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Ce process fait partie Location

Volume 30 04 Sortir un produit en location

Cette procédure décrit les modalités d’organisation d’un contact commercial et d’une visite.

Sont concernés par cette procédure tous les sites Groupimo S.A. faisant de la location.

Le PROSPECT est un futur client. Un ticket redmine doit être créé dès qu'un prospect est identifié. Il permettra de suivre ensuite tout son parcours.

Elle provient soit :

- De nos annonces commerciales : un ticket est créé automatiquement et assigné au commercial.

- De l'extérieur: le commercial en contact direct avec le prospect doit créer un ticket prospect location.

- De cynergetik :voir 99 04 04 02 – Cynergétik . Le commercial a qui est assigné le ticket cynergetik doit créer un ticket “prospect vente”, lier et gérer les deux tickets.

- De l'accueil téléphonique : un ticket est créé automatiquement et assigné au commercial, après que le/la standardiste ait rempli le formulaire d'accueil téléphonique

Le commercial désigné devra prendre contact sous 24 h avec le prospect locataire pour définir son besoin et son attente (il doit obligatoirement rentrer les informations nécessaires sur le ticket créé pour un bon suivi dans le temps, en indiquant bien son NOM PRENOM TELEPHONE et ADRESSE EMAIL). A défaut de contact initial sous 48h, le prospect doit être traité par tout commercial utilement disponible et motivé qui peut se saisir du ticket.

• Accueil client (formule de politesse, présentation du commercial, ponctualité.)

• Faire le point sur la situation géographique et sur le type de bien souhaité.

• Solvabilité par rapport au bien recherché. (Attention si GLI et lot intermédiaire)

o OK : Proposition de bien et visite.

o KO : Informer le locataire qu’une personne doit se porter caution solidaire (avec 3 fois le montant du loyer TTC).

PS : En cas de caution solidaire personne morale, étude au cas par cas.

• Recherche de bien sur le logiciel commercial suivant le besoin défini. Dès qu'un bien est identifié, le ticket du bien doit être lié au ticket du prospect.

• Prise de RDV, passer le prospect en prospect 1.

• Le commercial prépare sa visite (connaissance du site, du bien, info loyer, info commercial, clés…).

• Préparation du bon de visite grâce au logiciel commercial. (Bon de visite obligatoire dans le cas d'une location sèche afin de récupérer les clés).

• A chaque mouvement d’entrée ou de sortie de ces clés, cela doit être renseigné sur le ticket à louer (Nom de la personne (ou société), date, heure, motif…).

• Il est impératif de ramener les clés sous 24 heures.

Nota : Dans le cas d’une perte des clés, la dernière personne à avoir eu celle-ci, devra prendre à sa charge les frais de changement des serrures.

Le commercial doit :

o Être à l’heure (être à l'heure signifie, 15 minutes avant l'horaire fixé avec le client afin de préparer sa visite, vérifier les clefs, ventiler le bien, le mettre en lumière, s'assurer de la bonne présentation du produit et conformité par rapport au logiciel commercial,..)

o Présenter le site (avantages, école, services.)

o Commencer par les points positifs : pièces principales, terrasse, cuisine etc.… (accompagner dans chaque pièce les personnes lors de la visite afin de répondre aux moindres interrogations).

o Écouter les observations éventuelles sur le bien (petits travaux etc.…). Remonter l’info au centre de gestion commerciale afin de palier aux problèmes.

Le commercial fait signer au client un bon de visite et/ou la fiche de réservation (avec un chèque correspondant à un à-valoir sur le montant des honoraires : 100€) :

Si le bien n'intéresse pas le prospect, on motive dans le ticket prospect et on ferme le ticket ou on propose un autre lot.

Dans tous les cas, le ticket prospect doit être renseigné au fur et à mesure de l'évolution de la situation. Un ticket prospect doit être mouvementé au moins une fois par semaine.

Si le bien intéresse le prospect, le commercial passe au process 30 04 02 constitution du dossier locataire.