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Volume 40 03 Entrer une demande en transaction

Cette procédure concerne Enregistrement, gestion, et remise des clés.

Après la rentrée d'un mandat suivant le process 40 03 Entrer une demande en transaction, et la signature d'un mandat d'un lot à vendre libre de toute occupation, si le propriétaire du bien confie à GROUPIMO les clefs du logement, il sera nécessaire : enregistrer les clefs dans notre service de gérer les clefs remettre les clefs soit a l'acquéreur soit au propriétaire du bien au moment de la remise.

L'enregistrement des clés est effectué selon le mode opératoire 40 03 05 01 01 MO Enregistrement des clés

Durant la vie du mandat les clefs seront amenées à circuler pour :

Le commercial lors de sa préparation de visite et organisation de son rendez vous doit s'assurer suffisamment tôt que les clefs sont disponibles et à l'agence pour cela il récupère les informations nécessaires sur le tickets du bien à vendre.

Sur ce ticket il indique qu'il prend possession des clefs et les récupère auprès du responsable de service. Dès lors il est responsable des clefs.

Il peut les conserver jusque 48h au maximum. Il les dépose au RS, qui indique sur le ticket la bonne restitution des clefs.

Le responsable des service est le seul habilité à gérer ce cas de figure.

Une demande de remise de clefs est faite par écrit obligatoirement par le propriétaire (email courrier). Ceci sert de justificatif, et est mis sur le ticket du bien à vendre. L’assistante ou le responsable remet les clefs contre décharge (40doc20) signée précisant le temps de la mise à disposition, l'information est clairement portée sur le ticket. Lors du retour le responsable précise l'information de récupération sur le ticket.

Si les clefs ne sont pas remises en temps et heure le responsable doit adresser un email (contre accusé réception) au détenteur des clefs et informer le propriétaire. A défaut de retour, l'assistante ouvre un ticket Aadiags pour devis afin d'effectuer l'ouverture, et changement de clefs. Aadiags fait le devis, le met sur le ticket, l'assitante le transmet au propriétaire pour paiement et validation.

La remise des clefs définitive aura lieu :

Lors de la résiliation du mandat (voir process correspondant) les clefs doivent être mises à disposition du propriétaire. La remise se fait contre décharge signée, et à défaut, par courrier recommandé avec AR (40docacréer).

Cela est indiqué sur le ticket du bien à vendre, par le commercial, et à défaut par le Responsable de service.

Le commercial demande au rs les clefs pour le rendez vous de vente.

Il doit les remettre, contre décharge (40docacréer) et après avoir obtenu l'attestation de vente officielle du notaire, les clefs. Il doit mettre sur le ticket l'attestation et la décharge. A défaut, il redonne les clefs dans un délai maximum de 48h au responsable de service.