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Ce process fait partie Location

Volume 30 04 Sortir un produit en location

Cette procédure décrit la constitution du dossier locataire pour la location des biens en location saisonnière.

Après application du process 30 04 09 01 - Recherche de locataire en location vacances L'ensemble du dossier location vacance pour une réservation se crée comme suit (Outil Dispatcher locvacances):

Ticket réservation.

• Sujet : “Réservation Nom et Prénom du client + numéro de la chambre”
• Arrivée du client = Date de début
  Départ du client = Date d'échéance
• Date dernière nuitée
• Projet : Réservations Résidence …
• Tracker : Réservation vacances
• Assignation : Matricule #254797
• Montant : Doit obligatoirement être renseigné
• Origine contact : information à renseigner en fonction du canal d'origine de la location
• Type réservation LocVacances, 2 cas possibles :
  1. Proprio client : honoraires correspondant uniquement à la gestion (client apporté par le propriétaire).
  2. Pool : propriétaire dans le pool, honoraires correspondant à la communication et à la gestion.

Informations importantes : Le tracker du ticket du bien à louer doit être en Location vacances. Pour une réservation du type Proprio, le gestionnaire doit uniquement actualiser le planning. Pour ce faire il faut créer le ticket T1 et mettre en tâche parente le ticket du bien à louer correspondant, après quoi le ticket T1 est fermé.

Ticket back-office réservation. Centralisation des éléments comptables de la réservation.

• Projet : Compta Mandants LocVacances (209/309)

• Tracker : Compta Réservation Vacances

• Assignation : Matricule #254797

• Champ “Etat facture” deux cas de figure :

1. doit être en “payée” pour les réservations site internet

1. doit être en “saisie/facturée” pour les réservations Tour Opérator et OTA

• Champ “date de paiement” doit correspondre au traitement comptable de la réservation, deux cas de figures :

1. Réservation site internet (paiement CB) : date identique à la création du ticket.

1. Réservation Tour Opérator et OTA (paiement par virement) : date à laquelle les fonds sont réceptionnés sur le compte bancaire mandant pool.

Informations importantes :

Le champ Date de paiement doit être obligatoirement renseigné pour le calcul du pool. Dans le cas d'un paiement CB (site internet), le ticket dans le projet “paiement CB” (scellius, stripe, paypal,..) avec les informations du paiement doit être lié au ticket T1. Sur ce ticket T2, un avis d'échéance (facture) du montant total de la réservation peut être intégrée, au nom du client. L'outil PDFMOI permettant une édition automatique du document.

Ticket Checkin intervention ménage.

Les photos avant / après intervention et les informations sur le planning doivent figurer obligatoirement dans ce ticket. (Date d'arrivée du client = Date Début / Date ménage de sortie = Date d'échéance).

• Projet : 652 CHECKIN contrats
• Tracker : Evolution
• Assignation : Matricule #239361

Ticket assurance villégiature.

• Projet : 51 03 07 Assurances villégiature
• Tracker : Contrat signé
• Assignation : Matricule #236440

Ticket espaceclient Checkin exploitable durant toute la durée du séjour du client.

• Projet : Espace client Contrats et Travaux (65)
• Tracker : Assistance
• Assignation : Matricule #254797

Ce ticket est à compléter par Checkin dans le cadre de la conciergerie numérique en respectant le process 65 20 02 Conciergerie Numérique. A la fin du séjour, le ticket est fermé par le e-concierge.

Informations à envoyer au client sur ce ticket :

• Le Livret d'accueil locataire :
  Résidence de la baie Anse Mitan
  Résidence de la baie Tartane
  

Résidence La Marina : #àcréer

• Les codes des portails et portillons :

Résidence de la baie Anse Mitan : #319999
Résidence de la baie Tartane : #278985

• Les codes et informations de la boite à clef numérique : se référer au process 65 20 01 04 Utilisation dela la CHECKINBOX (boites à clefs numérique)

• Message d'accueil : se référer au process 20 04 09 01 02 Le livret d'accueil (locataire locvacances)
• À la fin du séjour, transmettre la facture si nécessaire.

https://espaceco.groupimo.fr/vacances

La mise à jour du planning location vacance fonctionne dès lors que le ticket du bien à louer (T0) est en tâche parente du ticket Réservation (T1).

Ensuite et conformément au process 20 05 09 Traitement des locations Back Office LocVacances, la comptabilité effectue le traitement comptable de la réservation.