Cette page fait partie des process transaction ancien

Volume 40 03 Entrer un mandat

Cette procédure concerne l'enregistrement des mandats après la signature.

Après application du mode opératoire 40 03 04 01 Mode Opératoire: Présentation et signature des mandats, l’assistante (à défaut le commercial ou le responsable de site) enregistre sur le registre des mandats et le numérote.

L’assistante crée 2 tickets :

Elle scanne le mandat signé ainsi que le document (40doc11) et le titre de propriété.

Dans le sujet elle indique: le nom et prénom du client,la qualité du mandat (L ou T,exclusif, vip, sans exclu) et le numéro du mandat.

Elle indique la date de fin de vie du mandat dans le champ “date de fin”

Précise dans le champ qualité du mandat si le mandat est Exclusif, VIP, Sans Exclusivité.

la date de début du mandat,

le nom du commercial entrant,

le nom, prénom et email du propriétaire ainsi que son adresse postale,

l'adresse du bien,

le numéro de mandat (suivant registre de mandat papier), l'état du mandat.

Elle crée en sous tache du ticket du mandat un nouveau ticket et l'assigne au commercial.

Celui-ci complète commercialement le ticket suivant informations préalablement récupérées sur le bien (voir process 40 03 03 Présentation et valorisation d'un bien) et diffusion du produit voir process 40 03 06 Diffusion d'un produit).

L'assistante crée des sous taches de ce ticket du bien a vendre et scanne dans chaque sous tache :

- La PNO

- Le diagnostic électrique (si le bien a plus de ans)

- Le diagnostic amiante (si le bien est construit avant 1997)

- Le diagnostic plomb construction avant 1949

- Le DPE si besoin

- L'assainissement

- Carrez

S'il n'y a pas de diagnostics, elle déplace la sous tache dans le projet correspondant conformément aux process 60 03 03 - Établir un diagnostic.

En cas d'absence de PNO, elle déplace la sous tache conformément au process51 03 02 P.N.O. (Propriétaire Non occupant).

Pour les immeubles en copropriété, il est impératif d'avoir les coordonnées du syndic et d'informer le vendeur de la nécessité de fournir un pré état daté, et donc de créer une sous tache pour le pré état daté.

L’assistante commerciale effectue la codification des clefs remises suivant process 40 03 05 01 01 MO Enregistrement des clés.

A défaut elle indique sur le ticket l'absence de clefs et les conditions d'accès au logement.

L’assistante commerciale avec tous les documents annexes en format papier dans les classeurs numérotés. Elle envoie un exemplaire du mandat au client avec courrier d'accompagnement (a mettre dans basedoc).

Ensuite passer aux process 40 03 05 02 Tenir le registre des mandats et 40 03 06 Diffusion d'un produit.