Ce process fait partie des PROCESS LOCATION

Volume 30 04 Sortir un produit en location

Cette procédure décrit la validation du dossier candidat locataire.

Après application des process 30 04 01 - Recherche de locataire et 30 04 02 Constitution du dossier locataire, la gestionnaire (ou le propriétaire en cas de location sèche) dispose d’un délai de 24h pour prendre position sur le dossier.

Elle doit notamment vérifier :

• que la date d'effet du bail soit bien indiqué dans le ticket candidat locataire

• l’identité complète du candidat

Les contrôles de base sont effectués par rapport aux informations renseignées par le locataire dans la Fiche candidat locataire personne physique remplie ou https://espaceco.groupimo.fr/base2/remplir/75734/ le cas échéant pour les personne morale.

Contrôle sur la carte d'identité :

- que le nom, prénom, date de naissance et adresse du candidat correspondent au contenu de la fiche et aux autres documents,

- que la pièce d'identité est en cours de validité.

• la solvabilité et l’éligibilité

Contrôles sur les fiches de paie :

- le nom, prénom, date de naissance et adresse du candidat et le nom de l'entreprise par rapport au contenu de la fiche renseignée,

- que la zone « cumuls » croit de mois en mois du montant des salaires,

- que le numéro de sécurité social correspond et est cohérent par rapport à la date et le lieu de naissance,

- que le plafond de la sécurité sociale correspond au plafond a celui en vigueur

- l’absence d’avis à tiers détenteur, opposition ou retenues,

- la cohérence des salaires par rapport au montant déclaré dans l’avis d’imposition,

- la cohérence du montant des revenus par rapport à l'age et à la fonction du candidat.

Contrôles sur le contrat de travail ou l'attestation de l'employeur :

- le nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité social et adresse du candidat par rapport au contenu de la fiche locataire,

- que le candidat n'est pas en période d'essai ou en préavis de licenciement,

- que le contrat est paraphé et signé et que le tampon de l'entreprise est présent.

Contrôles de l'avis d'imposition :

- le nom, prénom, date de naissance et adresse du candidat par rapport à la fiche locataire,

- la situation de famille dans l'avis d'imposition par rapport à la fiche locataire, en particulier le nombre de parts par rapport au nombre d'enfants,

- l'absence de majoration.

- Vérifier l'avis fiscal : Le site https://www.impots.gouv.fr/verifavis permet de vérifier l'authenticité des avis (Impôt sur le revenu) présentés par le candidat locataire, ceci doit obligatoirement être fait et porté sur le ticket redmine (copie du document internet)

- Vérifier l’existence de l’entreprise sur societe.com ou similaire

Contrôle sur l'employeur :

il est parfois important de vérifier que le candidat est bien en poste dans l'entreprise : Il est conseiller d'appeler l'entreprise pour vérifier qu'il est bien dans l'effectif et que sa situation professionnelles correspond,

Rappel

Solvabilité :

Le montant du loyer charges comprises, doit représenter au maximum 30 % des revenus du candidat locataire. Une caution bancaire (1 an de loyer charges comprises ou une caution solidaire sera demandée si le ou les candidats locataire ne remplissent pas une des conditions

Les personne se portant caution solidaire doivent fournir les m^mes documents que ceux exigés des candidats locataires.

Spécificité lot en GLI :

vérifier si le candidat locataire/caution/ colocataire déjà connu ou pas de nos services. Si tel est le cas ET qu'il est fait constat d'un compte débiteur sur un ancien dossier - LE DOSSIER SERA REFUSE

La mention « Refusé » est apposée sur le ticket du candidat locataire. Si besoin, la liste des pièces complémentaires requise est indiquée.

Le ticket est ensuite assigné au commercial qui doit informer son client locataire.

La mention “Accepté” est apposée sur le ticket du candidat locataire.

Le gestionnaire qui a validé le dossier, indique sur le ticket le type de bail a utiliser (en fonction du locataire, du propriétaire, de l'usage, … voir process 30 04 03 01 Choix du bail ).

Puis passe les tickets (“candidat locataire” et “à louer”) en “contrat en cours” (modification du tracker).

Lors du passage du ticket en “contrat en cours” le locataire (et son commercial) reçoivent automatiquement un mail pour les informer de l'acceptation de son dossier.

Le commercial créé un ticket MRH selon process assurance multirisque habitation doit également être demandée selon le process, ticket suivi et par le commercial et par comaphi. Aucune signature de bail ne pourra être opérée sans une attestation d'assurance.

Le commercial (ou l'assistante) édite les factures pro forma pour les honoraires de location, et rédige le bail et les 5 annexes suivant l'indication du choix du bail par le responsable selon le process choix du bail , et éventuellement l'acte de caution .

Elle créée, dans le projet Aadiags, un ticket :

- 60 03 02 établir un état des lieux, et le lie au ticket “à louer”

dans le projet Comaphi

- une proposition d'assurance multirisque habitation doit également être demandée selon le process assurance multirisque habitation doit également être demandée selon le process

Lors de la modification du tracker (“candidat locataire” a “contrat en cours”), un e-mail avertissant le propriétaire est envoyé automatiquement.

Une fois les sous taches dpe, ppr, mesurage Boutin, diagnostic électrique résolues, et les documents rédigés, le commercial fixe un rendez vous de signature.

Le commercial rappelle au futur locataire qu'il doit présenter et lui transmettre une attestation d'assurance MRH valide pour plus d'un trimestre.“

Aucun dossier ne sera accepté sans présence d'attestation d'assurance dans le dossier.

Le commercial doit faire parapher et signer TOUS LES DOCUMENTS (y compris les pro forma), et prendre le paiement intégral de toutes les sommes dues (Rappel : interdiction paiement espèces).

Après signature, le commercial :

- donne l'information de la signature par les locataires, et change le tracker redmine “de contrat en cours” à “contrat signé”.

- scanne le bail signé et les annexes + attestation d'assurance sur le ticket “candidat locataire”.

- remet l’intégralité du dossier physique (le chèque premier loyer et dépôt de garantie à l’ordre du propriétaire, paiements cb pour les honoraires, bail et annexes signés) à l’assistante commerciale qui édite les factures (propriétaire, locataire,) puis les met dans le ticket candidat locataire.

CAS PARTICULIER DU LOCATAIRE “INSTITUTIONNEL” : Dans le cas ou le locataire ne peut régler le premier loyer par chèque et si le dit loyer est à régler au moins un mois après la signature du bail, l'accord de la DG sera nécessaire pour la validation du dossier par la comptabilité.

Ensuite, et si le bien est géré, il est fait application du 20 04 02 01 la mise en location. Attention dans ce cas les chèques doivent être établit au nom de groupimo gestion.

Elle donne le chèque des honoraires à l'ordre du marche de l'immobilier au service comptabilité société.

L'assistante remet le dossier au propriétaire contre paiement des honoraires partie propriétaire.

Les éléments relatifs aux honoraires (factures) sont envoyés à la comptabilité société.

En cas de paiement des honoraires par le TPE (CB), le commercial l'indique sur le ticket “candidat locataire” et assigne la comptabilité société.

Le service comptabilité société valide l'encaissement à la direction générale qui après contrôle ferme le ticket candidat locataire et le ticket a louer.