Wiki Groupimo (Matriximo)

Ce process fait partie de la Location

Volume 30 04 Sortir un produit en location

Cette procédure décrit la marche à suivre pour la recherche de locataire en locvacances.

Ce process intervient après application du process 20 03 01 Signature des mandats de gestion

Sont concernés par cette procédure tous les sites faisant de la location saisonnière. Les demandes de locations proviennent de différents supports et différents canaux et sont enregistrées dans redmine.

L’automatisation de ces process est en cours depuis mai 2021. La gestion des réservations de toutes les plateformes en ligne des O.T.A et des sites internet sont gérées par notre channel manager, vik e4jconnect.

Les prospects locataires arrivent par différents canaux. Depuis nos sites et nos démarches publicitaires, par les OTA (Online Travel Agency : airbnb, booking,…), et les TO (Tour Operator). Ils doivent être traités avec célérité et rigueur. Les montants des honoraires par location sont faibles, et seule l'automatisation permet une rentabilité.

La fixation des tarifs est établie, par le RS (ou le prépose mandaté par le RS), en fonction du type de chambre, du nombre de nuits du séjour et des périodes de « haute et basse saison », et éventuellement en incluant les prestations annexes (ménage, communication, transport, petit déjeuner, …) : TARIFICATEUR

Unité de base : Tarif chambre confort pour une nuit pondéré ensuite avec le tarificateur.

Pour renseigner les tarifs sur lechanel manager, il faut se référer au modop 30 04 09 01 02 - Modop Vik E4jConnect

Le commissionnement de l'O.T.A. doit être obligatoirement inclus dans le prix affiché sur les plateforme en ligne O.T.A.. Un ticket “contrat” existe pour chaque O.T.A.

(Toutes les informations de connexions aux sites sont consultables dans le wiki du projet “A19 309 Loc Front (309 Location Vacances***)”)

Un ticket par T.O. “contrat” est créé pour chaque T.O. (Les contrats sont sur google avec annexe tarifaire sheet).

Les tarifs sont faits par période touristique en annexe du contrat. Le RS et/ou le RSA est en charge des échanges commerciaux avec les T.O. Le gestionnaire est en charge des échanges concernant les réservations avec le T.O. Egalement, le gestionnaire est en charge des échanges concernant la facturation et les demandes de paiements avec le T.O.

OBLIGATOIRE : toutes les demandes de réservations doivent être transférées sur ticket redmine, et rattachées à une chambre disponible en se référant au planning de réservation.

Identification de l'origine de la demande et classification doivent être renseignées correctement sur le ticket.

Le gestionnaire échange avec le propriétaire uniquement sur son espace client.

Dans ce cas de figure, aucune réservation n'est traitée sans un paiement préalable du client locataire. La réservation est effectuée sur les plateformes en lignes gérées par notre channel manager VIK e4Jconnect.

Le client effectue sa réservation directement en ligne, choisi ses dates de réservations et paye la totalité de son séjour en ligne. L'encaissement est immédiat dans le cas d'une réservation sur un site internet GROUPIMO (https://resa.groupimo.fr/), différé dans le cas d'une réservation issue d'une plateforme O.T.A. Un ticket «réservation Vacances» (ticket T1) doit être créé.

Ces prospects locataires seront toujours orientés vers le site internet GROUPIMO pour effectuer leur réservation en ligne et donc payer la réservation (https://resa.groupimo.fr/).

Les T.0. communiquent exclusivement par mail à l'adresse locvacances at groupimo.com avec une rooming list. Le ticket “réservation” T1 est à créer manuellement.

La gestion des demandes T.0. sont gérées en free Sale.

Le e-gestionnaire 309 communique aux T.O. les “stop sales” par mail, ce qui correspond aux fermetures des ventes en fonction des catégories de chambre.

Le gestionnaire passe ensuite au process 30 04 09 02 - Constitution du dossier en location vacances.