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=====30 04 09 02 - Traitement du dossier en location vacances====


Ce process fait partie [[process:30-location:30-location]]

Volume [[process:30-location:30_04_sortir_un_produit_en_location]]


====I.	Objet de la procédure====

Cette procédure décrit la constitution du dossier locataire pour la location des biens en location saisonnière.


====II. Le Process====

===1. Les tickets et l'outil dispatcher===

Après application du process [[process:30-location:30-04-09-01-recherche-de-locataire-en-location-vacances|]]
L'ensemble du dossier location vacance pour une réservation se crée comme suit (Outil Dispatcher locvacances):

==1.1 Ticket T1 en sous-tâche du ticket du bien à louer :==

Ticket réservation.

  * ''Sujet'' : "Réservation Nom et Prénom du client + numéro de la chambre"
  * Arrivée du client = ''Date de début'' \\ Départ du client = ''Date d'échéance''
  * ''Date dernière nuitée''
  * ''Projet'' : Réservations Résidence ...
  * ''Tracker'' : Réservation vacances
  * ''Assignation'' : Matricule #254797
  * ''Montant'' : Doit obligatoirement être renseigné
  * ''Origine contact'' : information à renseigner en fonction du canal d'origine de la location
  * ''Type réservation LocVacances'', 2 cas possibles :
    - Proprio client : honoraires correspondant uniquement à la gestion (client apporté par le propriétaire).
    - Pool : propriétaire dans le pool, honoraires correspondant à la communication et à la gestion.

__Informations importantes :__
Le **tracker** du ticket du bien à louer doit être en ''Location vacances''.
Pour une réservation du type ''Proprio'', le gestionnaire doit uniquement actualiser le planning. Pour ce faire il faut créer le ticket T1 et mettre en tâche parente le ticket du bien à louer correspondant, après quoi le ticket T1 est fermé.

==1.2 Ticket T2 en sous-tâche du T1 :==

Ticket back-office réservation. Centralisation des éléments comptables de la réservation.

  * Projet : Compta Mandants LocVacances (209/309)

  * Tracker : Compta Réservation Vacances

  * Assignation : Matricule #254797

  * Champ "Etat facture" deux cas de figure : 

    - doit être en "payée" pour les réservations site internet

    - doit être en "saisie/facturée" pour les réservations Tour Opérator et OTA

  * Champ "date de paiement" doit correspondre au traitement comptable de la réservation, deux cas de figures :

    - Réservation site internet (paiement CB) : date identique à la création du ticket.

    - Réservation Tour Opérator et OTA (paiement par virement) : date à laquelle les fonds sont réceptionnés sur le compte bancaire mandant pool.

__Informations importantes :__

Le champ ''Date de paiement'' doit être obligatoirement renseigné pour le calcul du pool.
Dans le cas d'un paiement CB (site internet), le ticket dans le projet "paiement CB" (scellius, stripe, paypal,..) avec les informations du paiement doit être lié au ticket T1.
Sur ce ticket T2, un avis d'échéance (facture) du montant total de la réservation peut être intégrée, au nom du client. L'outil PDFMOI permettant une édition automatique du document.

==1.3 Ticket T3 en sous-tâche du T2 :==

Ticket Checkin intervention ménage. 

Les photos avant / après intervention et les informations sur le planning doivent figurer obligatoirement dans ce ticket. (Date d'arrivée du client = Date Début / Date ménage de sortie = Date d'échéance).

  * Projet : 652 CHECKIN contrats
  * Tracker : Evolution
  * Assignation : Matricule #239361

==1.4 Ticket T4 supprimé==

==1.5 Ticket T5 supprimé==

==1.6 Ticket T6 est en sous-tâche du T2==

Ticket assurance villégiature.

  * Projet : 51 03 07 Assurances villégiature
  * Tracker : Contrat signé
  * Assignation : Matricule #236440

==1.7 Ticket T8 est en sous-tâche du T1==

Ticket espaceclient Checkin exploitable durant toute la durée du séjour du client.

  * Projet : Espace client Contrats et Travaux (65)
  * Tracker : Assistance
  * Assignation : Matricule #254797

Ce ticket est à compléter par Checkin dans le cadre de la conciergerie numérique en respectant le process [[process:65-travaux:65-20-02-contrat-de-conciergerie-regie|]]. A la fin du séjour, le ticket est fermé par le e-concierge.

__Informations à envoyer au client sur ce ticket :__

  * Le Livret d'accueil locataire :\\ [[https://docs.google.com/document/d/1gnVMxO3iKnTiXRR3iP-qz82_Fgjp7d4yXPXJRrAA54M/edit#heading=h.gjdgxs  | Résidence de la baie Anse Mitan]]\\ [[https://docs.google.com/document/d/1VdHBTQAH8G5qD2pwPOLkk-tw8Z8vqKThKyXlQ2FuRoo/edit#heading=h.gjdgxs  | Résidence de la baie Tartane]] \\ 
\\ 
Résidence La Marina : #àcréer

  * Les codes des portails et portillons :

Résidence de la baie Anse Mitan : #319999 \\ 
Résidence de la baie Tartane : #278985

  * Les codes et informations de la boite à clef numérique : se référer au process [[process:65-travaux:65-20-01-04-utilisation-boites-a-clefs-numerique-checkinbox|65 20 01 04 Utilisation dela la CHECKINBOX (boites à clefs numérique)]]

  * Message d'accueil : se référer au process [[process:20-gestion:20-04-09-01-02-le-livret-accueil-du-locataire-locvacances|]]
  * À la fin du séjour, transmettre la facture si nécessaire.

===2. Le planning===

https://espaceco.groupimo.fr/vacances

La mise à jour du planning location vacance fonctionne dès lors que le ticket du bien à louer (T0) est en tâche parente du ticket Réservation (T1).

Ensuite et conformément au process [[process:20-gestion:20-05-suivi-du-dossier-de-gestion-administratif:20-05-09-locvacances-back-office|]], la comptabilité effectue le traitement comptable de la réservation.

{{tag>location locvacances}}