Table des matières
30 03 02 01 - Gestion, suivi et remise des clés
Ce process fait partie des PROCESS LOCATION
I. Objet de la procédure.
Cette procédure concerne Enregistrement, gestion, et remise des clefs.
II. Process.
1. ENREGISTREMENT
Après application du process 30 03 02 Entrer un produit en location, l'assistante ou le RS créé une sous tache dans le ticket “a louer” nommé “accès clés”
l'assistante y indique :
- le nombre de clés (en distinguant le nombre de trousseau)
- la correspondance des clés
- photos des clé
parallèlement et la cas échéant, l'assistante lie le ticket concernant les parties communes process 20 04 04
- de gérer les clefs - remettre les clefs soit au locataire, soit au propriétaire du bien au moment de la remise.
2. GESTION DES CLES
Durant la vie du mandat les clefs seront amenées à circuler pour :
2.1 visite du bien.
Le commercial lors de sa préparation de visite et organisation de son rendez vous doit s'assurer suffisamment tôt que les clefs sont disponibles.
Sur ce ticket il indique qu'il prend possession des clefs et les récupère auprès du responsable de service. Dès lors il est responsable des clefs.
Il peut les conserver jusque 48h au maximum. les commercial ramène ainsi les clés au responsable de service, qui indique sur le ticket la bonne restitution des clefs. A défaut et en cas de perte, le changement de la serrure ou la facturation d'un nouveau double de clefs (après accord/discussion avec le propriétaire), sera a sa seule charge.
2.2 mise à disposition à une tierce personne (fournisseur, confrère, hors groupe) .
Le responsable des service est le seul habilité à gérer ce cas de figure.
Une demande de remise de clefs est faite par écrit obligatoirement par le propriétaire (email, courrier). cette demande est inséré dans le ticket correspondant aux clés.
l'assistante remet les clés et indique sur le ticket
- le nombre de clé remise.
- le nombre de jour de sortie des clés
Lors du retour le responsable précise l'information de recuperation sur le ticket correspondant aux clés.
Si les clefs ne sont pas remises en temps et heure le responsable doit adresser un email (contre accusé reception) au détenteur des clefs et informer le propriétaire.
Dans le cas ou les clés ne sont pas restitué le responsable de service se reserve led droit de changer la serrure à la charge de la personne indélicate.
2.3 Remise de clés
2.3.1 résiliation du mandat
Lors de la résiliation du mandat (voir process correspondant) les clefs doivent être mises à disposition du propriétaire. La remise se fait contre décharge signée, et à défaut, par courrier recommandé avec AR . l'assistante indique l'information dans le ticket et y insère le justificatif de remise de clés.
2.3.2 A la conclusion de la location
L'assistante remets les clefs au préposé à l'état des lieux d'entrée et le note sur le ticket à louer correspondant. Puis clôture le ticket.