Table des matières
30 03 01 - La signature des mandats
Ce process fait partie des PROCESS LOCATION
I. Objet de la procédure.
Cette procédure concerne la signature des mandats de Location .
II. Process.
1. Découverte du bien et du client
Lors de prise de contact, le collaborateur doit procéder à la découverte du propriétaire. Ceci pour comprendre ses besoins et y répondre au mieux dans la relation que nous allons établir.
Définir avec le propriétaire la valeur locative souhaitée.
Toutes ces informations doivent être reportées sur le ticket 99 05 06 – Le Redmine Groupimo dans le projet prospect avec le tracker “Mandat a prendre” correspondant.
a. justificatif de propriété
Demander l’acte de propriété afin de s’assurer que le client est bien le propriétaire du bien. A défaut, l'avis d'imposition de taxes foncières pourra suffire.
b. Découverte du bien
La visite du bien est indispensable pour bien démarrer la relation commerciale. Pour ce faire utiliser le 60 03 04 03 Rapport de visite
Fixer la date de disponibilité du bien si le bien est libre.
Effectuer la visite de l’extérieur vers l’intérieur (ne pas oublier les prises de vues).
Faire ressortir de manière objective la valeur du bien.
Valider ou invalider le loyer souhaité par le propriétaire, si invalidé, argumenter la position (voir à faire des aménagements afin d’atteindre les espérances du propriétaire).
2. Signature du mandat
a.Promotion de nos services
Diagnostics : état des lieux de sortie fait par un spécialiste, sans atteindre le prix d'un huissier.
Assurance : Propriétaire Non Occupant, Garantie de
L’assurance PNO (assurance propriétaire non occupant) sera également fortement conseillée au propriétaire à chaque prise de mandat : (remettre une proposition chiffrée).
b.Rédaction et signature du mandat
Un mandat doit être signé avec éventuellement son annexe et son avenant:
Un mandat de location.
Ps : Il est nécessaire de bien remplir tous les champs et ceci en fonction des spécificités de chaque site.
Doit figurer au mandat de Location (qui devra être émis en 2 exemplaires originaux signés) : N° du mandat, à prendre sur registre des mandats de transaction
Nom prénom du ou des détenteurs du bien
Etat civil complet
Profession
Adresse
Dans le cadre d’une société, ou SCI numéro du RCS et Kbis (de -3 mois)
La signature est réalisée par le responsable du centre de gestion commerciale.
Le montant des honoraires est calculé, en règle générale, sur toutes les sommes quittancées (Taxe ordure ménagère, factures,…etc).
Il est impératif que le mandat soit rédigé, daté et signé conformément au titre de propriété par le centre de gestion commerciale.
Il convient de contrôler l’exactitude des données du mandataire, d’indiquer la désignation du bien, et l’usage. (Voir l’acte) ainsi que le mode de défiscalisation choisi par le propriétaire.
3. Enregistrement du mandat
Le mandat de location est transmis à l'assistante commerciale pour contrôle et signature par la directrice et saisi dans redmine .
L'assistante commerciale :
1 Enregistre le bien
sur le registre des mandats de transaction sur redmine
2 Prend contact avec le propriétaire
pour se présenter, lui remettre une copie du mandat signé et numéroté au propriétaire, ainsi qu'un exemplaire du livret d'accueil personnalisé.