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process:25-copropriete:25-06-01-gestion-des-departs

25 06 01 - Gestion des départs

I. Objet de la procédure.

Cette procédure décrit les modalités de transmission du dossier copropriété au successeur, lors du non renouvellement de notre mandat de syndic de copropriété ou de gestionnaire d’ASL en assemblée générale

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965. • Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004

II. Process.

1. Quitter l’assemblée dès le résultat du vote connu

Attention : Il faut remettre le secrétariat de séance si nous avions été retenu comme secrétaire de séance.

2. Emporter avec soi l’ensemble des documents

à l’exception de la feuille de présence, des pouvoirs, et de l’ordre du jour

• Ces documents permettront au successeur de poursuivre l’assemblée après notre départ

3. Si d’autres documents sont laissés à la demande de l’assemblée :

• Les lister sur papier libre ou sur bordereau de remise pré établi

• Les remettre contre émargement du bordereau par le Président de Séance et le nouveau Syndic

4. Informer dès le lendemain de la perte de l’immeuble:

Destinataires de l'information :

La comptabilité

Le service contentieux

La Direction

Groupimo Gestion (si gère certains appartements)

Comaphi pour le suivi du contrat d'assurance

• Le gestionnaire/le E gestionnaire crée un ticket “immeuble perdu” dans le projet de l'immeuble afin de coordonner la remise des documents et les actes de régularisation à effectuer sur la copropriété

• Aucun acte de gestion, ni paiement de facture ne doit plus être fait

• Une exception : le règlement du solde de nos honoraires échus.

le registre des mandats doit être mis à jour.

5. Préparation par la comptabilité de l’arrêté des comptes

- Etablir un arrêté comptable au jour de la cessation des fonctions ,et éditer un grand livre, une balance générale, une balance des copropriétaires, un état de rapprochement banque, un état des dépenses engagées depuis le début de l’exercice, et un état des fournisseurs restant à payer.

- Sortir les archives comptables de la copropriété (celles effectivement détenues) et les lister sur un bordereau de remises de pièces.

- Préciser que les archives listées sont « toutes celles que nous détenons », ce qui limitera les risques de procédure pour non remise de « toutes « les archives de la copropriété. (voir jurisprudence de la cour de cassation).

-Clôture du compte bancaire

*Pour les immeubles rattachés au compte global syndic, virer le solde bancaire de l'immeuble sur le RIB transmis par le nouveau syndic

*Pour les immeubles en compte séparé, lorsque les copropriétaires ne souhaitent pas conserver le compte, faire un courrier à la banque pour transfert des fonds sur le RIB transmis par le nouveau syndic+ clôture du compte via courrier suivant présent dans la basedoc:

https://espaceco.groupimo.fr/base2/remplir/134323/Copropri%C3%A9t%C3%A9+%2825%29

6. Préparation par le gestionnaire de la remise des pièces et archives de la copropriété

• Etablir un bordereau de remise de pièces listant le détail de l’ensemble des documents et archives à remettre.

• Contrôler le bordereau de remise des pièces comptables établi par le centre administratif

• Stocker « à disposition » l’ensemble des archives à remettre au successeur.

• La majorité des documents de la copropriété étant archivé dans Redmine, une copie numérique des documents devra être téléchargé et communiqué au nouveau syndic par le biais d' un service en ligne de transfert de document Google Drive est à privilégier.

Nous retrouvons à minima dans le dossier de partage :

le Règlement de copropriété Le grand livre La liste des copropriétaires et des lots Les dossiers de recouvrement en cours Dossier assemblée générale (convocation et procès verbal)

Le Lien du dossier de partage devra être renseigné sur le ticket “immeuble perdu”

Les bordereaux de signés remises devront êtres scanné sur le ticket

7. Convoquer le nouveau syndic à date et heure pour la remise des pièces

Lorsque le mandat du syndic n'est pas renouvelé par l'assemblée générale des copropriétaires ou qu'il y est mis fin par la nomination d'un administrateur provisoire

Le syndic informe le teneur du registre de la fin de son mandat dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions. Il indique l'identité et les coordonnées du nouveau syndic ou de l'administrateur provisoire et transmet au teneur du registre, si les comptes ont été approuvés lors de cette même assemblée générale, les informations relatives à la mise à jour annuelle.

S'il transmet au teneur du registre les informations financières après la fin de son mandat ou de sa mission, celles-ci ne seront inscrites au registre qu'après confirmation par son successeur de leur conformité aux comptes approuvés par l'assemblée générale des copropriétaires. Il conserve toutefois la faculté de consulter les données jusqu'à la réalisation du rattachement du nouveau représentant légal au syndicat de copropriétaires, ou au plus tard à l'expiration d'un délai d'un mois suivant la fin de son mandat ou de sa mission.

9. Clôture du projet redmine de l'immeuble

Une fois la remise effectué et le ticket immeuble perdu mis à jour, Le gestionnaire ou le e-gestionnaire ferme le projet de l'immeuble.

Vous pouvez archiver un projet en cliquant sur Archiver située dans l'aperçu du projet . Un projet archivé n'est plus visible pour les utilisateurs. Il peut être restauré (avec son contenu originel) par l'administrateur. En archivant un projet tous, les sous-projet sont également archivés.

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