  le notaire.
-A réception de cette information , le notaire doit notifier aux parties l'impossibilité de conclure la vente.
+A réception de cette information, le notaire doit notifier aux parties l'impossibilité de conclure la vente.
 Dans l'hypothèse où un avant-contrat de vente a été signé préalablement à l'acte authentique de vente, l'acquéreur ou les mandataires sociaux et les associés de la société se portant acquéreur, leurs conjoints ou partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, dont les noms ont été notifiés par le notaire, disposent d'un délai de trente jours à compter de cette notification pour s'acquitter de leur dette vis-à-vis du syndicat.
 **Si aucun certificat attestant du règlement des charges n'est produit à l'issue de ce délai, l'avant-contrat est réputé nul et non avenu aux torts de l'acquéreur.**
-====6.	Renvoyer l’état daté , le certificat de l’article 20 et l'attestation de l'article 20-II au notaire====
+===1.6	Renvoyer l’état daté , le certificat de l’article 20 et l'attestation de l'article 20-II au notaire===
-Une fois  que l’état daté , le certificat de l’article 20 et l'attestation de l'article 20-II sont établis , il seront  mis sur le ticket  de la vente afin que le gestionnaire les valident sous un délai maximum de 48h.
+Une fois  que l’état daté , le certificat de l’article 20 (seulement si le copropriétaire est parfaitement a jour de ses charges AU MOMENT DE LA VENTE (cas exceptionnel),) et l'attestation de l'article 20-II sont établis , il seront  mis sur le ticket  de la vente afin que le gestionnaire les valident sous un délai maximum de 48h.
 - Il faut joindre aux éléments comptables, les éléments suivants :
-• Les procès verbaux des  AG  des 2 dernières années
+• Les procès verbaux des AG des 2 dernières années
 • Le Carnet d'entretien
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 Ces documents sont disponibles le projet redmine de l'immeuble, chacun des éléments ayant un ticket dédié.
-Après sa validation le gestionnaire réassigne la comptabilité. Le comptable transmet les documents au notaire et l'indique sur le ticket.
+Après sa validation le gestionnaire réassigne la comptabilité.
+Le comptable attend l'information du notaire pour la date réelle de vente et transmet les documents au notaire et l'indique sur le ticket.
-====7.	Réception de la notification de la vente====
+A ce stade le ticket peut être passé en résolu.
-•	La notification de vente est transmise à la comptabilité syndic, c’est elle qui donne la qualité de « nouveau propriétaire » à l’acquéreur
+====2.	La mutation ====
+===2.1 la **notification** de la vente===
+•	La notification de vente est transmise à la comptabilité syndic par le notaire ou l'avocat, c’est elle et seulement elle, qui donne la qualité de « nouveau propriétaire » à l’acquéreur
+Elle est forcément transmise par courrier recommandé avec AR à nos services et donne la date réelle et la condition de la vente (mutation).
+Il est formellement interdit de modifier les fichiers sans ce document. Attention : une notification n'est valablement faite par le notaire qu'en LR avec AR à l'exception de tout autre moyen (fax, email, courrier simple,...). L'enregistrement d'une vente et la modification du fichier est un acte extrêmement lourd de conséquences.
 •	Le comptable saisit la vente en informatique
-)Sur REDMINE , le comptable enregistre la notification de vente sur le ticket
+) Sur REDMINE, le comptable réouvre le ticket de la mutation ou l'état daté avait été traité, et enregistre la notification de vente sur le ticket.
-)Sur LOGIN , le comptable crée le compte comptable de l’acquéreur qu’il débite des avances et provisions remboursées au vendeur au titre de l’[[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=LEGITEXT000006061423#LEGIARTI000006488784|article 45-1 du décret]], et des appels de fonds sur budget ou sur travaux qui arriveraient à échéance.
+) Sur VILOGI , le comptable suit [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/vente-integrale-de-lots-ecritures-de-transfert-procedure_26-169-1-0-1.php|les étapes pour procéder à la mutation des lots et des mouvements comptables du vendeur vers l'acquéreur]] afin de créer le compte comptable de l’acquéreur et débiter des avances et provisions remboursées au vendeur au titre de l’[[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=LEGITEXT000006061423#LEGIARTI000006488784|article 45-1 du décret]], et des appels de fonds sur budget ou sur travaux qui arriveraient à échéance.
-•	Envoyer ensuite au nouveau copropriétaire le [[base_documentaire:25-copropriete:courrier-d-accueil-du-nouveau-coproprietaire| "courrier d’accueil "]]  lui souhaitant la bienvenue dans la copropriété, accompagné de son extrait de compte, et de la plaquette Groupimo faisant état de nos différents métiers (cynergetik). Privilégier l'envoi par mail, pour ce faire une information au notaire sera faite lors de l’établissement de l'état daté).
+Vous trouverez également une vidéo explicative sur ces étapes ici :
+[[https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/vente-integrale-de-lots-et-transfert-des-ecritures--video_26-392-1-0-1.php|tutoriel vidéo vente intégrale de lots vilogi]]
-•  Le courrier d’accueil contient une fiche d'information que le nouveau copropriétaire doit nous retourner, à réception de cette fiche , les informations de log'in seront mises à jours et la fiche sera enregistrée sur le ticket de la vente puis fermé par le comptable.
-Attention : une notification n'est valablement faite par le notaire qu'en LR avec AR à l'exception de tout autre moyen (fax, email, courrier simple,...)
+A ce stade il est ESSENTIEL de rentrer l'adresse email du copropriétaire. Si elle n'est pas sur l'avis de mutation il faut la demander au notaire.
-L'enregistrement d'une vente et la modification du fichier est un acte extrêmement lourd de conséquences.
-====8.	L’avis de mutation====
+En cas d'erreur dans la saisie de la mutation vous avez encore la possibilité d'annuler la vente en vous référant au mode opératoire ci-dessous :
+[[https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/annuler-la-mutation-de-lots-vendus_26-371-1-0-1.php|vilogi annuler la mutation des lots vendus]]
+Pour les cas particulier le comptable doit se référer aux modes opératoires de vilogi :
+===Vente partielle de lots écritures de transfert===
+[[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/vente-partielle-de-lots-ecritures-de-transfert_26-170-1-0-1.php|vilogi vente partielle de lots]]
+===Mutation en cours d'exercice et je n'arrive pas à établir les deux appels de fond===
+[[https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/mutation-en-cours-d-exercice-copropriete_1-9-818-88-0-2.php|vilogi mutation en cours d'exercice]]
+===Vente de la loge de gardien par la copropriété===
+[[https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/vente-de-la-loge-de-gardien-par-la-copropriete_26-359-1-0-1.php|vilogi vente de la loge de gardien par la copropriété]]
+===Vente de lots en indivision à un nouveau propriétaire===
+[[https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/vente-de-lots-en-indivision-a-un-nouveau-proprietaire_26-460-1-0-1.php|vilogi vente de lots en indivision à une nouveau propriétaire]]
+•	Il envoie ensuite au nouveau copropriétaire le [[base_documentaire:25-copropriete:courrier-d-accueil-du-nouveau-coproprietaire| "courrier d’accueil "]]  lui souhaitant la bienvenue dans la copropriété, accompagné de son extrait de compte, et de la plaquette Groupimo faisant état de nos différents métiers (cynergetik). L'envoi se fait depuis l'espace client uniquement.
+•  Le courrier d’accueil contient une demande de vérification des informations que le nouveau copropriétaire peut corriger sur l'espace client, à réception les informations de vilogi seront mises à jours et la fiche sera enregistrée sur le ticket de la vente puis fermé par le comptable.
+Le ticket peut ensuite être passé en résolu
+===2.2	L’**avis de mutation** ===
 •	L’avis de mutation est envoyé par le notaire dans les cas suivant :
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 o	Quand le certificat de l’article 20 délivré, date de plus d’un mois au jour de la signature de l’acte
-Attention : Ne doit pas être confondu avec la notification de la vente ci-dessus qui donne la qualité de nouveau propriétaire à l’acquéreur, alors que l’avis de mutation ouvre un délai d’opposition sur le montant des sommes à verser au vendeur par le notaire, la confusion venant du fait que les deux actes sont souvent signifiés en même temps.
+**Attention : Ne doit pas être confondu avec la notification de la vente** ci-dessus qui donne la qualité de nouveau propriétaire à l’acquéreur, alors que l’avis de mutation ouvre un délai d’opposition sur le montant des sommes à verser au vendeur par le notaire, la confusion venant du fait que les deux actes sont souvent signifiés en même temps.
-====9.	Transmission de l’avis de mutation à la comptabilité====
+===2.3	Traitement de l’avis de mutation===
-•	La comptabilité dispose d’un délai de 15 Jours à compter du jour de la réception de l’avis de mutation, pour faire opposition du montant des sommes restant dues par le vendeur, auprès du notaire qui a passé les actes.
+•	La comptabilité dispose d’un délai de 15 Jours à compter du jour de la réception de l’avis de mutation, pour faire opposition s'il reste un montant dû par le vendeur, auprès du notaire qui a passé les actes.
 •	L’opposition doit se faire « obligatoirement » par acte extra judiciaire  (exploit d’huissier), seul mode prévu par la loi
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 •       L’opposition est automatique, le comptable informe le gestionnaire sur le ticket redmine, toutefois il n'attend pas son retour afin d’éviter d’être forclos dans sa réclamation.
-Attention : Le non respect de ce point est constitutif d'un risque financier très important pour le syndicat et donc pour le syndic. Vous devez impérativement veiller au respect des délais et de cette procédure, à défaut, cela serait considéré comme une faute lourde.
+**Attention : Le non respect de ce point est constitutif d'un risque financier très important** pour le syndicat et donc pour le syndic. Vous devez impérativement veiller au respect des délais et de cette procédure, à défaut, cela serait considéré comme une faute lourde.
-==== 10. Mise en contentieux du dossier si l’opposition faite n’aboutit pas au règlement des sommes réclamées====
+=== 2.4 Mise en contentieux du dossier si l’opposition faite n’aboutit pas au règlement des sommes réclamées===
 Voir module [[process:25-copropriete:25-05-05-02-contentieux_syndic|]]
+//Quizz Formation//
+https://forms.gle/2nj2vjawLiMFQ8HV9
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